Construir uma casa, desenvolver um novo produto, realizar uma viagem... Seja na área pessoal ou profissional, nós nos envolvemos em inúmeros projetos ao longo da vida.
E em todos eles é necessário fazer um planejamento, não é mesmo? Caso o contrário o mesmo pode ter as mais variadas complicações, desde a insatisfação pessoal à perda de capital e credibilidade no mercado profissional.
Logo, se você deseja começar um projeto é fundamental que você saiba como gerenciar o mesmo, ou seja, que você entenda sobre a área de Gerenciamento de Projetos.
Mas, antes de saber como é feito o Gerenciamento de Projeto, eu preciso que você conheça o PMI e o Guia PMBOK.
PMI e PMBOK
É impossível falar sobre Gerenciamento de Projetos sem citar o PMI e o PMBOK.
PMI é o maior instituto de Gerenciamento de Projetos que nós temos no mundo. Ele foi fundado em 1969, hoje está presente em mais de 170 países e já certificou mais de 260 mil gerentes de projetos.
Já o Guia PMBOK é um conjunto de boas práticas de gerenciamento. Sendo que algumas delas se tornaram normativas desde a 6ª Edição, de acordo com a norma ISO 21500.
Agora sim, vamos lá!
O que é Gerenciamento de Projetos?
De acordo com o Guia PMBOK, o Gerenciamento de Projetos é a aplicação de conhecimento, habilidades, ferramentas e técnicas às atividades do projeto a fim de atender aos seus requisitos.
Quando falamos em conhecimento, falamos dos métodos utilizados para gerenciar projetos. Já as habilidades são as aplicações do conhecimento na prática, e as ferramentas e técnicas são o Guia PMBOK e outras metodologias utilizadas nessa área.
Áreas do Gerenciamento de Projetos
Você já sabe o que é Gerenciamento de Projetos e que o Guia PMBOK é a mais forte referência na área, certo?
Então, que tal aprender como o Gerenciamento de um Projeto pode ser dividido?
Afinal, assim como na construção de uma casa em que não é possível levantar as paredes sem fazer a estrutura, na hora de realizar um projeto é necessário seguir algumas etapas.
Vamos começar? Continue lendo este artigo e conheça as 10 áreas de Gerenciamento de projetos.
1- Gerenciamento de Integração
É no Gerenciamento da Integração que tudo começa. É nessa parte que nasce um projeto a partir de uma necessidade corporativa ou demanda de mercado.
Essa é a área mais importante do Gerenciamento de Projetos. Ela assegura a integração entre todas as entradas do projeto, que são os cronogramas, recursos e demandas. Para garantir isso, é proposta a unificação, consolidação, articulação e ações integradoras.
Um dos principais objetivos dessa área é otimizar o cronograma do projeto. Ou seja, tentar entregar o projeto no menor tempo possível, desde que a execução seja feita com qualidade.
Como todas as outras nove áreas do projeto serão integradas pelo Gerenciamento da Comunicação, a integração entre as áreas também favorece a redução de custos, uma vez que a comunicação entre todas as partes envolvida no processo será realizada com maior eficiência.
O Gerenciamento da Integração também favorece a otimização de recursos. Como exemplo, pense em uma fábrica que deseja fazer um reposicionamento em sua planta e precisa de equipamentos de transporte que ela não possui, como uma empilhadeira.
Quando a empresa possui a otimização de recursos, ela vai fazer a locação da empilhadeira apenas no dia necessário para o seu trabalho e não em um prazo maior que o necessário.
Esse exemplo nos mostra que todos os recursos devem ser integrados para que eles possam ser alocados e contratados apenas no momento necessário.
É importante ressaltar que para que a integração entre todas as áreas mencionadas acima aconteça, é necessário que o gerente de projetos seja o principal responsável. É ele quem vai organizar e facilitar a integração entre todas essas áreas.
2- Gerenciamento do Escopo
Quando falamos da estrutura do projeto, a primeira parte é o Gerenciamento do Escopo.
Para quem nunca ouviu essa palavra, temos o Escopo do Produto e o Escopo do Projeto. O primeiro se refere à descrição detalhada de como é o produto. O segundo descreve qual será o trabalho necessário para produzir o produto. Essa é a principal diferença!
Mas de onde surge essa descrição? De uma das partes mais importantes do projeto: O cliente. Portanto, faça uma reunião com ele e com as demais partes interessadas do projeto para que sejam coletados os requisitos. Tenha muito cuidado, pois essa parte é crucial para o sucesso do projeto, ou seja, se os requisitos não forem atendidos, o projeto será um fracasso.
Agora que você tem os requisitos em mãos, é hora de escrever o escopo do projeto. Qual o nível de detalhe que você deve ter? Ao ler o texto, você deve conseguir imaginar o projeto. Parece algo abstrato, mas um bom exemplo são essas narrações de comercial de chocolate: “cobertura crocante e recheio cremoso”.
O Escopo está pronto? Então vamos aprender mais uma ferramenta: A Estrutura Analítica do Projeto (EAP). Ela pode ser definida como o fracionamento do objetivo do projeto em pequenas partes, ou também chamadas de entregas. Vejamos um exemplo simples:
Outro ponto muito importante: o todo deve ser igual à soma das partes. Portanto, quando você realizar todas as tarefas do último nível de desdobramento, essas devem garantir o cumprimento do objetivo do projeto.
3- Gerenciamento de Cronograma
Até a 5ª Edição do Guia PMBOK, o Gerenciamento de Cronograma era chamado de Gerenciamento de Tempo.
Ele é um dos gerenciamentos mais críticos do projeto. Logo a atenção deve ser triplicada para que todos os prazos sejam cumpridos.
O Gerenciamento de Cronograma inclui todos os processos que garantem a conclusão do projeto dentro do prazo. É nessa parte que se define quem faz, como será feito e qual a plataforma que será utilizada.
Para a elaboração do cronograma, a empresa pode escolher se o mesmo será elaborado através de uma planilha de papel ou por meio de uma ferramenta informatizada, como o Microsoft Excel, ou ainda melhor para esse tipo de tarefa, o Microsoft Project.
Se você quer mais algumas dicas de como montar um excelente cronograma, não deixe de assistir a vídeo aula abaixo. No curso de MS Project 2016 para Gerenciamento de Projetos da Voitto, o professor Charlie Lopes dá excelentes dicas sobre esse assunto.
4- Gerenciamento de Custos
O Gerenciamento de Custos é composto de todos os processos que envolvem estimativas e orçamentos do projeto. Essa parte também irá compor o planejamento do Gerenciamento do Projeto feito na área de conhecimento Gerenciamento da Integração.
Nessa parte de um projeto, a equipe envolvida já tem ciência de quais são as atividades e os recursos envolvidos, sendo assim é fundamental saber de onde virá o investimento do projeto.
Ou seja, cabe aos responsáveis pelo gerenciamento de custos ter certeza se as despesas do projeto serão sanadas por um único cliente ou se a corporação que irá desenvolver o mesmo irá precisar de algum suporte externo.
Caso ocorra a necessidade de um financiamento, é necessário definir se a busca de financiamento ocorrerá através de bancos ou por meio de parceiros.
Dessa maneira, no início do projeto a área de Gerenciamento de Custos irá estabelecer as regras. Sendo elas tanto de levantamento de capital quanto do acompanhamento e controle da utilização desses recursos.
Também é de extrema importância que o cronograma de trabalho esteja alinhado ao planejamento de custos, a fim de que os imprevistos sejam minimizados com o decorrer do projeto.
5- Gerenciamento da Qualidade
Todo projeto se inicia com o desejo de um cliente, não é mesmo? Logo, se é o cliente que inicia o mesmo, a satisfação dele deve ser um dos objetivos principais dessa empreitada.
A Gestão da Qualidade deve ter como uma de suas diretrizes a prevenção ao invés da correção.
A partir do momento em que a equipe de Gerenciamento de Projetos se preocupa com a prevenção de erros, o planejamento flui conforme o esperado e, consequentemente, com maior qualidade.
Além disso, a norma ISO:9001 ressalta a importância do nível hierárquico da gerência na garantia e no controle da qualidade. Dentro do Gerenciamento de Projetos, é fundamental que todos tenham seus cargos bem definidos e que todos estejam atentos à qualidade do projeto.
A Melhoria Contínua também é vital para a qualidade de um projeto. Essa filosofia nos mostra que os nossos processos podem a cada dia alcançar um novo nível de excelência e concomitante a isso, uma maior qualidade.
6- Gerenciamento de Recursos
Assim como o Gerenciamento de Cronograma, o Gerenciamento de Recursos também sofreu alterações. Até a 5ª edição do Guia PMBOK, essa área era chamada de Gerenciamento de Recursos Humanos.
A partir da 6ª Edição, essa parte do Gerenciamento de Projetos passou a englobar os recursos do tipo custo, humano e material.
O Gerenciamento de Recursos designa o “papel” dos membros da equipe. Na construção de um prédio, por exemplo, essa parte evidencia o que será feito pelo analista de projetos, pelo engenheiro civil e também pelo estagiário.
As responsabilidades, o que cada funcionário deve entregar, também fazem parte do processo de gerenciamento de recursos. Em um projeto, dois funcionários podem ter a mesma função, porém as entregas podem ser diferentes.
Na construção do prédio que eu citei acima, pode ser que haja mais de um estagiário. Contudo, é muito provável que um cumpra as funções designadas pelo engenheiro civil e outro pelo analista de projetos.
7- Gerenciamento das Comunicações
“Quem não comunica se trumbica”, já dizia Chacrinha. Para que um projeto seja realizado com sucesso, é fundamental a comunicação entre todas as partes.
Logo, o principal objetivo dos processos de planejamento das comunicações é estabelecer uma comunicação efetiva. E, para que esse processo seja otimizado, o gerente de projetos deve responder a algumas perguntas, como:
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Quem precisa dessa informação?
Quando você sabe quem precisa dessas informações é possível enviar as mesmas apenas para aquela pessoas. Isso evita com que outras áreas recebam informações estratégicas ou desnecessárias.
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Qual o fuso-horário e o idioma dos envolvidos no projeto?
Quando você não sabe qual é o fuso-horário você pode enviar um e-mail no momento de descaso do destinatário e, se o objetivo é o de obter uma resposta rápida, o mesmo não será atingido.
O mesmo acontece com o idioma, o gerente de projetos deve conhecer o seu receptor. Se ele enviar a mensagem em um idioma que o outro não domine, haverá uma grande barreira na comunicação.
8- Gerenciamento das partes interessadas
Quem são as partes interessadas, também chamadas de stakeholders, e as informações relevantes no projeto?
Na hora de fazer o planejamento do projeto, essa deve ser uma das primeiras perguntas a serem respondidas, e essa resposta deve ser detalhada.
Deve estar claro quem é a equipe do projeto, quais serão os agentes externo e como a comunidade será impactada com o mesmo.
Em uma obra pública, por exemplo, a comunidade com certeza será impactada. Seja com o transtorno no trânsito, a sujeira que a obra vai trazer ou também com os benefícios que esse novo empreendimento irá trazer.
Além disso, um responsável maior tem que ser identificado, o sponsor do projeto. É ele quem irá ter alto poder e interesse nas decisões tomadas ao longo do projeto.
9- Gerenciamento de Riscos
Por mais baixo que alguns possam ser, não há como negar que cada projeto apresenta um risco diferente para o envolvidos.
Dessa forma, cabe aos responsáveis pelo Gerenciamento de Riscos verificar as contingências do projeto, a eventualidade de algum problema acontecer.
Em uma viagem em família, por exemplo, o responsável irá pensar na quantidade de combustível necessária para abastecer o carro e ir com segurança até o destino.
Um outro fator que deve ser levado em consideração é o cronograma dessa viagem. Ela pode ter sido planejada para ser feita em 6 horas, mas há imprevistos, como acidentes e engarrafamentos.
E como não citar os custos? Pode ser que essa família tenha separado um orçamento de 5 mil reais para as despesas como aluguel da casa, alimentação e lazer. Mas é sempre preciso reservar um dinheiro extra para eventuais imprevistos.
10- Gerenciamento das Aquisições
O gerente do projeto, juntamente com a sua equipe, já fez o escopo, a detalhamento das atividades e listou a necessidade dos recursos necessários para a condução e execução desse projeto. Agora chegou o momento de fazer o Gerenciamento das Aquisições.
Os processos de gerenciamento das aquisições englobam contratos, documentos legais entre um comprador e um fornecedor.
O contrato representa um acordo que gera obrigações entre as partes e que obriga o fornecedor a oferecer produtos serviços ou resultados específicos. Esse documento também obriga o comprador a fornecer um contraprestação monetária ou de outro tipo.
Em suma, é função dessa área do gerenciamento de projetos planejar, conduzir, controlar e encerrar aquisições.
Gerenciamento de Projetos: pronto para administrar o seu?
Como você pode perceber, o Gerenciamento de Projetos inclui inúmeras áreas de conhecimento, e para começar um projeto e ter garantia de que o mesmo irá render bons resultados, é necessário dominá-las.
Mas tenho certeza que com essas dicas você já sabe como começar o seu, não é verdade?
Agora, se você quer conhecer ainda mais sobre Gerenciamento de Projetos, eu recomendo que você faça já o curso gratuito de Introdução ao MS Project para Gerenciamento de Projetos que a Voitto preparou para você.
Mas, se você quer conhecer todas as áreas do Gerenciamento de Projetos minuciosamente, faça já o curso de MS Project para Gerenciamento de Projetos. Te garanto que você não irá se arrepender.
