Gestão de tempo e produtividade: 4 dicas e 5 ferramentas para te ajudar nessa jornada

Tornar a rotina de trabalho mais rentável possível é o desafio de muitos gestores, e são muitas variáveis que podem atrapalhar um planejamento, por isso, separamos algumas dicas e ferramentas fundamentais para melhorar a gestão de tempo e produtividade da sua equipe.

Fique conosco e saiba:

• Como fazer a gestão do tempo e da produtividade da sua empresa
• 5 ferramentas essenciais para auxiliar na gestão do tempo e produtividade da sua equipe
  

Como fazer a gestão do tempo e da produtividade da minha empresa?

A má gestão do tempo muitas vezes tem algumas raízes pessoais ou mesmo na cultura da empresa.

Nesses casos, para conseguir aumentar sua produtividade da equipe será necessário encontrar o que está te atrapalhando no dia a dia, mudar algumas atitudes, bem como implementar novas práticas.

Você sabe o que precisa ser feito para ter uma boa Gestão de Tempo? Não? Avalie agora a sua habilidade de gerenciar os horários da sua rotina com o nosso Teste Princípios da gestão do Tempo.

Nele, você encontrará perguntas referentes as suas atividades profissionais e pessoais. Contabilizando a sua pontuação e trazendo seu resultado com dicas de como melhorar a sua Gestão de Tempo. Para aproveitar esse teste, clique na imagem abaixo e tenha acesso gratuito!

A seguir, listamos algumas práticas para aprimorar a gestão de tempo e produtividade na sua empresa, e essas são:

1. Estabeleça prioridades

Um dos pontos que mais prejudica a gestão de tempo e produtividade de uma equipe é a falta de foco.

No geral, quem tenta abraçar o mundo e fazer de tudo um pouco acaba não dando conta ou entrega um serviço meia boca.

Nesse sentido, o gestor precisa se fazer algumas perguntas:

• Quais os pontos fortes de cada colaborador?
• Quais as demandas com maior prioridade na entrega?
• Como podemos aprimorar para que todos possam entregar mais em cima destas prioridades?

É claro que é interessante para a empresa ter funcionários versáteis que possam entregar bons resultados em mais de uma função, no entanto se alguém é muito bom em algo vale a pena explorar isso.

2. Reduza distrações

Muitas vezes o ambiente por si só carrega algumas distrações. Isso sem falar nas distrações com celulares e redes sociais que vão aparecer.

Neste caso, busque avaliar se o local de trabalho possui pontos de potencial distração como barulhos de obra, rádio ligado e afins.

Oriente seus funcionários a saírem do ambiente quando quiserem mexer no celular. Essa simples solicitação, geralmente, contribui para reduzir o tempo que o profissional passa usando esses dispositivos. Além de não influenciar outros a também “darem uma olhadinha” na app de mensagens.

3. Planeje, revise e avalie

Não tem como saber se a sua gestão de tempo e de produtividade está sendo bem feita se não houver planejamento, conferência e avaliação dos resultados.

Por isso, sempre faça planejamentos diários, semanais e mensais e apresente o escopo de trabalho e as metas aos seus funcionários.

Acompanhe e revise o planejamento, esteja sempre disponível para ouvir o feedback dos seus colaboradores sobre suas atividades e o tempo destinado a elas.

Por fim,faça reuniões e avalie os resultados para saber onde estão os erros e acertos, e como otimizar ainda mais a gestão de tempo e produtividade.

4. Divida bem o horário

Uma das formas de se fazer com que o rendimento suba é dividir as tarefas e as pausas por horário. Busque esmiuçar bem isso, acompanhe as agendas de cada funcionário e vá observando se ele está dando conta e dê suporte a quem precisar.

5 ferramentas essenciais para auxiliar na gestão do tempo e produtividade da equipe

Outro artifício que ajuda muito na gestão de tempo e produtividade são as ferramentas que podem ser trazidas para a rotina de trabalho. Separamos as 5 principais e o que elas podem agregar para que seu dia a dia seja mais rentável e mais produtivo.

CRM

Uma das ferramentas essenciais em praticamente toda empresa, o CRM: Customer Relationship Management é um conceito que engloba uma série de estratégias com foco no cliente,o que inclui uma ferramenta própria.

O software de CRM é o local em que todas as informações e interações com os leads e clientes são registradas.

É uma espécie de centro de inteligência voltada para o cliente, onde os dados são reunidos e usados para a tomada de decisão estratégica.

Com essas informações as táticas da empresas são mais assertivas e o tempo de erro e teste é reduzido.

Além disso, os sistemas oferecem um conjunto de automações que liberam tempo dos profissionais, principalmente de setores como marketing, vendas e atendimento.

Software de automação de marketing

Outra ferramenta que pode ajudar muito a sua equipe de marketing são os softwares de automação de marketing. Através delas é possível que diversas funções sejam programadas e aconteçam automaticamente.

Isso ajuda muito a aumentar a produtividade da equipe, uma vez que campanhas podem ser programadas e fluxos de automação possam ser criados para funcionar automaticamente mediante algumas regras. Isso faz sobrar tempo para outras tarefas.

Sistema de gestão de projetos

É fundamental que um gestor tenha ciência do que cada colaborador está executando, quando começou a atividade e quando vai terminar.

Para fazer a gestão de projetos é indispensável o uso de uma ferramenta que permite que todas as tarefas estejam visíveis a todos que fazem parte de determinado projeto.

No Trello, por exemplo, você consegue criar quadros para cada projeto ou cliente e incluir nele apenas os funcionários que fazem parte do time.

Tudo isso facilita e organiza a gestão do tempo e produtividade da equipe, afinal, é possível acompanhar de perto cada passo e medir o tempo que leva para a realização de cada ação.

As tarefas podem ser distribuídas da maneira que você preferir e é possível acompanhar em tempo real o andamento.

Comunicação interna

Por fim, outro ponto que precisa ser alinhado para que a gestão de tempo e a produtividade seja aprimorada é a comunicação interna. Nesse sentido vale a pena adotar uma ferramenta como o Slack, por exemplo.

A ferramenta pode ser usada online ou através do aplicativo em qualquer dispositivo.

Por lá você consegue separar grupos por equipes, mandar arquivos maiores sem perder qualidade e manter um ambiente estritamente profissional.

Utilizar este tipo de ferramenta de comunicação evita que você precise utilizar o Whatsapp, afinal o app, além de ser uma das grandes fontes de distração, também tem limites para o tamanho dos arquivos trocados pela equipe e não é um canal profissional.

Com essas dicas e ferramentas para gestão do tempo e produtividade em mãos, você tem a oportunidade de melhorar os indicadores da sua empresa, fazendo muito mais em menos tempo!

Você tem uma ótima gestão de tempo e de produtividade? Não? Vem que nós podemos te ajudar:

O maior desafio de hoje é fazer a gestão de negócios pessoais paralelamente a projetos profissionais.

No contexto atual, quem desenvolve métodos e controles que possibilitem conciliar interesses profissionais e viabilizar a execução de seus planos está sempre a muitos passos à frente da concorrência.

Por isso, e a partir de lições que tratam desde fundamentos básicos e da importância do autoconhecimento até ferramentas práticas para você gerenciar melhor o seu tempo, o curso de Produtividade e Gestão do Tempo te capacitará a tornar seu ambiente de trabalho muito mais produtivo, delegando tarefas e lidando com imprevistos de maneira eficiente e ágil!

Além disso, com o cupom BLOG50 você tem 50% de desconto no curso!

Corre a aproveita!

Este artigo foi escrito pela equipe da Lahar, um software de automação de marketing, que oferece funcionalidades como painel de palavras-chave, gestão de redes sociais, fluxo de automação de e-mail marketing e mais.