Entenda o que é um Briefing e aprenda a importância dele para projetos assertivos!

Um Briefing é um documento que contém as informações necessárias para guiar o desenvolvimento de um projeto. Ele serve para que o cliente e o fornecedor estejam alinhados em relação às expectativas e objetivos do projeto.

O briefing é um passo inicial e indispensável para realizar qualquer projeto com assertividade e de acordo com as expectativas do consumidor. Sem ele, a probabilidade de um resultado diferente do esperado pelo seu cliente é quase certa.

Com isso em mente, você consegue ter uma ideia do tamanho da importância e da necessidade da sua implementação em qualquer negócio que trabalhe com etapas e expectativas do contratante.

Afinal, além de entender como criar algo do zero ou adequar a estruturação para o tipo de negócio e/ou da atividade a ser feita, você consegue ter um direcionamento mais específico.

Justamente por isso, desenvolvemos este artigo com todas as informações sobre o briefing, como você pode criar um para o seu negócio e implantá-lo para melhorar as expectativas do seu cliente final.

O que você vai encontrar nesse texto:

• O que é Briefing?
• Qual a importância de um Briefing?
• Quando devo criar um Briefing?
• Vantagens da construção de um Briefing adequado;
• Principais erros na hora de criar um Briefing;
• O que deve conter no Briefing?
• Modelo de Briefing;
• 5 dicas para ter sucesso com o Briefing do cliente.

O que é Briefing?

O Briefing são instruções para a execução de qualquer projeto. Inicialmente, ele nasceu nas agências publicitárias americanas, com o propósito de alinhar as expectativas dos clientes ao escopo do projeto.

Como a tradução sugere, ele serve para instruir as demandas que devem ser resolvidas. No entanto, ele não serve apenas para uma agência de publicidade, e sim a qualquer segmento que trabalhe com uma entrega específica e personalizada.

Ter um processo bem definido é muito importante para que os clientes se sintam contemplados e ouvidos. Esses quesitos podem agregar muito às suas estratégias comerciais.

Além do briefing, existem outras ferramentas que podem auxiliar no maior aproveitamento do trabalho desenvolvido.

Agora que você já conhece o conceito de briefing, deve estar pensando qual a importância desse documento, não é? É exatamente isso que veremos a seguir.

Qual a importância de um Briefing?

Com um briefing completo e bem elaborado, as chances de sucesso do projeto aumentam significativamente.

Isso porque o documento permite que todas as partes envolvidas estejam cientes dos objetivos, prazos, orçamento disponível e outras informações importantes para o desenvolvimento do projeto.

Além disso, o briefing também pode ser utilizado como uma referência para avaliar se o projeto está caminhando na direção correta ao longo de seu desenvolvimento.

Quando devo criar um Briefing?

Qualquer serviço que envolva uma entrega final precisa de um briefing inicial. Por exemplo, uma agência publicitária trabalha com ideias intangíveis, e por isso, esses planos precisam estar detalhados em cada etapa do processo.

Caso não esteja estruturado de maneira adequada, o desenvolvimento do trabalho pode ir em contramão à expectativa do cliente.

Entre os principais segmentos que precisam de um briefing estão:

• Agências publicitárias;
• Designer de interiores;
• Empresas de arquitetura;
• Escritórios engenharia;
• Estúdios de artes;
• Prestadores de serviços;
• Modistas;
• Produtoras.

Vantagens da construção de um Briefing adequado

Quando você adota essa medida, a sua empresa se vê diante de muitas vantagens, fazendo com que o gestor consiga ter um direcionamento mais estratégico na produção do trabalho.

Inclusive, algumas das suas principais vantagens são:

Melhorar o planejamento

Com todas as informações levantadas e alinhadas com o cliente, você pode planejar da forma mais assertiva possível, garantindo um resultado muito melhor do seu trabalho.

Facilitar a organização

Se você tiver diversos profissionais envolvidos em diferentes etapas de organização, a estrutura do trabalho em conjunto poderá ser muito mais simples e eficiente.

Auxiliar no direcionamento

Por meio do briefing, você entende qual é a finalidade de determinado serviço e assim, consegue eliminar possíveis gargalos do projeto que poderiam comprometer o resultado final.

Diminuir o retrabalho

Quando você aumenta a sua possibilidade de entregar o serviço de forma concisa, a chance de ter retrabalho e precisar fazer um novo projeto totalmente do zero se torna muito menor.

Aumentar a produtividade

Com as etapas já definidas, sua equipe fica otimizada e com isso, automaticamente acaba se tornando muito mais produtiva.

Principais erros na hora de criar um Briefing

Existem inúmeros erros recorrentes na criação de um briefing, e por isso, é fundamental evitá-los ao máximo para não comprometer os resultados das suas entregas. E não há forma melhor de evitar esses erros do que sabendo quais são eles.

Até aqui, você já entendeu a importância de ter essas instruções e suas vantagens. Agora, está na hora de saber quais são os principais erros do briefing:

• Tentar adivinhar o desejo do cliente;
• Tentar pensar como o cliente invés de perguntá-lo;
• Comprometer a entrega com pequenas mudanças;
• Repassar instruções erradas;
• Não ter um formulário definido previamente;
• Evitar reuniões;
• Não incluir colaboradores em conferências;
• Deixar de questionar sobre a finalidade do serviço;
• Esquecer de alinhar o briefing com o budget (orçamento) do cliente.

Considerando todos esses erros comuns, você, gestor ou empresário, deve se perguntar agora o que um briefing pode conter? Vamos responder essa pergunta no tópico seguinte.

O que deve conter no Briefing?

Cada briefing precisa ser feito sob medida, de acordo com o escopo do serviço e as necessidades específicas.

Porém, existem informações básicas e essenciais para um bom funcionamento do briefing, como os dados sobre o produto ou propósito da ação. Vamos nos atentar a esses alicerces do bom briefing e informações sobre cada etapa.

Com isso em mente, vamos mostrar como fazer um modelo.

Modelo de Briefing

Abaixo vamos apresentar um modelo básico de briefing:

1. Informações  do cliente

• Empresa: [nome da empresa do cliente];
• Representante: [nome do cliente];
• Histórico da empresa: [peça para contar a história da empresa contextualizando sobre o surgimento até a posição atual];
• Nicho: [segmento em que a empresa atua];
• Produto: [coloque aqui as principais informações do produto];
• Quem é o público-alvo/persona? [descreva quem é o público-alvo da empresa].

2. Descrição do projeto

• Objetivo: [coloque aqui o objetivo de fazer esse projeto];
• Budget: [coloque aqui o valor máximo a ser investido];
• Principal objetivo: [defina a principal meta almejada através do serviço a ser prestado];
• Entrega: [coloque aqui o prazo de entrega do projeto];

3. Concorrentes

• Quem são os concorrentes: [quais são os principais concorrentes no seu segmento];
• Diferenciais da empresa: [coloque aqui as características únicas da empresa];
• Quais desejos podem ser explorados? [coloque aqui quais são os pontos que podem gerar conversão e devem ser mencionados].

4. Mensagem que deseja passar com o projeto

• Mensagem: [coloque aqui a mensagem que o projeto deve ser passar];
• Benefícios: [coloque aqui quais são os principais benefícios que devem ser comunicados pelo projeto].

5. Informações adicionais

• Informações adicionais: [adicione dados ou informações relevantes   ao serviço a ser executado];
• Promoção: [adicione em quais lugares o produto vai ser promovido? Redes sociais? E-mail? Marketing? TV?].
  

A partir desse passo a passo, você pode adaptar este modelo de briefing ao serviço a ser executado por sua empresa e para ter ainda mais êxito na sua tarefa, preparamos um tópico inteiro dedicado a te ajudar.

5 dicas para ter sucesso com o Briefing do cliente

Agora que você já sabe as principais informações e tem acesso a um modelo com os principais questionamentos a serem feitos, é necessário estar atento a essas 5 dicas para ter sucesso com o briefing do cliente.

Não basta apenas copiar e colar, a maioria das vezes é preciso dar uma atenção especial para evitar possíveis transtornos. Além disso, cada caso pode ter uma necessidade especial.

1. Escolha o colaborador mais adequado

O atendimento responsável pela busca do briefing do cliente deve ter um perfil proativo, atencioso aos detalhes e principalmente comunicativo.

Com isso, este colaborador consegue entender as instruções passadas pelo cliente e não vai ter receios em eventuais perguntas.

Caso você não tenha nenhum colaborador que atenda este perfil, talvez seja necessário investir em cursos ou buscar por um novo colaborador com as qualidades necessárias para um bom atendimento.

2. Adapte o Briefing ao seu modelo de negócio

Como já falamos, o briefing não pode ser simplesmente copiado, colado, e preenchido de maneira superficial. Pelo contrário.

Agora que você sabe o que é, precisa torná-lo adequado ao seu modelo de negócio e educar o seu consumidor sobre a importância desta etapa.

Por exemplo, caso você atue no segmento de móveis planejados é indispensável ter um bom briefing do que o cliente espera. No entanto, alguns pontos são desnecessários e outros ainda mais importantes, como o objetivo da nova decoração, que seria a usabilidade dos novos móveis.

Não deixe escapar nenhuma informação que seja relevante ao seu negócio por não estar no modelo de briefing citado acima. Não esqueça que ele é um modelo com perguntas básicas para muitos negócios, mas nem por isso tudo será necessário ao seu segmento.

3. Faça uma reunião com o cliente para a definição do Briefing

As instruções do serviço a ser feito precisam estar claras e por isso reuniões com o cliente são mais que indispensáveis.

Mesmo que tenha acontecido uma breve conversa anteriormente, apenas uma reunião consegue alinhar a expectativa e a entrega.

Nós falamos em outro artigo como planejar uma reunião produtiva com o design thinking e a leitura tem tudo para ajudar você, gestor e empresário.

Ao marcar uma reunião com o seu cliente para falar sobre a definição do briefing, é possível ir além do preenchimento do formulário.

Isto significa que você ou o colaborador indicado pode notar detalhes que passariam despercebidos ou ainda pensar em questionamentos relevantes.

Com todos os pormenores alinhados em uma reunião, a assertividade do briefing é quase certa.

4. Seja participativo no processo de criação do Briefing

Nem todas as pessoas terão a sensibilidade que você, gestor e empresário, podem ter com o cliente. E por este motivo, é importante a sua participação no processo de briefing.

Considere participar das reuniões pontuais e cobrar feedbacks a respeito do processo de briefing. Tendo isso em mente, você pode ser mais participativo e garantir um olhar mais realista com relação à entrega.

Por exemplo: imagine que o colaborador realizou uma reunião somente entre ele e o cliente.

Após isso, o profissional responsável garantiu que uma entrega surreal poderia ser feita, já que desconhece as capacidades operacionais da equipe.

Isso não só compromete o resultado final, como também prejudica o alinhamento entre o serviço prestado e a expectativa do cliente.

Caso você estivesse na reunião, a situação poderia ser facilmente contornada com um adendo da sua parte.

5. Entenda que o Briefing não é unilateral

O briefing é fundamental por mostrar o objetivo de determinado produto ou serviço. Porém, nem sempre a estratégia apresentada pelo cliente é a melhor forma de executar e alcançar determinado objetivo.

Justamente por isso, muitos gestores enxergam como obrigação questionar o briefing inicial.

Por isso, sempre que você estiver participando do processo de briefing, se coloque como intermediador entre a proposta inicial e a melhor forma de executá-la.

Algo que facilita bastante para contrariar uma ideia não tão boa de maneira sútil, é realizar uma pesquisa de mercado e mostrar novos caminhos.

A partir do momento que o cliente aceita possibilidades inéditas, o caminho para convencê-lo é bem mais fácil.

Invista no seu negócio!

Você sabe o que é um planejamento estratégico? Ele se refere a um processo sistêmico que permite definir o melhor caminho a ser seguido por uma organização, para atingir um ou mais objetivos, dentro de um contexto previamente analisado.

Provavelmente você já ouviu falar bastante sobre isso, não é mesmo? Porém, sabemos que nem sempre é fácil gerenciar todo esse planejamento, então, pensando nisso criamos um planilha que pode te ajudar!

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