O programa Seis Sigma está ganhando cada vez mais espaço nos ambientes corporativos e institucionais, não é mesmo? E, os estudos de caso com Seis Sigma mostram como essa metodologia pode ser implementada e o impacto que ela gera.

Este rápido crescimento aconteceu, principalmente, pelos ganhos bilionários obtidos com a adoção da metodologia pela General Electric ao final dos anos 2000.

É muito pouco provável que isso mude. Através de sua estruturada e sistêmica metodologia – o DMAIC, este revolucionário programa da qualidade vem nos revelando que sua aplicação pode abranger diferentes outros cenários de gerenciamento para a resolução de problemas, como, por exemplo, despesas familiares.

Mesmo que tenha inicialmente estranhado este tema, neste artigo, você irá descobrir que o programa Seis Sigma não é destinado somente a organizações de grande porte. Muito pelo contrário, sua robusta e eficiente estrutura permite que ele seja adotado até mesmo dentro de um contexto familiar.

E, para você conhecer mais sobre a metodologia Seis Sigma, te convido a baixar nosso Ebook Gratuito Guia definitivo Lean Seis Sigma! Assim, você poderá descobrir como funciona sua implementação junto ao Lean Manufacturing, uma filosofia de gestão focada na redução de 8 desperdícios. É só clicar na imagem abaixo e fazer o download!

 

 

Agora, você pode conferir detalhadamente um estudo de caso bem didático e bacana que mostra todo o funcionamento de um projeto Seis Sigma, onde por meio das fases da metodologia DMAIC consegue alcançar o objetivo em especial da família Silva de reduzir o valor de suas despesas.

Vamos lá?

 

Estudo de Caso: um projeto Seis Sigma para a redução das despesas da família Silva

 

Antes de entrarmos no estudo de caso com Seis Sigma aplicando o método DMAIC, é essencial primeiro termos em mãos uma quantidade suficiente de informações que revelem o contexto do problema envolvido e indiquem os caminhos e as decisões mais oportunas que devem ser colocadas em prática.

Para atender esta condição, a seguir vamos conhecer as principais informações do projeto:
 

  • A família Silva tem como membros o pai André, a mãe Renata e os dois filhos adolescentes Felipe e Marina;
     

  • André é engenheiro de produção na Voitto Bobinas e recentemente adquiriu o treinamento de Green Belt em Lean Seis Sigma para auxiliar o processo de implantação deste programa na sua empresa;
     

  • Eles moram em um apartamento alugado em um bairro nobre da cidade de Juiz de Fora/MG que conta com um dos mais altos valores de condomínio da região;
     

  • Eles dispõem de dois carros para uso, sendo que o deslocamento para o trabalho de André, para a escola dos filhos, ao supermercado e para outros locais é geralmente realizado com apenas um dos carros por vez;
     

  • André tem como hobby assistir os canais pagos de TV a cabo ligado a esportes, como: UFC e futebol;
     

  • Renata, atualmente, saiu do emprego para estudar para seu doutorado, é formada em psicologia. Além disso, adora ler e, toda semana, vai a livraria e compra três novos livros;
     

  • O casal de filhos faz aulas de inglês e academia, e costumam renovar sempre seus aparelhos eletrônicos em datas comemorativas, como: aniversários e Natal;
     

  • A família Silva possui o hábito de almoçar em restaurantes todos os finais de semana.
     

Com o objetivo de aplicar também em sua casa os conhecimentos adquiridos com o curso em Lean Seis Sigma, o Sr. Silva levantou os dados financeiros mensais gerados nos últimos 3 anos por sua família – de set/2014 a set/2017. A partir deles, iniciou então junto com sua família o desenvolvimento do projeto que veremos a seguir.

 

(D)efinir o escopo: a primeira etapa!

 

1. Expor o tema e objetivo do projeto: esta parte não foi difícil; André teve apenas como tarefa listar o objetivo geral de seu projeto: reduzir as despesas mensais de sua família.

2. Avaliar o comportamento do processo: com base em todos os dados financeiros recolhidos nos últimos 3 anos, ele decidiu avaliar no Minitab se o comportamento do processo obedecia a uma Distribuição Normal. Depois de executar esta atividade, ele constatou que não obedecia e, portanto, restringiu o uso de dados considerando apenas os últimos 12 meses para análise, de setembro de 2016 até setembro de 2017.

3. Determinar a meta do projeto: de acordo com um Benchmarking realizado, enquanto que sua família consumia cerca de R$ 6.500,00, ele constatou que o valor médio consumido por uma família de classe média com 2 filhos era de apenas R$ 3.500,00.

Deste modo, a meta por ele estipulada foi de reduzir as despesas mensais no prazo de até 4 meses no mínimo em 30%, alcançando o novo índice de R$ 4.500,00.

4. Identificar as necessidades do cliente: para continuar com o projeto, André precisou levar em consideração as necessidades e anseios de todos os demais integrantes de sua família – os clientes do projeto. Logo, a técnica de entrevista presencial da metodologia da Voz do Cliente (VOC) se mostrou muito convidativa para seguir adiante.

5. Definir o escopo do projeto: conforme as necessidades levantadas na atividade anterior, ele pode definir então o Escopo do Projeto, registrando o que podia ser cortado e mitigado – despesas pessoais, patrimônios físicos e mudança de residência – do que não podia – educação dos filhos e plano de saúde familiar.

6. Ilustrar o processo chave envolvido: considerando que o processo chave é o de pagamento de despesas, o Sr. Silva preencheu uma Matriz SIPOC envolvendo 3 etapas em particular: a entrada de seu salário, o pagamento de contas programadas e o pagamento de despesas não programadas.

7. Elaborar e validar o contrato: redigido pelo líder do projeto – André – e assinado pelos demais membros – a família, os temas contemplados no Project Charter foram: objetivo, justificativa, meta, baseline, cronograma, equipe, escopo e assinaturas.

Agora vamos para a segunda etapa do estudo de caso com DMAIC, que é a fase de mensuração do problema.

 

(M)edir o problema: a segunda fase!

 

8. Levantar todas as causas raízes do processo: para facilitar a identificação das principais causas raízes que provocaram o alto valor de suas despesas, a família de André destrinchou em um Diagrama de Espinha de Peixe várias opções presentes em tópicos gerais, como: gasolina, esporte, lazer, moradia, serviços eletrônicos e alimentação.

9. Priorizar as principais causas raízes: como forma de priorizar as causas listadas anteriormente, uma Matriz de Causa e Efeito foi preenchida considerando como fatores de correlação a frequência de cada causa e o impacto de cada uma delas no orçamento.

10. Ilustrar as causas vitais: por meio dos dados contidos na Matriz de Causa e Efeito, um Diagrama de Pareto foi gerado, e os itens vitais foram identificados, sendo eles: educação, aluguel, gasolina, alimentação e saúde. Só que como vimos lá atrás, o escopo do projeto impedia o combate a itens ligados a educação e saúde, não é verdade?

Logo, somente as demais causas foram pra próxima etapa do estudo de caso Seis Sigma.

 

(A)nalisar as causas raízes: a terceira etapa!

 

11. Analisar cada causa raiz de forma quantitativa: com o objetivo de comprovar através de fatos e dados cada uma das principais causas raízes encontradas na fase anterior, nesta etapa André: usou a ferramenta ANOVA para avaliar a média de aluguel em três bairros nobres diferentes, e constatou que seu bairro detinha do maior valor de aluguel; e utilizou a Análise de Regressão para comprovar que o alto valor da gasolina era decorrente da grande distância percorrida mensalmente.

Após a fase de análise chega a hora de agir, a quarta etapa do estudo de caso com DMAIC.

 

(I)mplementar ações de melhoria: o quarto passo!

 

12. Propor soluções para cada causa raiz: de acordo com as principais causas priorizadas e comprovadas na fase anterior – alto aluguel, despesa com 2 carros, gasolina e compras na livraria; soluções foram propostas pela equipe em uma sessão de Brainstorming.

Diante disto, foram em seguida priorizadas em uma Matriz de Causa e Efeito que detinha como fatores de correlação rapidez e baixo custo.

13. Elaborar um plano de ação: ponderadas as soluções com maior valor efetivo, 5 delas foram escolhidas e registradas em um plano de ação ilustrado conforme a ferramenta 5W2H, contendo a atividade necessária para realização (what), o responsável (who), o prazo para término e/ou avaliação (when), o local destinado (where), o procedimento para execução (how) e a informação dos investimentos necessários (how much).

Por fim, é necessário administrar as implementações feitas para que o problema não retorne. Então, vamos para a última etapa deste estudo de caso com Seis Sigma.

 

(C)ontrolar o novo desempenho: a última tarefa!

 

14. Preparar cartas de controle: depois de implantadas as ações, André elaborou uma Carta de Controle para revelar mês a mês o progresso na redução das despesas mensais de sua família.

Ele confirmou que após 6 meses de projeto, a nova média mensal de gastos familiares encontrava-se em R$ 4.100,00 – valor este inclusive abaixo da meta do projeto.

15. Calcular a nova capacidade do processo: depois então de confirmar o novo desempenho conquistado – superando a meta do projeto, ele levantou e apresentou para sua família a Capacidade do Processo de permanecer dentro do limite de R$ 4.500 previamente estipulado: um nível Sigma igual a 4.

16. Desenvolver o Plano de Controle do Projeto: para assegurar que este desempenho permaneça estável e sustentável em médio e longo prazo, o Sr. Silva enfim: elaborou um OCAP para ser acionado sempre que 80% do limite máximo for atingido; estabeleceu a necessidade de reuniões periódicas e quinzenais para incentivar a adoção de práticas para redução de gastos; e estipulou o emprego de Processos de Auditoria a cada 3 meses para garantir a conformidade no processo.

 

E aí, quer se tornar um profissional Seis Sigma?

 

Para isto, a Voitto conta com o treinamento online GRATUITO de White Belt em Lean Seis Sigma!

Neste treinamento você vai aprender sobre o Lean Seis Sigma e o método DMAIC, como analisar e planejar melhorias, além de ver em outros estudos de caso e exemplos como essa metodologia é aplicada em projetos de melhoria contínua.

Não perca tempo e seja um profissional White Belt! É só clicar no botão abaixo e conferir o curso!