Uma conta atrasada por demora na emissão da nota fiscal de um produto, outra por falta de dinheiro em caixa ou até mesmo por um erro do setor de contas a pagar...

Enfim, são inúmeros os motivos que podem levar uma empresa à inadimplência. Contudo, o pagamento de juros e multas é um problema que faz com que muitas organizações fiquem com a “imagem arranhada” e percam a prospecção econômica.

Os projetos Lean Seis Sigma buscam otimizar os projetos já existentes fazendo o uso de pouco ou nenhum investimento, logo, esta metodologia é uma alternativa altamente eficaz para as empresas que desejam reduzir o número de pagamentos atrasados.

Diante disso, eu tenho um exemplo para você! Veja um estudo de caso sobre como reduzir juros e multas com o Seis Sigma. Vamos lá?

 

Fase de definição

 

A primeira etapa do método DMAIC é utilizada para definir o escopo do projeto com precisão, identificar o processo gerador do problema, definir uma meta global e elaborar o contrato do projeto.

 

Identificação do projeto

 

A empresa Tech Tudo, uma manufatura de impressoras, vem enfrentando elevados custos com pagamentos atrasados à fornecedores. O processo atual de pagamento de Notas Fiscais possui erros e atrasos que inviabilizam o pagamento das NFs no prazo.

Reclamações são cada vez mais frequentes por parte dos fornecedores e a empresa está com a imagem desgastada no mercado.

O custo anual com o pagamento de juros e multas está próximo a R$ 500.000,00.

Com base no banco de dados da Tech Tudo, foi possível elaborar o teste de normalidade e identificar dados estatísticos importantes, como a média, mediana e desvio padrão.

 

 

Meta do projeto

 

Para o problema em questão, o valor de Benchmarking é zero, ou seja, o ideal é não pagar qualquer tipo de juros ou multa por atrasos no pagamento das Notas Fiscais dos fornecedores.

O valor médio do indicador é de R$ 45.487,00, com desvio padrão de R$ 10.564,00 e a amplitude dos valores igual a R$ 39.795,00.

Para definir a meta, foi calculado a lacuna de performance do indicador e a redução de variabilidade foi levada em consideração. Os dados obtidos foram:

 

  • Performance atual: R$ 45.487,00

  • Valor de Benchmarking: R$ 0,00

  • 50% da lacuna de performance: R$ 22.743,50

 

No Lean Seis Sigma, é recomendado que as metas estabelecidas reduzam pelo menos 50% de uma lacuna de performance. Para ir além é preciso discutir com a equipe e analisar a meta com cuidado.

Logo, para esse projeto, a equipe decidiu que a melhor meta é a de reduzir o patamar médio dos custos de juros e multas em 63,7% (de R$ 45.487,00 para R$16.500,00), considerando um desvio padrão de R$ 3.800,00, em um período de 6 meses.
 

Processo gerador do problema e o escopo do projeto

 

O principal processo deste projeto compreende desde o recebimento da Nota Fiscal até o pagamento da mesma, envolvendo as áreas comercial, de operações e contas a pagar.

É um processo que não possui um alto grau de complexidade, mas possui pontos de melhoria em suas etapas.

Dessa forma, o projeto contempla as Notas Fiscais de todos os fornecedores que passam pelo processo de pagamento de NF na área de Contas a Pagar. Os fornecedores cadastrados durante o projeto também serão contemplados no plano de ação.

A líder do projeto é uma Green Belt da área de Contas a Pagar, mas a equipe foi composta por colaboradores da área de TI.

O SIPOC foi elaborado para auxiliar no entendimento do escopo do projeto, das pessoas envolvidas e também dos recursos utilizados ao longo do processo.

 


 

Na Matriz dentro e fora foram especificados o que está dentro do projeto e o que não será contemplado.

 

 

Contrato do projeto

 

Esta é a última etapa da fase de definição. Sendo assim, na empresa Tech Tudo, o documento foi assinado pela Green Belt (líder), os membros da equipe do projeto e o Champion.

A assinatura do contrato garante o envolvimento e comprometimento da equipe e do Champion. Veja, na figura abaixo, como ficou o contrato do projeto.

 

 

Fase de Medição

 

Nesta etapa nós vamos começar a analisar quantitativamente os dados, as causas potenciais no processo mapeado e definir os focos do projeto

A fase de medição possui dois caminhos, o quantitativo e o qualitativo. No caminho quantitativo são utilizadas as ferramentas de estatística básica e alguns tipos de gráficos mais simples para analisar o comportamento do indicador.

Já no caminho qualitativo é possível mapear o processo e fazer uma análise com ferramentas como, por exemplo, o Diagrama de Ishikawa.

Este projeto irá abranger os dois métodos. A fase de medição vai começar por um caminho quantitativo e posteriormente irá para uma análise qualitativa.
 

Análise estatística da variável resposta

 

Os dados coletados foram retirados do ERP da empresa e foram duplamente conferidos por um responsável. A base de dados é considerada confiável para a análise dos dados estratificados por tipo de fornecedor e também para a  análise estatística dos juros e multas (R$)

Os gráficos abaixo representam o comportamento do indicador de pagamento de juros e multas mensal.

Através do Boxplot, os responsáveis do projeto perceberam que, embora o indicador tenha uma média muito alta, não há nenhum outliers, ou seja, não existem valores fora do que já foi previsto.

 


 

Por meio do gráfico de Pareto, foi possível constatar que 3 dos fornecedores da empresa recebem 93% do pagamento de multas e juros. Logo, os fornecedores de matéria- prima, serviços e combustíveis serão o foco do projeto.

 


 

Análise estatística das causas potenciais

 

A partir da definição dos itens vitais por meio do princípio de Pareto, foi analisado os fornecedores de matéria-prima, consumíveis e serviços para os valores centrais e também a variabilidade de cada um.

Dessa forma, foi possível verificar a correlação entre o pagamento de juros e multas a cada fornecedor e o pagamento de juros e multas total de um determinado mês.

 

 

Identificação das causas e variáveis de entrada

 

O processo gerador do problema envolveu a área de Contas a Pagar da empresa e os seus fornecedores.

Além disso, o pagamento de juros e multas contempla desde a etapa de recebimento da Nota Fiscal até o pagamento da mesma e possui algumas variáveis críticas como, por exemplo, a capacitação dos analistas envolvidos e a qualidade dos procedimentos que são seguidos.

A partir de uma sessão de brainstorming com a equipe do projeto e os colaboradores da área de Contas a Pagar, foram levantadas causas potenciais e as mesmas foram organizadas através de um Diagrama de Causa e Efeito.

O Mapa de Processos deixa claro todas as 5 etapas do processo de contas a pagar, sendo que cada etapa tem uma entrega e todas elas possuem uma avaliação do produto em processo (y), ou seja, uma avaliação da qualidade desta entrega.

 


 

Algumas etapas demonstraram um nível crítico como, por exemplo, a validação da nota fiscal. Sendo assim, os porquês do problema de juros e multas foram analisados no Diagrama de Causa e Efeito.

 


 

Priorização das causas potenciais

 

Utilizando os critérios de priorização de gravidade, ocorrência e poder de atuação da equipe, foi possível selecionar 70,6% das causas que possuem maior representatividade.

Na Matriz de Causa e Efeito foram listadas todas as causas que estão na espinha de peixe e cada critério de priorização ( Outputs) recebeu um peso diferente.

Dessa maneira, apenas as causas que receberam notas muito baixas, como turnover e desatenção dos funcionários foram descartadas como possíveis causas do problema de juros e multas.

 

 

Fase de análise

 

Esta fase, a qual é uma das mais importantes do método DMAIC, visa a comprovação das causas raiz do problema, através de fatos e dados.

 

Comprovação das causas raiz

 

Todas as causas listadas abaixo foram devidamente comprovadas. Sendo que as causas destacadas com um retângulo verde foram comprovadas com dados e as demais com fatos.

 

 

Veja como as causas foram comprovadas através do uso de dados:

 

1. Capacitação inadequada do colaborador

 

Cinco colaboradores da área de Contas a Pagar, que receberam carga horária de treinamento diferentes, foram submetidos a um teste.

Cada colaborador avaliou uma amostra de 20 Notas Fiscais e classificou cada uma como perfeita ou defeituosa.

Algumas Notas Fiscais tinham informações faltantes ou incorretas e deveriam ser classificadas como defeituosas. Esse teste foi repetido 15 vezes, totalizando 300 Notas Fiscais avaliadas por cada colaborador.

O Boxplot evidencia qual foi a performance de cada colaborador e também comprova que o tempo de treinamento é sim um fator que agrava o problema dos pagamentos atrasados.

 

 

2- Tempo do recebimento até a entrada da NF no sistema

 

Para cada mês verificou-se o tempo médio do recebimento da Nota fiscal na empresa até a inserção das informações no sistema.

O valor médio é igual a 15 dias, com desvio padrão de 5,36. Contudo, segundo o procedimento da empresa, o tempo deveria ser de 2 dias para que o pagamento fosse realizado na data correta.

O gráfico abaixo comprova que existe uma causalidade e também uma correlação positiva entre o tempo de demora do registro da nota fiscal no sistema e o pagamento de juros e multas.

Logo, quanto mais a empresa demora para efetuar o registro do que deve ser pago, maior é a taxa de juros e multas.

 

3- Informações incorretas ou incompletas na nota fiscal

 

Alguns fornecedores preenchem a Nota Fiscal de forma errada e, quando validada pela empresa, a NF é rejeitada e retorna ao fornecedor. Isso gera desgaste na relação empresa versus fornecedor.

Além disso, as NFs com informações incompletas ou incorretas que não são detectadas na etapa de validação, seguem no processo mas não são pagas em dia.

Desse modo, as amostras de 30 NFs foram separadas por mês e a porcentagem de NFs defeituosas foram calculadas para cada conjunto.

A correlação e a análise de regressão linear simples ajudaram a demonstrar a dependência do  % defeituosas e o valor pago de juros e multas.

Logo, através dos gráficos abaixo ficou comprovado que as informações incorretas ou incompletas são uma das causas do pagamento de juros e multas.

 

 

4- Computador obsoleto

 

O objetivo desta análise foi o de comprovar que computadores com configurações melhores reduzem de forma significativa o tempo de cadastramento das Notas Fiscais no sistema e, consequentemente, favorece o pagamento da Nota Fiscal na data correta.

O teste foi realizado com uma amostra de 120 Notas Fiscais, utilizando o mesmo analista para cadastrar as NFs em dois computadores de configurações significativamente diferentes.

No computador antigo (configuração pior) o tempo médio para cadastrar cada Nota Fiscal foi de 16 minutos e no computador novo (configuração melhor) foi de 12 minutos. Para as 120 NFs do teste a diferença total do tempo foi de 480 minutos (8 horas = 1 dia de trabalho).

O histograma da figura abaixo deixa esta diferença visualmente mais clara.

 

 

Fase de Melhoria

 

Na fase de melhoria serão atribuídas umas ou mais soluções para cada causa que foi comprovada com fatos e/ou dados.

 

Possíveis soluções

 

Para cada causa raiz identificada na fase anterior, a equipe do projeto realizou um brainstorming para definir possíveis soluções e organizou as informações em um Diagrama

de Árvore.

 

.

 

 

As soluções também foram priorizadas utilizando os critérios de baixo custo, rapidez e impacto sobre a causa. Dessa maneira, foi possível escolher as que possuem maior representatividade (maior nota).

 


 



 

Plano de ação

 

Este plano foi elaborado através da ferramenta 5W2H, com o objetivo de implementar as  soluções priorizadas dentro do tempo revisto pelo projeto e com pouco investimento.

A planilha 5W2H contém informações cruciais, como a solução que vai ser implementada, o responsável e o prazo para este procedimento.

 

 

Resultados mensurados

 

A medição inicial foi realizada para os itens vitais identificados pelo Pareto na fase Medição, ou seja, para os três fornecedores mais impactantes do problema.

O objetivo foi o de verificar se o plano de ação realmente atacou as causas raiz priorizadas e, consequentemente, reduziu o valor de juros e multas.

Logo, através do Gráfico de Séries Temporais percebeu-se que:

  • Para os fornecedores de matéria prima, o pagamento de juros e multas caiu depois que o plano de ação foi implantado e estabilizou próximo a R$ 5.800,00.

 

 

  • Já o pagamento para o fornecedor de serviços estabilizou em R$ 6.100,00, mesmo depois de ter passado por uma certa instabilidade.

 

 

  • Para o fornecedor de consumíveis, o pagamento foi estabilizado em R$ 1.500,00.

 

 

Fase de controle

 

A última etapa do método DMAIC é destinada para a medição dos resultados em relação a meta e também para a definição de como estes resultados serão sustentados ao longo do tempo.

 

Alcance da meta e ganhos financeiros

 

Para a redução do pagamento de juros e multas da empresa Tech Tudo, o cenário antes e depois do projeto de melhoria contínua foi apresentado através das Cartas de Controle.

O ganho financeiro foi calculado com base no valor médio do período mensurado. Logo, a economia alcançada foi de R$ 29.310,00 e no período de 12 meses foi de R$ 351.720,00.

As cartas de controle, evidenciam que, o resultado alcançado ficou abaixo da meta de R$ 16.500,00. Logo, é possível concluir que o projeto para a redução de custos foi sim eficaz.

 


 

O nível Sigma do projeto também aumentou, agora, como o resultado alçancado foi melhor do que o desejado, o setor referente ao pagamento de juros e multas da  empresa Tech Tudo trabalha com um nível de qualidade Seis Sigma.

 

 

Em relação aos ganhos financeiros desta organização, o valor pago de  juros multas antes da implementação do Seis Sigma era de R$ 45.487,00, agora o valor médio é de R$ 16.177,00.

 

Plano de Controle

 

Para sustentar os resultados deste projeto ficou definido que:

  • A “dona do processo” será o par da Green Belt na área de Contas a Pagar;

  • Foi elaborado um OCAP que será ativado sempre que o valor pago de juros e multas superar a especificação máxima de R$ 27.900,00;

  • As medições serão feitas mensalmente e plotadas nas Cartas de Controle I-MR;

  • Foi criado uma Manual do Fornecedor para orientar o preenchimento das Notas Fiscais;

  • Foi criado um e-mail padrão, disparado para todo novo fornecedor cadastrado na empresa;

  • Todos os envolvidos nos procedimentos revisados foram treinados e os fornecedores chave (itens vitais do Pareto) receberam treinamento da empresa também;

  • O processo da área de Contas a Pagar continua com o mesmo sequenciamento, mas o layout foi alterado.

 

Seja um Green Belt!

 

Além de ser a solução de muitos  problemas e de melhorar a qualidade dos mais variados tipos de processos, um projeto Lean Seis Sigma é capaz de aumentar a lucratividade dos processos dentro de uma organização.

Então, se você quer ser como a Green Belt deste projeto e reduzir os juros e multas que a sua empresa paga, ou se deseja  participar de outros projetos de melhoria contínua, eu recomendo que você faça já o Treinamento de Green Belt em Lean Seis Sigma.

Através desse curso você estará apto a gerar mais resultados, aumentará as suas chances de empregabilidade e também será certificado internacionalmente pelo The Council for Six Sigma Certification.