O Excel é uma das ferramentas mais utilizadas no mundo. Milhões de usuários e empresas o utilizam praticamente para tudo: finanças pessoais, gestão administrativa, RH e até funções mais avançadas como análise de dados e estatística.

E devido a esta popularidade as pessoas não enxergam que existem outras ferramentas que podem reduzir o tempo de trabalho em uma determinada atividade, ganhando assim eficiência e produtividade, que é o Power BI.

 

Como o Power BI funciona com outros dados

 

Mas afinal, o que é o Power BI?

 

O Power BI é a ferramenta de Business Intelligence da Microsoft. Com ela é possível consolidar, tornar coerente e visual as informações que se encontram em diversas fontes, desde uma simples pasta de trabalho do Excel, a uma coleção de data warehouses híbridas locais e na nuvem. Essa informação pode ser facilmente acessada e compartilhada.

O Power BI pode ser usado de forma simples para pequenos trabalhos no Excel, no banco de dados local, ou para grandes e robustos trabalhos a nível empresarial. Com ele é possível uma ampla modelagem, análise em tempo real e todo um desenvolvimento personalizado a necessidade da organização.

Sendo assim ele funciona tanto para um relatório pessoal e ferramenta de visualização, quanto como mecanismo de tomada de decisão através da análise de projetos de grupo, divisões ou empresas inteiras.

Em resumo: O Power BI levará seu resultado para o próximo nível, onde uma simples análise de dados pode se tornar insight para o sucesso do seu negócio!

Utilizar o Excel em conjunto com o Power BI pode trazer diversos benefícios, afinal o slogan da própria Microsoft é “Better Together”.

 

E quais são os 5 Benefícios que usuários de Excel terão ao usar o Power BI?

 

1. O Power BI compartilha uma base comum com o Excel.

 

 

Introduzir um novo programa em sua organização pode ser trabalhoso. Muitas horas dedicadas à treinamentos e usuários que não estão habituados à nova ferramenta podem trazer erros de cálculos e análises imprecisas. E além do tempo e dinheiro investidos em treinamentos, não há garantia de que os usuários continuarão a utilizar o novo programa.

Isso acontece devido à dificuldade de se acostumar com novos sistemas. Felizmente com o Power BI e o Excel você evita todos estes problemas. Eles não são apenas feitos para trabalharem em conjunto perfeitamente, eles permitem que você transfira todas as consultas, modelos de dados, relatórios e muito mais do Excel para o Power BI, bem como o contrário, além de compartilharem uma base comum.

Mas o que isso significa? Significa que os usuários que já estão familiarizados com os recursos de um programa poderão transferir essas mesmas habilidades para o outro com muita facilidade! Para usuários que utilizam alguns dos recursos avançados do Excel, como Power Pivot e Power Query, que agora são chamados de Obter e Transformar Dados no Excel 2016, essa semelhança se torna ainda mais útil.

 

2. As ferramentas avançadas de “self-service” do Power BI permitem que você explore seus dados do Excel com facilidade.

 

Depois de conectar seus dados do Excel ao Power BI, você pode começar a analisá-los e explorá-los imediatamente por meio de uma variedade de recursos e ferramentas robustas de visualização de dados.

Isso não apenas ajudará você a entender melhor seus dados, mas também a abrir novas oportunidades à medida que você e seus colegas descobrem e aprenderem mais sobre o que está impulsionando ou impedindo o sucesso dos seus negócios.

 

O Power BI torna simples definir agendamentos e atualizações automáticas de dados.

 


 

Uma das grandes vantagens de usar o Power BI com o Excel, ou com qualquer outra fonte de dados, é a sua capacidade de agir como uma rede para conectar diversas informações.

A facilidade com a qual ele pode conectar a diversos dados, independente da sua origem, permite analisá-los continuamente e obter insights para impulsionar os seus resultados.

No entanto, ao olhar e compartilhar todas estas informações, é muito importante que você analise os dados mais atualizados possíveis, e com o Power BI é muito simples configurar atualizações automáticas e agendamentos frequentes para garantir que seus modelos de dados permaneçam atualizados o tempo todo.

 

4. Power BI permite que você mantenha a flexibilidade da grade do Excel


 

Depois de incluir seus dados do Excel no Power BI, analisa-los, usar visualizações poderosas e compartilhá-los com sua equipe, você pode optar por continuar editando estes dados no Excel. Felizmente, a capacidade de transferir facilmente modelos de dados complexos do Excel para o Power BI é apenas metade do benefício.

A profunda integração entre esses dois programas também permite que você tire os dados e os modelos do Power BI e os coloque de volta no Excel.

 

5. Acesse e armazene uma grande quantidade de dados sem problemas

 

Power BI possui uma capacidade de compactação impressionante para arquivos do Excel e extensões text/.csv. Isso permite visualizar, analisar e visualizar enormes quantidades de dados que não podem ser abertas no Excel.

A maioria dos computadores teria dificuldades para abrir um arquivo .csv de 300 megabytes por exemplo, o que tornaria a análise e a criação de relatórios no Excel um desafio. Com isso, grandes conjuntos de dados não precisam agregados e reduzidos em volume de informações para mostrar análises mais abrangentes.

Todos os detalhes e resumos mais granulares podem existir em apenas um arquivo e serem acessados por meio de detalhamentos no formato .pbix do Power BI.

Para aproveitar o máximo destes recursos, sua versão do Office deve estar atualizada. Mas qual a melhor versão do Office para garantir todas estas funcionalidades? Bom, separei em duas frentes: A primeira com recursos básicos de análise de negócios, e em seguida, com recursos avançados de análise de negócios.

Para os recursos básicos, você pode encontrá-los em praticamente qualquer assinatura do Office 365 ou em qualquer versão do Office 2016 ou posterior. E, claro, isso não só inclui funções básicas como tabelas dinâmicas, mas inclui Obter e Transformar e os principais recursos para o modelo de dados.

No Obter e Transformar por exemplo, você pode importar, moldar seus dados e mesclar dados, de qualquer número de arquivos, bancos de dados e sites, bem como fontes do Excel. E para o modelo de dados, você pode carregar qualquer arquivo que tenha um modelo de dados. Você pode detectar relacionamentos automaticamente e pode criar as medidas exatas.

Na análise avançada, estes recursos estão disponíveis no Office 365 Pro Plus, no Office 2016 Professional e no Office 2016 Professional Plus. E é aí que começamos a entrar em alguns dos recursos mais avançados para o Obter e Transformar.

Podemos nos conectar aos dados corporativos, bancos de dados, fontes de dados da nuvem e catálogos de dados. E, em seguida, no lado do modelo de dados, é onde você obtém o editor dedicado, onde é possível fazer edições e manipulações mais avançadas de seus dados.

Mas se você não possui estas versões do Office não se preocupe. Existe um add-on para o Excel chamado Power Query que você pode instalar e obter recursos semelhantes aos Obter e Transformar.

 

Após descobrir estes benefícios, quando utilizar o Excel e quando utilizar o Power BI?

 

 

Depende! Independente de qual solução você busque, seja o Excel ou o Power BI, o mais importante é que no final do dia a solução resolva o seu problema.

Vamos fazer uma analogia: ao invés de tratarmos diferentes softwares para tratar dados vamos falar de softwares que trabalham com texto. Existem ferramentas de processamento de texto e ferramentas de anotações, como por exemplo o Word e o Bloco de Notas.

Quando pensamos nestas duas soluções há uma sobreposição de atividades, afinal com as duas você pode digitar e fazer o processamento de texto. Mas o objetivo das duas ferramentas é muito diferente: o Word é feito para processar grandes volumes de texto, edições, formatações e preparação para impressão final, enquanto o Bloco de Notas é para anotações gerais.

Mas no final você pode utilizar o Word para fazer anotações e utilizar o Bloco de Notas para escrever um memorando. E se isso funciona para você, excelente! Mas não podemos deixar de lembrar que o objetivo final de cada software é diferente, e que se você utilizar o software correto para determinada atividade traz muitos benefícios como melhoria de performance, redução de custo e melhorias visuais.

Agora vou levar isso para o Excel e Power BI: é justamente a sobreposição de atividades que mencionei tanto neste artigo que faz a união destes dois softwares tão interessante. Mas mesmo assim cada um tem um objetivo final em questão.

O Power BI tem como foco a construção de painéis, relatórios e dashboards. Sua plataforma self-service permite que você utilize estas construções visuais, as modele e obtenha insights de forma mais facilitada através da exploração visual dos dados.

Já o Excel tem como vantagem a sua grade, onde é mais fácil a tabulação de dados, a edição das informações e na produção de suas fórmulas. Mas também há a sobreposição de atividades em relação ao design, e por isso é muito fácil ir do Excel para o Power BI e voltar, e você não precisa necessariamente tomar uma decisão antecipada, pois a fluidez nestas transições é muito eficiente.

 

Como posso aprender mais sobre Power BI?

 

Como você pode perceber existem muitos benefícios para quem deseja aprender e sair na frente no domínio de novas tecnologias. Para ajudar na sua formação nós disponibilizamos GRATUITAMENTE o Curso de Introdução ao Power BI. Com ele você já tem uma visão geral da ferramenta e ainda conhece nossa plataforma.

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