Você já se viu perdido em meio ao tanto de coisa que tinha que fazer? Ficou sem saber por onde começar? Ou talvez alguma vez não tenha conseguido cumprir uma deadline por falta de um planejamento estratégico?

Se você se identificou com alguma dessas situações, saiba que não está sozinho. Isso não é uma particularidade sua, também já aconteceu comigo!

Mas isso mudou quando comecei a criar cronogramas para minhas tarefas. E é sobre isso que irei escrever hoje.

E aí, você sabe o que é cronograma? Para que serve, ou como fazer? Se respondeu não para alguma dessas perguntas, continue lendo esse artigo e descubra.

 

O que é cronograma?

 

Para entender o que é cronograma, vamos à origem dessa palavra. Ela veio do grego, onde khronos significa "tempo" e gramma significa "algo escrito ou desenhado".

Ou seja, cronograma é uma representação, gráfica ou não, do tempo investido em determinada tarefa.

O cronograma é uma ferramenta de gestão que utiliza o conceito de organizar atividades. Pode ser utilizada tanto para gestão pessoal quanto para gerenciamento de projetos por exemplo.

Sua representação gráfica mais utilizada é na forma do diagrama de Gantt. Ele consiste na representação das tarefas em forma de barras em um eixo temporal. E sua principal vantagem é a facilidade de se observar as datas de início e término de cada uma das atividades.

 

Diagrama de Gantt

 

O diagrama de Gantt, também conhecido como gráfico de Gantt, é um gráfico utilizado para demonstrar o avanço temporal de um projeto.

Foi desenvolvido pelo engenheiro mecânico Henry Gantt em 1917, com objetivo de ser uma ferramenta de controle de produção. E, como já podemos observar, esse objetivo foi alcançado com extrema maestria.

Exemplos de gráficos de Gantt serão dados no desenvolvimento do cronograma.

 

Quais os objetivos do cronograma?

 

São inúmeros os objetivos do cronograma, então resolvi listar os que julgo mais relevantes, confira!

  • Identificar e organizar a sequência cronológica de atividades a ser executada para conclusão de um projeto;
  • Manter claro os prazos para entrega de cada tarefa;
  • Deixar evidenciado o atraso ou adiantamento da conclusão de toda atividade;
  • Auxiliar no controle com intuito de seguir o planejamento;
  • Prever com maior exatidão uma data para conclusão de um projeto.

Agora que você já sabe o que é cronograma e quais os seus objetivos, que tal aprender a criar um?

 

Como criar um cronograma?

 

Primeiramente, deverá ser realizado o escopo do projeto, para que assim não nos percamos nas atividades a serem desempenhadas. É importante saber exatamente o que o projeto abrange ou não.

Para isso, é interessante se desenvolver uma EAP (Estrutura Analítica do Projeto), com isso fica mais visível todas as atividades que devem ser desempenhadas, bem como qual atividade é dependente de uma outra atividade.

De posse dessa lista de tarefas, defina os prazos para entrega de cada uma dessas atividades e, se uma atividade depender do término de outra, defina também a data de início com base nisto. Agora, basta organizar todas essas tarefas em ordem cronológica de execução.

A revisão e a manutenção de um cronograma realista continuam sendo executada durante todo o projeto à medida que o trabalho avança. É possível realizar tudo isto manualmente ou com auxílio de alguma ferramenta. Nesse post irei apresentar como fazer em duas ferramentas.

 

Cronograma no MS Excel

 

Agora, vou te explicar como criar um cronograma no MS Excel. Como já mencionei, é preciso ter em mãos as atividades a serem executadas com as datas de início e o tempo de duração. Com isso, monte uma tabela.

A título de exemplo, montei a tabela a seguir para poder realizar o passo a passo da montagem do cronograma.

 

 

Neste exemplo, a empresa irá realizar um projeto de revisão do seu modelo de gestão. Perceba que a tabela tem duas séries: início e duração. São elas que garantem o deslocamento e comprimento das barras do cronograma.

Para inserir o gráfico, vamos selecionar todo o intervalo da tabela > Inserir > Gráficos > Barras > Barras empilhadas, e assim gerar o seguinte gráfico.

 

 

Temos que retirar o preenchimento da série “início”, pois ela é utilizada como se fosse uma coluna auxiliar. Podemos também excluir as linhas de grade e a legenda, bem como alterar a cor e estilo do gráfico de forma que fique visualmente agradável.

 

 

Para finalizarmos nosso cronograma, temos que inverter a ordem das atividades, pois nossa primeira atividade do cronograma deve ser o levantamento de dados.

Para isso, basta selecionar o eixo vertical > Clicar com o botão direito do mouse > Formatar eixo > Categorias em ordem inversa.

Ao fazer isso, teremos a alteração da ordem do nosso eixo vertical, ficando da forma usual:

 

 

Cronograma no MS Project

 

O MS Excel é muito utilizado para essa tarefa, porém, eu te indico o MS Project para tal tarefa, já que com ele o trabalho é simplificado. Basta definir as datas de início e a duração de cada atividade que o software gera o gráfico de Gantt automaticamente, sem o passo a passo apresentado para o excel.

Para desenvolver um cronograma no MS project é necessário entender o processo de análise das dependências, restrições entre tarefas, sequenciamentos, durações e recursos atribuídos.

Para esse processo existem algumas ferramentas e técnicas. Vamos a elas:

 

Análise da rede de cronograma

 

Para realizar essa análise, são utilizadas várias técnicas analíticas, tais como o método do caminho crítico, o método da cadeia crítica, análise “e se” e o nivelamento de recursos para calcular as datas de início e término mais cedo e mais tarde para as partes incompletas das atividades do projeto.

 

Método do caminho crítico

 

Esse método calcula as datas teóricas de início e término mais cedo e início e término mais tarde, para todas as atividades, sem se considerar quaisquer limitações de recursos, executando uma análise dos caminhos de ida e de volta através da rede do cronograma.

Em qualquer caminho da rede, a flexibilidade do cronograma pode ser medida pela diferença positiva entre as datas mais tarde e mais cedo, e é chamada de “folga total”.

Os caminhos críticos têm uma folga total igual a zero ou negativa e as atividades do cronograma que estão no caminho crítico são chamadas “atividades críticas”.

 

Método da cadeia crítica

 

Técnica de análise de rede do cronograma que modifica o cronograma do projeto para que se leve em conta a limitação de recursos.

O caminho crítico restrito por recursos é conhecido como a cadeia crítica. Já o método da cadeia crítica adiciona buffers de duração que são atividades sem trabalho do cronograma para gerenciar as incertezas. Esses buffers proporcionam uma folga no cronograma.

 

Análise do cenário “E se”

 

Esta é uma análise da pergunta “E se a situação representada pelo cenário ‘X’ acontecer?”.

O resultado desta análise pode ser usado para avaliar se o cronograma do projeto é praticável sob condições adversas e para preparar planos de contingência e de resposta para superar ou mitigar o impacto de situações inesperadas.

 

Aplicação de antecipações e esperas

 

Pode ser feito o adiantamento de algumas atividades e tempos de espera, conforme já explicado anteriormente.

 

Compressão do Cronograma

 

Encurtar o cronograma do projeto sem mudar o escopo do mesmo é a questão deste tópico. O objetivo disso é respeitar as restrições do cronograma, datas impostas ou outros objetivos do mesmo.

Existem dois principais métodos: Compressão e Paralelismo. No primeiro é feito um trade-off entre custo e prazo para saber como podemos reduzir o prazo com o menor custo.

Já no segundo é feita a alteração da execução sequenciada pela execução em paralelo das atividades.

 

Gerenciamento do Cronograma

 

O esquema a seguir sintetiza o funcionamento do gerenciamento do cronograma,  mostrando os inputs e análises a serem feitas antes de gerar o cronograma do projeto.

 

 

A entrada das atividades, durações e recursos na ferramenta de elaboração de cronograma gera um cronograma com datas planejadas para completar as atividades do projeto.

Assim, se determina as datas planejadas de início e de término para as atividades e marcos do projeto, como ilustrado na exemplo a seguir.

 

 

Saiba mais!

 

Agora que você já sabe o que é cronograma, qual a sua importância para a gestão de projetos e qual o procedimento para criar um, que tal aperfeiçoar o conhecimento adquirido com esse post?

Nós do Grupo Voitto, estamos disponibilizando gratuitamente nosso curso de Introdução ao MS Project para te ajudar nessa tarefa.

Além de criar cronogramas com maestria, gestores conseguem gerenciar recursos, avaliar orçamentos, medir o desempenho, analisar oportunidades e avaliar riscos utilizando essa ferramenta. Não perca essa oportunidade.

 


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