Para uma eficiente gestão financeira na empresa é necessário implantar alguns controles gerenciais, que forneçam um sistema gerador de informações que possibilite a efetivação do planejamento de suas atividades e controle de seus resultados. O controle das Contas a Receber fornece informações para tomada de decisões sobre um dos ativos mais importantes que a empresa dispõe, os créditos a receber originários de vendas a prazo.

Nossa planilha foi desenvolvida para você que está cansado de usar ferramentas complexas e de difícil preenchimento. É prática e fácil de usar e este manual irá te ajudar a dominá-la para que você possa controlar melhor suas contas a receber.

 

Faça junto com a gente!

 

Para você poder acompanhar este artigo de forma dinâmica, baixe a planilha agora mesmo e torne o seu processo de aprendizagem mais rápido! Basta clicar no botão abaixo:

 

 

Veja na vídeo-aula abaixo o funcionamento da planilha:

 

 

Entenda a Ferramenta

 

A planilha é dividida em 4 abas que são navegáveis pelo menu inicial:

 

 

Plano de Contas a Receber

 

Esta aba precisa ser customizada antes de utilizarmos a planilha, mas para isso precisamos entender os conceitos de Conta e Plano de Contas:

  1. Conta: é um nome técnico que identifica os elementos patrimoniais (bens, direitos e obrigações) e os elementos do resultado (receita e despesas).

  2. Plano de Contas: é a classificação da natureza das receitas ou das despesas de uma empresa. Permite uma organização para análise e tomada de decisão. De maneira bem simples, é uma lista que divide as principais contas da empresa em grupos e subgrupos.

É importante que você estabeleça os níveis de detalhamento de acordo com a realidade da sua empresa, mas com cuidado para não detalhar demais e acabar dificultando o trabalho de registro das receitas e das despesas.

No caso dessa planilha, só utilizaremos itens de receitas.

Esta aba é uma estrutura inicial, caso você ainda não tenha um plano de contas pronto. Ela está dividida em:

Receitas Diretas

  1. Receitas de Produtos

  2. Receitas de Serviços

Receitas Indiretas

  1. Receitas não-operacionais

Para cada subgrupo dessa estrutura, você precisa preencher com as contas relativas àquele grupo que de fato existem na sua empresa.

 

 

Esta aba consiste em duas colunas. A primeira coluna é bem simples. Para cada conta que existe, para fins contábeis, é importante que exista um número de referência para a mesma. Assim, basta seguir o padrão da planilha. Na segunda coluna você vai adicionar as contas de acordo com os subgrupos que estiver preenchendo. Para preenchê-la é preciso conhecer bem sua empresa.

 

Controle de Contas a Receber

 

Nessa aba serão inseridas todas as receitas da empresa. Esta aba funciona da seguinte forma:

No topo da planilha há botões que facilitarão a navegação na planilha através dos meses.

 

 

No espaço para cada mês, existem 6 colunas que devem ser preenchidas, cada uma com uma função específica:

  1. Data de Vencimento: onde você coloca o dia referente ao vencimento da conta que você terá que receber.

  2. Número de Referência: aqui você entra com o número de referência da conta que está na aba “Plano de Contas a Receber”.

  3. Item: o item a ser recebido já aparecerá automaticamente após inserir o número de referência, pois o item da conta já foi inserido na aba “Plano de Contas a Receber”.

  4. Valor: onde se coloca o valor a ser recebido referente ao item.

  5. Status: Indica se o valor foi recebido ou não. Esse item é essencial para a análise do Fluxo de Caixa.

  6. Situação: Essa coluna também não precisa ser preenchida. Caso o prazo que você preencheu no item 1 (Data de Vencimento) já tiver passado e o status estiver como “não recebido”, você receberá a informação de que essa conta está vencida. Caso faltem 7 dias ou menos, você é avisado que o prazo está próximo. Se o pagamento for efetuado e mudar o status para recebido, ela se altera também.

 

DRE

 

Com as abas “Plano de Contas a Receber” e “Controle de Contas a Receber”, a aba DRE já será preenchida automaticamente. No entanto, caso seja adicionada alguma linha no Plano de Contas, também é preciso adicionar uma linha nesta aba. Também é importante não esquecer de “puxar” as fórmulas para as linhas adicionadas, para que os números apresentados sejam os corretos.

Nesta aba você poderá acompanhar o total de contas a serem recebidas mês a mês de cada critério.

 

 

Fluxo de Gastos e Gráfico

 

No fluxo de gastos você terá uma resposta fidedigna de quanto já recebeu de fato, diferente da DRE que você tem a informação das contas a serem recebidas dos meses.

Esta tabela será preenchida automaticamente após o preenchimento completo da aba “Controle de Contas a Receber”. Todos os itens que estiverem marcados, na coluna “status”, como recebidos, são automaticamente puxados para essa aba:

 

 

A linha “Receitas Recebidas” mostra o valor das contas JÁ RECEBIDAS no mês. A linha “Acumulado” mostra o valor total recebido até aquele mês, desde Janeiro. Por fim, a linha “Variações das Receitas” exibe a variação entre o mês e o mês anterior das despesas pagas.

Abaixo, temos exibidos os valores totais das Contas a Receber e Total de Contas Recebidas no ano. No exemplo abaixo, vemos que a empresa não recebeu todas as receitas que deveria.

 

 

Os gráficos abaixo discriminam estes valores mês a mês, a fim de facilitar o controle das contas:

 

 

Os próximos gráficos em pizza mostram a divisão das receitas. No primeiro, por receitas diretas e indiretas e, no segundo, divisão por tipo de receitas.

 

 

Viu como é fácil?

 

Fazer um controle de contas a receber pelo Excel pode ser bem fácil com essa planilha pronta, não é mesmo? Entretanto, pode parecer um pouco mais difícil para quem ainda não domina o excel. Mas fica tranquilo que a Voitto te ajuda! 

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