Você já deve ter ouvido falar da aplicação das ferramentas do Lean Manufacturing para o combate de desperdícios em processos industriais, estou certo? Agora, quanto a adoção desta mesma metodologia enxuta para a eliminação de desperdícios em processos administrativos, você já procurou saber como ela é feita? Este é o Lean Office!

Neste artigo de hoje, você irá conhecer o Lean Office – Escritório Enxuto, compreender a sua importância de uso e conferir muito mais detalhes sobre cada um de seus 4 passos para implantação. Saiba que otimizar o fluxo de processos administrativos que carregam produtos invisíveis são tão importantes quanto aqueles que produzem os físicos!

 

O que é Lean Office?

 

O Lean Office é a aplicação dos princípios do pensamento enxuto às atividades não manufatureiras e físicas, ou seja, ao ambiente de escritório ou áreas administrativas da empresa. O fluxo de valor, nesse caso, consiste de fluxo de informações e de conhecimentos.

Aplicar o Lean Office é necessário para toda empresa que pretende otimizar seus processos administrativos e eliminar os desperdícios relacionados a esses processos.

 

Processo produtivo versus administrativo: quais as diferenças?

 

Quando a filosofia Lean surgiu há mais de 60 anos atrás, a aplicação de suas principais ferramentas era estritamente destinada aos ambientes fabris. O motivo era claro: só era possível combater desperdícios que fossem vistos e conhecidos. Um processo produtivo industrial ainda contempla justamente esta condição, não é verdade?

Ele conta com produtos que são processados em várias máquinas, com materiais que são estocados em pátios de armazenagem, com matérias-primas que são alimentadas no processo, com produtos defeituosos que são descartados ou retrabalhados, com problemas que são visualizados e confrontados...

Mas, e em processos administrativos: como identificar desperdícios?

Podemos não enxergá-los, mas sabemos que eles existem:

  • Transporte e estoque de material dá lugar à informação;
  • Movimentação desnecessária e processamento excessivo à rotinas e procedimentos ineficazes;
  • Tempo de espera ao simples retorno de uma ligação ou mesmo informação de um colega;
  • Super produção à relatórios e reuniões sem objetividade;
  • Produtos defeituosos à informações incorretas.

Para facilitar a compreensão, na tabela abaixo podemos ver um comparativo entre a manufatura e o escritório:

 

 

Viu só? E olha que estes são apenas alguns dos exemplos comparativos que podemos fazer entre setores produtivos e de suporte, onde o produto é a informação que, quando mal trabalhada, resulta em prejuízos certas vezes até mais significativos para a empresa.

 

Desperdícios identificados com o Lean Office

 

Como você viu acima, ao aplicarmos o Lean Office, podemos identificar os desperdícios que não eram notados nos processos administrativos, mas que estão lá.

Alguns dos principais desperdícios que podemos perceber e destacar ao colocarmos o Lean Office em prática são:

  • Lead time das atividades podem ser longos e imprevisíveis;
  • Falta de padronização;
  • Geração de lote de documentos;
  • Muitos erros nos dados entrada;
  • Produção de documentos ou relatórios que ninguém usa;
  • Tarefas manuais que poderiam ser automatizadas via sistema ou aplicativos.

 

Quais são os benefícios da aplicação do Lean Office?

 

Além de toda a questão da mudança de mentalidade envolvida na aplicação do Lean Office, ele também traz vários benefícios, dentre os quais podemos destacar:

  • Diminuição do tempo de processamento de algumas atividades;
  • Redução do trabalho em processo (pilhas de papel nas mesas);
  • Redução de estoques e filas;
  • Redução no transporte de unidades de trabalho;
  • Reorganização do ambiente de trabalho;
  • Redução de etapas do processo;
  • Maior envolvimento dos colaboradores;
  • Programação nivelada / balanceamento das atividades;
  • Maior controle da informação produzida;
  • Melhor sistemática de identificação de problemas;
  • Maior flexibilidade para responder às alterações na demanda.

 

Confira as 4 etapas para implementação do Lean Office

 

1. Identifique o valor em seu escritório

 

Aqui a tarefa é identificar o desperdício. Esta é a missão. Para saber onde ele existe, o primeiro passo é compreender quais os objetivos estratégicos que devem ser atingidos por parte dos processos do seu setor – ou escritório, de modo que o cliente – receptor interno ou externo – seja satisfeito.

Se é gestão de pessoas, entender o que a organização deseja obter mediante processos de recrutamento e seleção, treinamento e recursos humanos. Se é financeiro, o que deve ser feito e realizado perante contas a pagar e receber. Se é qualidade, o que é esperado ser recebido diante de melhorias em processos e produtos... E por aí vai!

Compreendido os objetivos almejados pelo cliente do processo do seu setor, o segundo passo é mapear este processo, separando atividades que agregam valor daquelas que não agregam valor ao produto produzido no seu escritório – informações e relatórios que buscam cumprir a demanda esperada.

Para isso, a ferramenta Mapeamento do Fluxo de Valor (VSM) e a matriz SIPOC podem te ajudar.

 

2. Eleve o valor agregado em seus processos

 

Identificado o que é valor do que não é valor no processo do seu escritório, resta agora implantar ferramentas enxutas que eliminem ou ao menos reduzam estes desperdícios.

Neste caso, o programa 5S pode te auxiliar a aumentar o fluxo de informação e a produtividade do seu processo que, por meio de práticas saudáveis adotadas por toda a sua equipe, resultam em um ambiente de trabalho organizado e limpo com atividades e tarefas claramente compreendidas e respeitadas.

 

3. Padronize o novo fluxo de valor conquistado

 

Aplicou o VSM para definir o valor no processo do seu escritório e implantou o programa 5S para combater os desperdícios identificados e assim elevar a performance de todo o seu setor?

Tendo feito isso, nesta etapa, o objetivo é padronizar este novo processo de modo que o desempenho conquistado permaneça estabilizado.

O meio para isto não é diferente de processos produtivos: revisar os procedimentos do seu escritório que envolveram as mudanças de melhoria e garantir por meio de treinamentos, palestras e reuniões que eles sejam claramente compreendidos e cumpridos no dia-a-dia de trabalho pelos colaboradores.

 

4. Estimule o ciclo da melhoria contínua

 

Lembra-se da filosofia Kaizen do Lean Manufacturing: “ser hoje melhor que ontem e amanhã melhor que hoje”?

Pois é, o ciclo de melhoria contínua não deve parar por aqui. Efetuada as várias melhorias no processo de implantação do Lean Office, a busca por um desempenho mais elevado deve continuar.

E para satisfazer esta filosofia, a própria metodologia Kaizen conta com estruturados e eficientes eventos que procuram atender exatamente esta condição: a constância na adoção de práticas e procedimentos ainda mais sustentáveis por seu setor.

 

Os desafios do Lean Office

 

É de extrema importância o gerenciamento Lean das informações, pois muitas organizações negligenciam a forma como essas informações são tratadas ou administradas. Neste sentido, os desafios do Lean Office são listados abaixo:

  • Simplificar cada processo para minimizar a necessidade de gerenciamento de informações;
  • Programar cada fluxo de valor somente a partir de um ponto para facilitar o gerenciamento de informações por todas as operações;
  • Usar um controle de produção para os fluxos na cadeia de operações;
  • Enviar informações em pequenos lotes;
  • O gerenciamento deve ser transparente e intuitivo.

Para compor o fluxo de valor em áreas administrativas, devemos considerar que existem algumas dificuldades como, por exemplo:

  • Dados para coleta são limitados;
  • Dificuldade para identificação dos desperdícios;
  • Dificuldade em diferenciar um desperdício de uma atividade que não agrega valor.

 

Exemplo de aplicação do Lean Office

 

Um bom exemplo de aplicação do Lean Office é a Bosch, que aplica muito bem a metodologia nos seus ambientes administrativos.

Na Bosch, o Mapeamento do Fluxo de Valor evidenciou a existência de inúmeros desperdícios como, por exemplo, idas e vindas de informações entre áreas de vendas, engenharia, produção, compras, e outras.

A empresa se utilizou de técnicas como a redução no tempo de realização de atividades repetitivas através do uso de um banco de dados, e a criação de célula de trabalho para tornar o fluxo contínuo e sem paradas.

Outro exemplo é a Alcoa, que fazendo uso de seu ABS (Alcoa Business System) é considerada uma das empresas mais bem-sucedidas do mundo no que tange à aplicação da metodologia derivada do Sistema Toyota de Produção em escritórios.

Vale ressaltar que o departamento de RH de empresas de serviços utiliza o Lean Office para gerar ganhos como redução dos desperdícios no processos de compra de vale transporte e ticket, aumento da assertividade das contratações gerando menor percentual de desligamento voluntário no período de experiência, redução do tempo de reposição de vagas de assistentes e analistas.

 

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Para isto não tem segredo: é preciso se capacitar – e, neste caso, saiba que a Voitto oferece o pacote de Especialista Lean!

 

 

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