Estudo de caso: como reduzir as despesas familiares com o Lean Seis Sigma!

O programa Seis Sigma está ganhando cada vez mais espaço nos ambientes corporativos e institucionais, não é mesmo? E, os studies of case with Lean Seis Sigma Show como essa metodologia pode ser implementada e o impacto que ela gera. Mas será que ele também tem aplicações nas despesas familiares?

Este rápido crescimento aconteceu, principalmente, pelos ganhos bilionários buscado com a adoção da metodologia pela General Electric ao final dos anos 2000.

Por meio de sua estruturada e sistêmica metodologia - o DMAIC, este revolucionário programa da qualidade vem nos revelando que sua aplicação pode abranger diferentes outros cenários de gerenciamento para uma resolução de problemas, como, por exemplo, despesas familiares.

Mesmo que tenha estranhado este tema, neste artigo você irá descobrir que o programa Lean Seis Sigma não é destinado somente a organizações de grande porte . Muito pelo contrário, sua robusta e eficiente estrutura permite que ele seja adotado até mesmo dentro de um contexto familiar.

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Agora, você pode conferir detalhadamente um estudo de caso bem didático e bacana que mostra todo o funcionamento de um projeto Lean Seis Sigma que, por meio das fases da metodologia DMAIC , consegue alcançar o objetivo em especial da família Silva de reduzir o valor de suas despesas.

Vamos lá?

Estudo de Caso: um projeto Seis Sigma para a redução das despesas da família Silva

Antes de entrarmos no estudo de caso com Seis Sigma aplicando o método DMAIC, é essencial primeiro termos em mãos uma quantidade suficiente de informações que revelem o contexto do problema pertinente e indiquem os caminhos e decisões mais oportunidades que devem ser colocadas em prática.

Para atender esta condição, seguiremos conhecer as principais informações do projeto:

• A família Silva tem como membros o pai André, a mãe Renata e os dois filhos adolescentes Felipe e Marina
• André é engenheiro de produção na Voitto Bobinas e recentemente adquiriu o treinamento de Green Belt em Lean Seis Sigma para auxiliar o processo de implantação deste programa na sua empresa
• Eles moram em um apartamento alugado em um bairro nobre da cidade de Juiz de Fora / MG que conta com um dos mais altos valores de condomínio da região
• Eles desviam de dois carros para uso, sendo que o deslocamento para o trabalho de André, para uma escola dos filhos, ao supermercado e para outros locais geralmente realizado com apenas um dos carros por vez
• André tem como hobby assistir os canais pagos de TV a cabo ligado a esportes, como: UFC e futebol
• Renata é formada em psicologia e, atualmente, saiu do emprego para estudar para seu doutorado. Além disso, adora ler e, toda semana, vai a livraria e compra três novos livros
• O casal de filhos faz aulas de inglês e academia, e costumam renovar sempre seus aparelhos eletrônicos em datas comemorativas, como aniversários e Natal
• A família Silva possui o hábito de almoçar em restaurantes todos os finais de semana.

Com o objetivo de aplicar também em sua casa os conhecimentos adquiridos com o curso em Lean Seis Sigma, o Sr. Silva, dados financeiros mensais gerados nos últimos 3 anos por sua família - de set / 2014 a set / 2017. A partir deles, inicie junto com sua família o desenvolvimento do projeto que veremos a seguir. O projeto foi desenvolvido com base no método DMAIC (Definir, Medir, Analisar, Implementar, Controlar).

Vamos lá?

(D) efinir o escopo: uma primeira etapa!

1. Expor o tema e objetivo do projeto : esta parte não foi difícil André teve apenas como tarefa listar o objetivo geral de seu projeto: reduzir as despesas mensais de sua família.

2. Avaliar o comportamento do processo : com base em todos os dados financeiros recolhidos nos últimos 3 anos, avaliar o comportamento do Minitab se o comportamento obedece a uma Distribuição Normal. Depois de executar esta atividade, ele constatou que não obedecia e, portanto, restringiu o uso de dados considerando apenas os últimos 12 meses para análise, de setembro de 2016 até setembro de 2017.

3. Determinar um meta do projeto : de acordo com um benchmarking realizado, enquanto sua família consumia cerca de R $ 6.500,00, ele constatou que o valor médio consumido por uma família de classe média com 2 filhos era de apenas R $ 3.500, 00

Deste modo, um meta por ele estipulado foi de reduzir como despesas mensais no prazo de até 4 meses no mínimo em 30%, alcançando o novo índice de R $ 4.500,00.

4. Identificar como necessidade do cliente : para continuar com o projeto, André precisou levar em consideração como necessidade e anseios de todos os demais integrantes de sua família - os clientes do projeto. Logo, a técnica de entrevista presencial da metodologia da Voz do Cliente (VOC) se informa muito convidativa para seguir adiante.

5. Definir o escopo do projeto: conforme as necessidades levantadas na atividade anterior, ele definiu então o Escopo do Projeto, registrando o que podia ser cortado e mitigado - despesas pessoais, patrimônios físicos e mudança de residência - e que não podia - educação dos filhos e plano de saúde familiar.

6. Ilustrar o processo chave envolvido: considerando que o processo chave é o de pagamento de despesas, o Sr. Silva preencheu uma Matriz SIPOC envolvendo 3 etapas em particular: a entrada de seu salário, o pagamento de contas programadas e o pagamento de despesas não programadas.

7. Elaborar e validar o contrato: redigido pelo líder do projeto - André - e assinado pelos demais membros - a família, os temas contemplados no Project Charter foram: objetivo, justificativa, meta, baseline, cronograma, equipe, escopo e assinaturas.

Agora vamos para a segunda etapa do estudo de caso com DMAIC, que é a fase de mensuração do problema.

(M)edir o problema: a segunda fase!

8. Levantar todas as causas raízes do processo: para facilitar a identificação das principais causas raízes que provocaram o alto valor de suas despesas, a família de André destrinchou em um Diagrama de Espinha de Peixe várias opções presentes em tópicos gerais, como: gasolina, esporte, lazer, moradia, serviços eletrônicos e alimentação.

9. Priorizar as principais causas raízes: como forma de priorizar as causas listadas anteriormente, uma Matriz de Causa e Efeito foi preenchida considerando como fatores de correlação a frequência de cada causa e o impacto de cada uma delas no orçamento.

10. Ilustrar as causas vitais: por meio dos dados contidos na Matriz de Causa e Efeito, um Diagrama de Pareto foi gerado, e os itens vitais foram identificados, sendo eles: educação, aluguel, gasolina, alimentação e saúde. Só que como vimos lá atrás, o escopo do projeto impedia o combate a itens ligados a educação e saúde, não é verdade?

Logo, somente as demais causas foram pra próxima etapa do estudo de caso Seis Sigma.

(A)nalisar as causas raízes: a terceira etapa!

11. Analisar cada causa raiz de forma quantitativa: com o objetivo de comprovar por meio de fatos e dados cada uma das principais causas raízes encontradas na fase anterior, nesta etapa André: usou a ferramenta ANOVA para avaliar a média de aluguel em três bairros nobres diferentes, e constatou que seu bairro detinha do maior valor de aluguel.

Além disso, ele utilizou a Análise de Regressão para comprovar que o alto valor da gasolina era decorrente da grande distância percorrida mensalmente.

Após a fase de análise, chega a hora de agir, a quarta etapa do estudo de caso com DMAIC.

(I)mplementar ações de melhoria: o quarto passo!

12. Propor soluções para cada causa raiz: de acordo com as principais causas priorizadas e comprovadas na fase anterior - alto aluguel, despesa com 2 carros, gasolina e compras na livraria -, soluções foram propostas pela equipe em uma sessão de brainstorming.

Diante disto, em seguida, foram priorizadas em uma Matriz de Causa e Efeito que detinha como fatores de correlação rapidez e baixo custo.

13. Elaborar um plano de ação: ponderadas as soluções com maior valor efetivo, 5 delas foram escolhidas e registradas em um plano de ação ilustrado conforme a ferramenta 5W2H, contendo:

• A atividade necessária para realização (what)
• O responsável (who)
• O prazo para término e/ou avaliação (when)
• O local destinado (where)
• O procedimento para execução (how)
• E a informação dos investimentos necessários (how much).

Por fim, é necessário administrar as implementações feitas para que o problema não retorne. Então, vamos para a última etapa deste estudo de caso com Seis Sigma.

(C)ontrolar o novo desempenho: a última tarefa!

14. Preparar cartas de controle: depois de implantadas as ações, André elaborou uma Carta de Controle para revelar mês a mês o progresso na redução das despesas mensais de sua família.

Ele confirmou que após 6 meses de projeto, a nova média mensal de gastos familiares se encontrava em R$ 4.100,00, valor este inclusive abaixo da meta do projeto!

15. Calcular a nova capacidade do processo: depois de confirmar o novo desempenho conquistado - superando a meta do projeto -, ele levantou e apresentou para sua família a Capacidade do Processo de permanecer dentro do limite de R$ 4.500 previamente estipulado: um nível Sigma igual a 4.

16. Desenvolver o Plano de Controle do Projeto : para assegurar que este desempenho permaneça estável e sustentável em médio e longo prazo , o Sr. Silva elaborou um OCAP para ser acionado sempre que 80% do limite máximo para consumir a necessidade de reuniões periódicas e quinzenais para incentivar a adoção de práticas para redução de gastos e estipulação o emprego de Processos de Auditoria a cada 3 meses para garantir a conformidade no processo.

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