Como fazer um evento Kaizen?

Você sabe o que é um evento Kaizen? E para que serve? De forma resumida, podemos definir como sendo um Programa de Melhoramento Contínuo baseado no trabalho em equipe e na utilização das habilidades e conhecimentos do pessoal envolvido. Esse evento é focado na solução de problemas através do trabalho em equipe de 5 a 10 participantes.

Outro ponto chave é que o trabalho deve ser implementado em uma semana (geralmente 5 dias úteis). Deve-se focar em fomentar a criatividade antes de gastar dinheiro. Ou seja, o evento Kaizen é essencial para uma aplicação bem sucedida da metodologia Lean Manufacturing, que se caracteriza pela redução de custos através da eliminação de desperdícios.

Planejamento do evento Kaizen

Se formos olhar de maneira geral, o evento Kaizen segue um formato padronizado, obedecendo ao ciclo PDCA para resolução de problemas.

Planejar (Plan)

Nessa etapa fundamental do ciclo PDCA, vamos escolher o tema a ser trabalhado no evento Kaizen. Devemos então compreender a situação e definir objetivos, então analisar os dados para identificar as causas-raízes. Feito isso, definiremos as ações a serem tomadas. Um bom planejamento é essencial para uma boa aplicação.

Executar (Do)

Na etapa de execução, iremos basicamente colocar em prática o que foi definido na etapa anterior. Por isso, é muito importante que o planejamento seja bem feito, para que assim tenhamos uma execução com menos erros, evitando a necessidade de retrabalho. Mas não basta um planejamento, é necessário que a execução seja feita de maneira correta.

Checar (Check)

Nessa etapa, verificamos se as ações colocadas em prática realmente deram resultado. Isto é, vamos confirmar, validar os efeitos das efeitos das ações realizadas para vermos se precisaremos corrigir algo.

Agir (Act)

Na última etapa do ciclo PDCA, vamos estabelecer ou rever as ações para prevenir a recorrência. É nessa etapa que vamos rever os processos anteriores e trabalhar nas próximas etapas.

Seleção da área de trabalho Kaizen

Bem, agora chegamos num ponto muito importante para a aplicação do evento Kaizen. Em qual área da empresa vamos trabalhar? Para isso, algumas atitudes devem ser tomadas, começando por escolhermos as linhas de produtos com maior volume. Mas por quê? Porque são as linhas que trazem maiores ganhos, logo, uma otimização nelas trará maiores resultados.

Então, devemos observar um produto a fim de criarmos o fluxo desse produto na linha de produção. Feito isso, devemos começar do produto acabado e ir em direção à matéria-prima, ou seja, fazer o caminho reverso, como visto na imagem abaixo. Agindo dessa forma, estaremos identificando com precisão quais etapas apresentam problemas.

Identificação de oportunidades de melhoria

Ao analisarmos o fluxo do produto, podemos identificar várias oportunidades de melhoria. Essas oportunidades podem se manifestar de diversas formas, como por exemplo, através do ganho de produtividade. Esse ganho pode ser obtido através da redução de esforço ou aumento da produção.

Outras oportunidades de melhorias identificadas durante o evento Kaizen são a redução do tempo de setup, a melhoria da qualidade, o tempo produtivo da máquina e o Takt Time, que é basicamente o ritmo da produção.

O time Kaizen

Para que o evento Kaizen seja bem executado, é necessário que haja um time Kaizen, e que esse time esteja comprometido com o projeto. De nada adianta tudo que foi falado anteriormente se não tivermos uma equipe capacitada para aplicar os conceitos da filosofia Kaizen.

Então, como esse time deve ser montado?

Consultor

O consultor é parte fundamental da equipe e deve auxiliar, orientar e acompanhar os grupos quanto ao caminho a ser seguido para que se alcancem os objetivos propostos durante o evento Kaizen, seguindo os princípios dessa filosofia.

Líder

O time precisa de um líder, e esse líder deve ser um facilitador, ou seja, ele deve garantir a participação de todos no time Kaizen. Além disso, o líder deve trabalhar continuamente para aumentar o entrosamento dos participantes, para que trabalhem como uma unidade coesa. Portanto, o líder tem a função de conduzir a equipe de acordo com a mentalidade Kaizen.

Participantes

Os participantes são a força de trabalho do time Kaizen e, portanto, devem estar comprometidos full time na semana Kaizen, para que assim, possam contribuir de maneira efetiva no projeto de melhoria contínua.

Como já foi dito, a equipe deve ser composta de 5 a 10 membros e deve ser multifuncional, pois assim se evita os vícios cometidos quando todos são da mesma área. Para um melhor desenvolvimento do projeto, metade da equipe deve trabalhar na área escolhida e metade deve ser de uma área externa.

Um bom meio de manter todos trabalhando em alto nível é definir uma meta para cada equipe, sendo de preferência metas ousadas, que desafiarão a equipe a atingir os objetivos.

Lista de verificação pré-evento Kaizen

Treinamentos

Deve ser verificada a infraestrutura necessária para a realização dos treinamentos deve ser disponibilizada, como: salas, computadores, e projetores. Tudo isso deve ser preparado de antemão.

Utensílios gerais para a equipe

A equipe estará em ação no Gemba. Para que as análises e brainstormings sejam realizados no local de trabalho, é necessário a disponibilização de materiais como papéis, cartolinas, canetas, adesivos, quadros móveis, entre outros.

Áreas Kaizen no Chão de Fábrica

Informações como layouts, número de operadores por turno de trabalho e necessidade de produção devem ser levantadas previamente. Essas informações permitirão que façamos uma comparação entre o que foi planejado e o que está acontecendo de fato.

Determinação dos objetivos das áreas

Os objetivos do Kaizen devem ser previamente estabelecidos e quantificados, em termos de produtividade, estoque em processo, espaço, qualidade, setup. Volto a afirmar que os objetivos devem ser ousados, pois quanto mais ousados, melhores são os resultados alcançados.

Suporte

Para a realização de atividades de manutenção ou mudanças estruturais, a equipe de manutenção deve estar disponível para auxiliar nas atividades do evento Kaizen, assim como todos os recursos necessários tais quais: ferramentas, manuais, materiais, etc.

Logística

A programação da semana Kaizen deve ser realizada para todas as atividades, determinando horários em que cada atividade deve ser realizada, bem como refeições e reuniões, definindo a logística adequada para a viabilização do evento Kaizen.

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