Entenda como o BPMN pode auxiliar na gestão de projetos e no mapeamento de processos

A modelagem de processos é parte da engenharia de sistemas de informação, e é importantíssima para o gerenciamento de projetos. Por isso, vamos ver como modelar processos de ponta a ponta com a utilização da notação BPMN, abordando os seguintes assuntos:

• O que é BPMN?
• Quais as vantagens da utilização do BPMN?
• Como funciona o BPMN?
  

Vamos lá?

O que é BPMN?

O BPMN (Business Process Model and Notation - Modelo de Processo de Negócios e Notação) é uma notação utilizada na representação gráfica de processos. Em outras palavras, é um modelo que padroniza os símbolos e diagramas usados no mapeamento de processos de negócios. 

Ele é muito útil para a gestão de projetos, da mesma maneira que outras ferramentas como o BPM, já que permite uma visualização intuitiva, visual e holística do fluxo de processos de uma empresa. De acordo com a complexidade deles, o BPMN pode ainda ser aplicado especificamente em cada um.

O BPMN é direcionado aos participantes e outras partes interessadas em um processo de negócios, para que eles compreendam suas etapas por meio de uma representação visual fácil de entender. 

Em um nível mais operacional, é utilizado pelas pessoas que irão executar o processo, dando detalhes suficientes para permitir uma implementação precisa. 

Dessa forma, ele fornece uma linguagem padrão comum para todos, eliminando falhas de comunicação, fornecendo detalhes e clareza suficientes para a sequência das atividades de negócios.

Esse método foi originalmente desenvolvido pela Business Process Management Initiative (BPMI), em 2004. Esse grupo fundiu-se com o Object Management Group, OMG, em 2005, e desde então, é mantido e atualizado por ele. Em 2010, foi desenvolvida a versão 2.0 do BPMN.

Em suma, o BPMN 2.0 consiste em estabelecer a localização de processos e departamentos individualmente, junto com seus relacionamentos entre si, e organizá-los graficamente. Esse estilo de diagramação é geralmente mais fácil de entender do que o texto narrativo.

Saber como a empresa opera é a primeira etapa da gestão de processos de negócios, e a mais importante. 

Dessa forma, o BPMN fornece uma representação gráfica dos fluxos de trabalho que qualquer pessoa pode entender facilmente, auxiliando na análise e melhoria. Isso contribui muito para a eficiência e planejamento de uma organização.

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Quais as vantagens da utilização do BPMN?

O BPMN pode trazer muitos benefícios para empresas de todos os tamanhos. 

O principal objetivo do BPMN é trazer clareza. Isso ajuda na definição de objetivos e no gerenciamento de processos de uma forma que permite controlá-los com um maior senso de perspectiva.

Com essa maior compreensão dos processos e relacionamentos da empresa, os gestores ficam em uma posição muito melhor para tomar decisões e aumentar a eficiência sempre que possível. 

Dessa forma, o BPMN se mostra como um aliado da melhoria contínua de processos, fazendo com que a  empresa aumente sua produtividade e utilize os recursos de maneira mais econômica.

Ainda no sentido da gestão de processos, o BPMN permite realizar mudanças mais rápidas, quando necessário. As empresas enfrentam novos desafios o tempo todo, como melhorias de tecnologia ou novas iniciativas de concorrentes. 

A clareza oferecida pelo BPMN pode facilitar a adaptação a esses desafios, já que um diagrama de processos BPMN mostra não apenas onde um negócio está falhando, mas também ajuda os gestores a entenderem como fazer melhorias.

Outro aspecto fundamental desse método é sua capacidade de atingir a todos com uma linguagem única e clara. Uma vez que uma empresa esteja familiarizada com a terminologia do BPMN, observamos uma comunicação mais clara entre as diferentes partes interessadas e departamentos.

Além disso, a terminologia e a documentação do BPMN fazem com que os membros da equipe tenham certeza do que precisam fazer, como e por quê. Isso também permite uma transferência rápida de conhecimento, já que o conhecimento e experiência vão estar documentados. 

Assim, todos podem aprender, incluindo novos funcionários. Submodelos podem ser criados para permitir que se visualizem partes e informações relevantes para eles.

Como funciona o BPMN?

Os diagramas do BPMN são muito parecidos com fluxogramas, só que um pouco mais complexos. Eles utilizam a notação gráfica para delinear as etapas do processo, a localização dos departamentos e assim por diante, a fim de criar projetos para sua empresa.

A terminologia do BPMN é composta por quatro tipos de elementos diferentes. Ela pode ser aplicada a modelos de complexidade variada, desde diagramas simples, desenhados à mão, a enormes projetos complexos.

Começando pelas swimlanes, que se dividem em “piscinas” (Pools) e “raias” (Lanes). Elas dão a estrutura principal do diagrama, e os demais objetos vão estar contidos nesses elementos.

As piscinas podem representar departamentos ou empresas. Já as raias são áreas dentro de uma piscina, que mostram atividades e fluxos dos participantes. Elas também definem quem é responsável por quais partes do processo.

Podem haver várias raias em uma única piscina, cada uma representando diferentes participantes e responsabilidades. Tarefas e informações também podem fluir entre raias, afetando-as simultaneamente.

Em seguida, temos os objetos de fluxo: eventos, atividades e gateways.

• Eventos: são os gatilhos que iniciam, modificam ou concluem processos.
  
• Atividades: são as tarefas realizadas por pessoas ou sistemas.
  
• Gateways: são os pontos de decisão que podem alterar o fluxo de processo. Por exemplo, uma única decisão pode fazer com que um processo percorra o Caminho A ou o Caminho B.
  

Por sua vez, os artefatos são elementos visuais que contribuem para o entendimento do processo. Eles consistem em:

• Objeto de dados: informa quais tipos de dados são necessários para uma atividade.
  
• Grupo de dados: mostra um grupo lógico de atividades.
  
• Anotação: explicação adicional para qualquer parte de um diagrama.
  

Finalmente, temos os objetos de conexão. Eles definem a maneira como os outros elementos do diagrama se relacionam.  Sendo eles:

• Fluxo de sequência: representa a ordem das atividades a serem realizadas.
  
• Fluxo de mensagens: qualquer troca de informações com participantes de fora do processo.
  
• Associações: fazem a conexão dos artefatos com o fluxo de processos.

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