Conheça o Microsoft To Do, a ferramenta gratuita que te ajuda a organizar a rotina

O primeiro passo para impulsionar sua produtividade é ter em mente de forma clara quais são suas tarefas do dia. Pensando nisso, a Microsoft desenvolveu a sua nova ferramenta de organização pessoal, o Microsoft To Do.

Ao contrário de uma agenda, o Microsoft To Do funciona como uma lista de tarefas virtual, combinando um design intuitivo com recursos tecnológicos inovadores. O aplicativo inclusive sugere tarefas com base na sua rotina!

Se você quer entender a fundo como usar essa ferramenta e quais são suas melhores funcionalidades, continue nessa leitura e acompanhe os seguintes tópicos:

• Para que serve o Microsoft To Do?
• Quais os 7 melhores recursos da ferramenta?
• Como acessar o Microsoft To Do?
• Como organizar a rotina impulsiona a produtividade?

Vamos lá?

Para que serve o Microsoft To Do?

O Microsoft To Do serve para ajudar os usuários a gerenciar tarefas do dia a dia. Assim como seu nome sugere, a ferramenta funciona como um “to do list”, ou lista de tarefas, onde você pode anotar seus afazeres e dar um check nos itens prontos.

O diferencial é que o usuário tem a praticidade de acessar essa lista em qualquer lugar, pelo celular ou computador, além de receber lembretes e integrar às tarefas do Outlook, por exemplo.

Com o Microsoft To Do você pode programar tarefas de forma diária ou semanal, adicionar etapas para concluir um trabalho e, usando a Siri ou o Google Assistente, pode até mesmo adicionar uma nova tarefa com comando de voz.

Muito legal, não é? Existem mais recursos para serem explorados e nós vamos nos aprofundar em como usar as melhores funcionalidades dessa ferramenta no próximo tópico. Continue com a gente!

Quais os 7 melhores recursos da ferramenta?

Mais do que criar listas, o Microsoft To Do ajuda a criar tarefas de forma simples e prática, oferecendo aos usuários recursos inovadores que prometem impulsionar a sua produtividade e facilitar a organização de afazeres do dia a dia.

Para utilizar  todas as vantagens dessa ferramenta, você precisa conhecer os melhores truques e dicas do Microsoft To Do. Por isso, nós separamos aqui as sete melhores funcionalidades que você não pode deixar de usar, confira!

1. Repetir tarefas

Sabe aquela tarefa que você não pode esquecer todo o mês, como pagar os boletos ou comprar ração do seu bichinho? A função “repetir” do Microsoft To Do foi feita justamente para te lembrar desse tipo de compromisso!

Para ativar esse recurso, basta clicar em cima da tarefa e selecionar a opção “repetir”, como na imagem:

Você pode programar uma tarefa para se repetir diariamente, escolher os dias da semana que ela se repete ou mesmo personalizar conforme as suas preferências. Super prático, certo? Nada de perder tempo reescrevendo tarefas recorrentes!

2. Adicionar etapas à tarefa

Algumas tarefas são tão grandes ou complexas que poderiam ser divididas em tarefas menores, mais simples de serem concluídas. A boa notícia é que usando o Microsoft To Do você pode fazer isso!

Novamente clicando em cima da tarefa, selecione a opção “+ Adicionar etapa” e acrescente quantas subtarefas você desejar! Veja a imagem:

Repare que no exemplo acima, a tarefa “Assistir ao curso de Yellow Belt” agora tem seis etapas, das quais três já foram concluídas. Assim fica muito prático de visualizar o que precisa ser feito para finalizar esse curso!

3. Sistema de sugestão de tarefas

Na aba “Meu Dia” você consegue ver de forma fácil todas as suas tarefas do dia e ali também está escondido uma das melhores funcionalidades do To Do, o sistema de sugestões de tarefas.

Para ter acesso às sugestões,  clique no ícone de lâmpada escrito “Sugestões” no canto superior direito da sua tela, como na figura abaixo:

Ali você terá acesso a sugestões de tarefas com base na sua rotina, assim como tarefas recentemente criadas e sugestões do que a inteligência artificial da Microsoft considera como “tarefas importantes”. É a tecnologia trabalhando ao seu favor!

4. Ver tarefas do Planner no Microsoft To Do

Essa dica é muito útil para times que utilizam o Microsoft Planner no cotidiano: qualquer tarefa atribuída a você no Planner automaticamente também aparece no Microsoft To Do.

Assim que uma nova tarefa for atribuída a você uma notificação deve aparecer no menu lateral, conforme você pode ver na imagem:

Como habilitar essa função? Clique em configurações, no canto superior direito da página, e selecione a primeira opção, “To Do configurações”. Um pop-up de configurações deve aparcer na sua tela, desça até “aplicativos conectados” e garanta que a opção “planner” esteja ativada.

5. Compartilhar listas

Você pode compartilhar  suas listas com outros usuários e inclusive atribuir tarefas para outras pessoas. Desta forma, uma nova tarefa irá aparecer na aba “atribuído a mim” no Microsoft To Do de quem você delegar a tarefa.

Para compartilhar suas listas, clique com o botão direito em cima da lista e selecione a opção “compartilhar lista”. Em seguida você pode criar um link de convite, como na figura:

Com uma lista compartilhada, é possível atribuir tarefas. Para fazer isso clique em cima da tarefa e no menu lateral direito selecione a opção “atribuir a”, como você pode conferir abaixo:

6. Usar hashtags para categorizar tarefas

Uma forma prática de categorizar tarefas em diferentes listas é adicionar hashtags. Para fazer isso, basta editar o nome da tarefa adicionado a hashtagque você quiser.

Desta forma, você vai visualizar  sua tarefa com uma hashtag, que deve estar em outra cor, conforme “#cursos” no exemplo abaixo:

Se você clicar em cima da hashtag, irá perceber que ela é um hiperlink de direcionamento a outra página, onde é possível ver todas as tarefas que também utilizam a mesma hashtag. Super prático, não é?

7.  Criar grupos de listas

Além de categorizar tarefas, você pode agrupar listas usando o Microsoft To Do e melhorar ainda mais a visualização  das suas tarefas.

Para criar um grupo, selecione o ícone “criar grupo” no menu lateral esquerdo, como na imagem:

Na sequência, você terá a opção de nomeá-lo  e, para adicionar listas ao seu grupo, basta arrastar suas listas existentes até o grupo.

Agora que você viu tantas funcionalidades, que tal colocar a mão na massa e começar a usar o Microsoft To Do no dia a dia? Para isso, descubra como fazer seu primeiro acesso e instalar essa ferramenta nos seus dispositivos!

Como acessar o Microsoft To Do?

O Microsoft To Do pode ser acessado de forma 100% gratuita pelo celular, computador e outros dispositivos eletrônicos.

Você pode baixar o To Do no seu computador pela Microsoft Store, basta pesquisar pelo termo “Microsoft To Do” e clicar embaixar. Da mesma forma, é possível instalar o aplicativo no seu Android pela Play Store ou no Iphone usando a Apple Store.

Para utilizar sua versão online, pelo computador ou notebook, basta pesquisar no seu buscador “Microsoft To Do” e acessar o site. Uma tela como na imagem abaixo deve aparecer e você pode começar a navegar clicando no botão “introdução”:

Viu como acessar essa ferramenta é muito simples? Aprender a gerenciar seu tempo e organizar tarefas é essencial para impulsionar sua produtividade e pensando nisso, a Voitto preparou um bônus especial para você!

Como organizar a rotina impulsiona a produtividade?

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