Muitas empresas têm a preocupação com a produtividade exclusivamente atrelada à criação de um produto ou a entrega de um serviço, mas como fica a manutenção centrada na confiabildiade

Pois é, quando se trata da  gestão de manutenção, não é muito comum a percepção de que os princípios e as métricas associadas ao conceito de produtividade, podem e devem ser aplicados internamente em seus programas de manutenção. 

Pensando nisso, este artigo será dedicado a oferecer orientações que ajudem você a aumentar a produtividade na gestão da manutenção da sua empresa.

 

O que considerar para medir a produtividade?

 

Considere o tempo. Gestores de manutenção precisam saber alocar esse recurso com cuidado, pois ele pode fortalecer ou arruinar a eficiência da gestão. 

Digamos, por exemplo, que duas pessoas estão trabalhando quando é necessária apenas uma para executar o serviço em um determinado prazo, isso resulta em um prejuízo para gestão de forma geral; já que a mão de obra representa, muitas vezes,  mais da metade do custo dos serviços de manutenção, segundo  dados da consultoria Mckinsey

Logo, saber como alocar e  otimizar o tempo da sua equipe técnica é fundamental. Mas, ao mesmo tempo, só é possível empregar esse tipo de estimativa na gestão do tempo e dos recursos, se houver um histórico completo com dados e padrões de serviços de manutenção similares executados nas mesmas categorias de ativos (maquinários, veículos, etc). 

Ou seja, quando a pauta é ganhar eficiência e aumentar a produtividade, é preciso incluir questões sobre como aplicar a inteligência de dados em relação aos serviços de manutenção. 

Outra situação comum que pode reforçar o que dissemos: quando é gasto um tempo excessivo na busca de peças ou aguardando a disponibilidade dos maquinários, muitas vezes por falta de organização e informação. 

Esse cenário não muda, se você terceiriza a manutenção ou se a faz internamente; você paga por essa ineficiência em ambos os casos. 

A boa notícia é que ambas situações apresentadas até aqui poderiam ser solucionadas com tecnologias que permitem automatizar e digitalizar a gestão de manutenção e com isso ganhar eficiência real na gestão, por exemplo, com: 

  • Inventário digital das peças e equipamentos; 

  • Controle da disponibilidade das máquinas em tempo real; 

  • Controle do tempo de reparo com métricas de produtividade da equipe técnica; e

  • Histórico completo e digital das manutenções já realizadas. 

Aqui estão algumas dicas que você deve considerar se deseja aumentar a produtividade na gestão da manutenção. 

 

1.  Planejamento de manutenção

 

Desenvolva um plano mensal, quinzenal e anual para implementar processos e analisar  metas mensuráveis de gestão da manutenção,  isso irá ajudar a manter seus esforços de manutenção sempre evoluindo.

Estabelecer metas no  planejamento de manutenção é o primeiro passo para melhorar a gestão de manutenção, certifique-se de incluir novos equipamentos necessários, treinamento para equipe e qualquer outra iniciativa importante para alcançar os objetivos. 

 

2. Revise os fluxos de trabalho existentes

 

Antes de identificar o que deve ser mudado, você precisa saber como tudo funciona nos detalhes. 

Essas são as três áreas críticas da gestão que contém informação para ajudar você a identificar as mudanças necessárias: 

  1. Pessoas - Você tem pessoas com as habilidades certas nas posições certas? Você tem um gestor de manutenção para garantir um escopo de trabalho claro e mensurável? Os seus objetivos são realistas e estão claramente definidos?

  1. Processos - Quando foi a última vez que você  mapeou seus processos? Você tem uma documentação compreensível para aumentar o acesso às métricas de produtividade? Quais são os principais pontos de dor e  gargalos da sua gestão?

  1. Equipamentos e tecnologia -  Todos os seus equipamentos estão em boas condições? As soluções tecnológicas que você usa atende suas necessidades atuais? Quão fácil é fazer mudanças nessa atual estrutura?

Vale destacar que antes que você faça qualquer mudança, primeiro é importante que você dedique-se a entender detalhadamente como tudo funciona atualmente. 

Há valor no conselho popular: “se ainda não quebrou, não conserte.” E a  menos que você tenha identificado uma razão financeira ou de segurança para fazer a mudança, ou que tenha dados que a justifique,  pense bem em qual o propósito e também no resultado esperado. 

 

3. Atualize os processos com tecnologia 

 

Uma vez que você tenha revisado e mapeado o fluxo de trabalho atual, comece identificando áreas e processos ou tecnologias que podem ser aplicadas em atualizações e mudanças na gestão de manutenção. 

Processos que têm sido executados há muito tempo e que podem ser remodelados com alternativas, com novos equipamentos adicionados ou mudanças de métodos. Nesse sentido, vale destacar que:

  • Automação é uma poderosa ferramenta para aumentar a produtividade e reduzir erros. 

  • Novas soluções de  softwares de manutenção podem ajudar no  inventário de peças, agendamento dos serviços e monitoramento do fluxo de trabalho.

  • Melhorias significativas nos equipamentos podem aumentar a produtividade, agilidade e qualidade das manutenções. 

 

4. Compromisso com a manutenção programada

 

O caminho mais rápido para tornar as coisas lentas é ignorando a  manutenção preventiva. Esse é um grande erro em qualquer estratégia  que tem como objetivo ganhar mais eficiência na gestão, seja uma frota de veículos ou de maquinários. 

O fato é que a inatividade por custos de manutenção programada é muito menor do a que inatividade devido a quebra de um equipamento. Lembrando que manutenções podem ser programadas para os períodos convenientes, já defeitos e danos inesperados tendem a acontecer sempre no pior momento possível. Pensando nisso, nossa sugestão é que você:

  • Treine todos os operadores dos ativos (veículos e maquinários) para procedimentos de manutenção programadas. 

  • Programe as manutenções preventivas com intervalos regulares. 

  • Identifique a melhor época para manutenções, usando informações da operação e dos processos de trabalho. 

  • Comprometa-se em não atrasar as manutenções programadas. 

Como já dissemos algumas vezes até aqui, a manutenção preventiva garante que seu maquinário ou veículo continue funcionando perfeitamente sem surpresas infelizes de interrupção e inatividade. 

 

5. Organize o local de trabalho (espaço físico) 

 

É bastante óbvio que reduzindo a desorganização, economiza-se tempo. Nesse quesito, de organização do espaço físico,  nossas dicas para você são: 

  • Reduza a necessidade de movimento para ganhar eficiência nas tarefas. 

  • Crie um layout otimizado de ferramentas e materiais para tarefas e processos.

  • Remova ferramentas e materiais desnecessários ou que não são utilizados com frequência no ambiente de trabalho.     

  • Crie um depósito para reduzir o tempo gasto para encontrar materiais, ferramentas e equipamentos de manutenção. 

  • Tenha uma planta do chão de fábrica para maximizar a eficiência. 

Reduza o tempo de distância de todas as formas possíveis. Por exemplo,  se uma peça precisa ser movida de uma máquina para outra, pode ser um indício de necessidade de encurtar a distância ou de (re)orientar a posição das máquinas, por exemplo. 

Excesso de movimentação é um sinal de falta de organização do espaço e pode aumentar o tempo gasto nas tarefas de manutenção, ou seja, pode diminuir seus índices de produtividade.

 

6. Inventário de manutenção otimizado

 

Se você tem um grande inventário, precisa de um lugar para armazenar as peças e encontrá-las com facilidade quando for utilizá-las. 

E ter um inventário muito pequeno, não é uma boa opção de solução, se a intenção é aumentar a produtividade, pois você corre o risco de atrasar o fluxo de trabalho se não tiver disponibilidade de peças. 

A otimização do inventário é especialmente importante se você está seguindo  princípios de metodologia lean, por exemplo, que envolve a conhecida  técnica de Kanban

Pensando nesse aspecto, nossas dicas para você: 

  • Use um software para controlar o inventário e criar notificações automáticas da disponibilidade ou falta de disponibilidade das peças. 

  • Crie uma lista contendo os melhores fornecedores e garanta mais qualidade das peças e do SLA de serviços externos. 

  • Crie estimativas a respeito do impacto particular do armazenamento de peças e insira processos para minimizar atrasos. 

Continue monitorando problemas de rejeição, diminuição da qualidade e atrasos nos serviços, se você não conseguir corrigi-los com o fornecedor, então substitua por outra empresa que possa oferecer garantias de qualidade.  

O aumento de produtividade no  planejamento de manutenção pode dirigir uma mudança capaz de tornar sua gestão bastante independente com relação às demandas de manutenções corretivas, essas que podem até ajudar em um curto prazo, mas que não devem ser a base da gestão, pois são insustentáveis em um grande espaço de tempo. 

Ao mesmo tempo é preciso ponderar o fato de que aumentar a produtividade somente exigindo mais esforço dos profissionais pode resultar em esgotamento e rotatividade, como também em despesas extra e problemas de segurança. 

A solução tem mais a ver com incorporação de soluções digitais,  metodologias, revisão dos processos atuais e também dos gargalos de operacionais que podem ser eliminados ou facilitados através da tecnologias.

 

7. Conservação dos equipamentos de manutenção 

 

Uma revisão completa dos processos e equipamentos de produção atuais pode expor gargalos ocultos que podem ser facilmente sanados por uma mudança no processo ou implementação de uma nova tecnologia. 

Manter o equipamento em bom estado de conservação reduz as chances de paralisação inesperada do trabalho.  Treinamento e boa organização fornecerão uma área de trabalho segura e poderão resultar em novas sugestões dos próprios profissionais sobre a resolução de problemas que eles veem todos os dias.

Por fim, o aumento da produtividade resulta em aumento da receita e na oportunidade de  expandir os negócios, trabalhar mais ou aumentar os salários ou a compra de novos equipamentos.

Por isso, nossa sugestão é que você crie uma política de revisitar seus processos regularmente e tente sempre buscar novas soluções que conduzam sua gestão na direção de uma transformação digital. 

Novos equipamentos, materiais, técnicas e soluções tecnológicas são introduzidas no setor o tempo todo. Esteja preparado para adotar aquelas que oferecem mais valor à sua empresa.

 

8. Acompanhar métricas

 

Comece por definir alguns parâmetros para medir a performance de manutenção e determinar resultados.  KPIs operacionais permitem monitorar e analisar a produtividade. 

Meça e acompanhe métricas que são de maior importância para sua operação.  Por exemplo, algumas métricas incluem o tempo entre falhas, cumprimento do programa de manutenção preventiva e o número de manutenções emergenciais.  Acompanhe esses indicadores para conseguir aumentar a produtividade. 

 

9. Atualização e melhoria contínua

 

Se a sua companhia ainda está dependente de planilhas ou mesmo de meios antiquados como pilhas de papel para controlar os ativos e ordens de serviço e se você quer mais produtividade, saiba que é possível digitalizar e automatizar sua operação com um software de gestão da manutenção. 

Há muitas vantagens em atualizar seu método analógico para um método digital de gestão da manutenção. Essas vantagens incluem eficiência na gestão de ordens de serviço, agendamento automático de manutenção preventiva, acesso em tempo real de todas as informações e registros, capacidade de analisar  relatórios de trabalho, inventários  e  possibilidades de melhorias

Além disso, um bom  software de gestão da manutenção irá ajudar você na estratégia de manutenção programada. Que é fundamental para a reduzir custos de reparo, reduzir o tempo de inatividade e aumentar a vida útil dos ativos, além de  garantir a otimização operacional de forma geral. 

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*Conteúdo produzido pela  Rabbot, plataforma que automatiza processos de gestão da manutenção de veículos e maquinários.