Uma boa gestão do consultório, ou centro médico acontece por diversos fatores e, sem dúvida, um dos principais pontos é a organização do fluxo de caixa da clínica.

Em especial na área da saúde, poucos médicos gestores possuem o domínio ou as skills necessárias para fazer uma administração que garanta o controle das atividades financeiras. Porém, esta atividade não é considerada impossível de ser realizada. 

E por sabermos da importância de manter um bom fluxo de caixa da clínica, separamos neste post, os 7 passos para fazê-lo de forma simples e descomplicada.

Confira o que será abordado nesse texto:

  • O que é o fluxo de caixa?
  • Por que organizar o fluxo de caixa?
  • 7 Passos para fazer o fluxo de caixa da clínica ou consultório.

Vamos nessa?

 

O que é o fluxo de caixa?

 

O fluxo de caixa é o detalhamento das movimentações de qualquer empresa, seja de entrada e saída do seu caixa. Além disso, também podemos considerar os valores entre as negociações de compra de insumos médicos e possíveis gastos em atendimentos.

No seu consultório médico, o fluxo de caixa garante uma melhor organização do caixa da clínica, mantém os custos operacionais em um teto que não prejudique o lucro e ajuda a determinar o funcionamento de todos os tipos de atendimento no seu dia a dia.

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Agora que você já viu o que é o fluxo do caixa, você vai entender melhor sobre a importância de se organizar essa ferramenta financeira.

 

Por que organizar o fluxo de caixa?

 

O bom fluxo de caixa garante uma série de vantagens para a gestão financeira e, por isso, é fundamental mantê-lo sempre organizado.

Por ser tão importante, esse processo influencia diretamente na saúde financeira da sua clínica. E uma vez que você, médico gestor, passa a fazer o fluxo de caixa, o seu negócio acaba sendo beneficiado de várias maneiras diferentes, como:

  • Maior controle do caixa da empresa;
  • Mais sinergia entre os setores;
  • Antecipação de crises no caixa;
  • Controle nos gastos operacionais;
  • Previsão de gastos variáveis;
  • Setores relacionados ao financeiro mais ágeis;
  • Auxílio no controle do estoque.

 

7 Passos para fazer o fluxo de caixa da clínica ou consultório

 

Até este momento, certamente você já deve ter percebido a verdadeira importância do controle do fluxo de caixa de uma clínica médica. 

Por isso, a partir de agora, você confere algumas dicas práticas de como poder aplicar este conceito em seu consultório de maneira simples e extremamente organizada.

 

1. Faça o mapeamento dos custos

 

O primeiro passo que você deve implementar para uma melhor gestão do fluxo de caixa da clínica, é fazer o mapeamento dos custos fixos e variáveis.

Aqui, vale a pena adicionar processos fáceis de entender e analisar as informações, como ter uma planilha do excel, ou um aplicativo de gestão financeira. 

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Agora, é essencial que você entenda o que significa custos fixos e custos variáveis.

 

Custo fixo

Podemos considerar como custo fixo, qualquer gasto que não tenha uma grande oscilação, e que você precisa pagá-los todos os meses. 

Aqui, podemos considerar despesas como folha de pagamento, luz, água, internet, taxas de softwares, entre outras contas a pagar, precisam ser anotadas e fixadas no seu mapeamento.

 

Custo variável

Por outro lado, os custos variáveis são aqueles que têm preços voláteis. Desse modo, os gastos com eles variam de mês a mês.

Em sua clínica ou consultório médico, os gastos variáveis costumam ser relacionados aos insumos usados diariamente ou ainda custos com atendimentos especializados.

Mesmo que seja difícil acrescentar, uma vez que o custo variável faz parte do fluxo de caixa do negócio, o controle financeiro fica mais fácil devido a facilidade extra de previsibilidade desses custos.

 

2. Mapeie as entradas e saídas

 

Mapear as entradas e saídas é indispensável para manter uma organização de alto nível no fluxo de caixa da clínica. 

Além disso, ele pode ser facilmente adicionado ao seu cotidiano enquanto médico gestor, desde que o mesmo anote todas as receitas e despesas.

Este processo funciona da seguinte maneira: sempre que acontecer uma entrada de valor no seu caixa, por menor que seja, ele precisa ser anotado. Do mesmo modo, o valor que sair do caixa precisa ser mapeado.

Sendo assim, uma vez que você tiver esse mapeamento de entradas e saídas, é possível ter uma visão completa da sua movimentação financeira. E com isso, poder otimizar ou até mesmo, cortar gastos desnecessários.

 

3. Faça um planejamento e projeções financeiras

 

Toda área relacionada às finanças envolve planejamentos e projeções financeiras. E isso, é facilmente entendido desde que você leve em consideração que esses dois itens são norteadores de gastos.

Esses processos ajudam a indicar se o fluxo de caixa da clínica precisa implementar ações protetivas ou de investimento. E para fazer um planejamento, você precisa definir um objetivo, podendo ser um faturamento maior ou ainda uma redução de gastos.

A partir disso, é preciso criar metas a cada mês, bimestre, semestre e assim por diante. Deste modo, um maior ou menor fluxo de caixa vai ser o seu principal indicador se os resultados em direção ao seu objetivo estão bons ou não.

Um vez que o planejamento está criado, você, médico gestor, conseguirá criar projeções e saber quais serão os meses com maiores e menores gastos.

 

4. Organize o registro de movimentações

 

Organizar os registros de movimentações é uma tarefa relativamente fácil desde que você implemente uma primeira vez.

Para organizar o registro, basta seguir os passos anteriores e criar regras para cada documento criado.

A padronização das movimentações através de uma coloração diferente, ou uma planilha exclusiva, garante uma melhor organização. Mas, principalmente, garante a facilidade para encontrar o detalhamento de cada movimentação.

 

5. Monitore o fluxo de caixa

 

Mesmo que exista um colaborador voltado exclusivamente para gerenciar o fluxo de caixa da clínica, é recomendável que você, como gestor, sempre faça uma supervisão sobre o que está acontecendo no parâmetro financeiro do negócio.

Desta maneira, você consegue enxergar oportunidades e tomar decisões que tornem o seu fluxo de caixa mais preparado para eventuais despesas urgentes.

Para isso, separe um dia da sua semana e passe o tempo que for necessário avaliando as receitas e despesas e, caso seja necessário, adote medidas cabíveis.

 

6. Invista em software de gestão financeira

 

A transformação digital nas empresas vem criando cada vez maiores oportunidades para otimizar processos e fazer uma melhor gestão de muitas atividades, inclusive a financeira.

Por isso, é recomendável que você busque por softwares de gestão financeira para ter uma plataforma que auxilie na tarefa de cuidar do fluxo de caixa da clínica.

Para fazer uma boa escolha no software de gestão financeira, você deve perguntar a si próprio se a plataforma:

  • Pode ser integrada facilmente no seu dia a dia;
  • Tem todas as funcionalidades desejadas;
  • Possui um layout de fácil entendimento;
  • Possui canais de suporte para eventuais dúvidas;
  • Tem um valor adequado às funções desempenhadas.

 

7. Seja cauteloso em relação ao fluxo de caixa

 

Um hábito muito recorrente nas finanças pessoais e que eventualmente impacta na tarefa de gestão do fluxo de caixa da clínica, é o otimismo em relação às entradas de recursos.

Deste modo, o gestor acredita que uma saída a mais não vai ser problema, desde que haja uma entrada alta no caixa na semana seguinte.

Em qualquer empresa, os recursos financeiros devem ser tratados e analisados a partir de dados reais e nunca em suposições. Caso contrário, a sua clínica pode ficar em uma semana arriscada.

Sendo assim, adote sempre uma visão pessimista em cada semana e tente antecipar despesas urgentes, se mantendo sempre precavido.

 

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