Um plano de ação, também conhecido como plano de gestão, ou plano de atividades, é uma ferramenta de acompanhamento de atividades para se alcançar metas e objetivos, utilizado no planejamento estratégico das organizações.

Mas, o plano de ação não se resume só a isso.

Quer saber mais? Então veja tudo o que você vai conferir nesse texto:

  • O que é um plano de ação?
  • Qual a importância do plano de ação?
  • 3 ferramentas mais importantes do plano de ação;
  • 5 passos de como elaborar um plano de ação.

Preparado(a) para saber mais sobre o que é um plano de ação? Continue a leitura!

 

O que é um plano de ação?

 

Um plano de ação é uma forma organizada de se alcançar metas e objetivos.

Mas, como isso é feito?

Basicamente, o plano de ação é um documento no qual o gestor fará um plano detalhado sobre o que precisará ser feito.

Isso inclui elaborar um cronograma de quais atividades serão realizadas, quem será o responsável de cada uma e como está o andamento do projeto, para, assim, poder alcançar o objetivo de forma assertiva.

De forma geral, a construção de um bom plano de ação auxilia o trabalho do gestor para gerir uma organização e delegar atividades.

Agora que você já sabe o que é documento, explicaremos o porquê dele ser tão importante! Descubra no próximo tópico!

 

Qual a importância do plano de ação?

 

Como você viu no tópico anterior, o plano de ação é uma ferramenta essencial para gerir as tarefas de uma empresa.

Mas não só isso, esse documento também é peça-chave no processo de tomada de decisão no âmbito estratégico.

Por isso, você provavelmente não vai encontrar nenhuma empresa que alcançou suas metas e objetivos sem ter feito planos estratégicos, táticos e operacionais bem definidos.

Os planos de ação são importantes porque, além deles visarem os melhores resultados de uma organização, eles promovem a gestão de tempo e de tarefas de maneira eficiente, fazendo com que a empresa cumpra com os prazos estabelecidos.

Portanto, os planos de ação proporcionam:

  • Alcance grandes resultados;
  • Ascensão na carreira; 
  • Realização de metas e objetivos com efetividade.

 

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Agora que você já viu qual é a importância de se traçar planos de ação em uma organização, você vai conferir quais ferramentas você pode utilizar para te auxiliar na criação desses planos.

Confira!

 

3 ferramentas mais importantes do plano de ação

 

Usar mecanismos nos processos de gestão empresarial é fundamental para potencializar o plano de ação. Nesse caso, vamos te apresentar as principais e mais famosas ferramentas utilizadas para a criação desses planos de atividades.

Vamos nessa?

 

5W2H

Talvez a ferramenta mais conhecida dentre as ferramentas de planos de ação é a 5W2H. Ela é formada por sete questões definindo o que será feito, porque, onde, quem irá fazer, quando será feito, como e quanto custará.

Ela permite compreender um problema ou oportunidade de melhoria sob diferentes perspectivas por meio das seguintes perguntas:

5W2H

 

Metas SMART

Metas SMART é o nome de uma metodologia que tem como principal função definir os objetivos dos planos de ação, visando orientar pessoas e empresas de forma mais clara e direta.

O seu nome é uma abreviação das letras iniciais das palavras em inglês: específico (Specific), mensurável (Measurable), atingível (Attainable), relevante (Relevant) e temporal (Time based).

Metas SMART

 

PDCA

O ciclo PDCA é outra ferramenta importantíssima e muito famosa que provavelmente você já deve ter ouvido falar sobre. O nome PDCA também é uma sigla formada pelas letras iniciais de palavras em inglês, definindo um sequenciamento de etapas: planejar (Plan), executar (Do), controlar (Control) e agir (Act).

Portanto, pode-se dizer que ela é uma ferramenta de gestão da qualidade que tem como objetivo promover a melhoria contínua dos processos.

PDCA


Agora que você já conhece essas ferramentas, talvez você esteja se perguntando como se elabora um plano de ação? Acertei? Então, vem comigo que vamos explicar todos os detalhes!

 

5 Passos de como elaborar um plano de ação

 

Os 5 passos para elaborar um plano de ação são: iniciação, planejamento, execução, monitoramento e encerramento. Explicamos logo abaixo um pouco mais de cada etapa:

 

1. Iniciação

 

Nessa etapa, é importante frisar que nenhum projeto começa sem um objetivo definido e bem fundamentado.

Portanto, o primeiro passo para você ter sucesso no seu projeto, é você ter em mente onde você quer chegar no final e, para isso, ter os seus objetivos traçados e definidos. Dessa forma, o caminho para chegar até eles será iniciado.

 

2. Planejamento

 

Depois de ter definido os objetivos, é hora de planejar! Há quem goste mais dessa etapa, porque é nela que vão ser estruturadas as atividades, os recursos para executá-las, os responsáveis e os prazos para cada uma delas.

É também nessa fase que você vai pensar estrategicamente para o cronograma planejado ser realista e condizente com a realidade da empresa.

Dessa forma, deve ser criado o escopo do projeto e listados todos os recursos necessários para cada etapa ser realizada. Além disso, é fundamental fazer um plano dos custos e riscos, mesmo que a chance de acontecerem sejam mínimas (afinal, você não vai querer que aconteça nenhum imprevisto, né?).

 

3. Execução

 

Essa etapa se resume a: siga tudo o que foi planejado na última etapa!

Parece até simples, né?

Mas só será simples mesmo se você tiver feito a última etapa de forma eficaz.

Seguindo as medidas projetadas no planejamento, a ideia aqui é ir registrando todas as etapas conforme o projeto for executado. Por exemplo, o consumo de orçamento deve ser registrado para que o gestor possa analisar se a projeção de custos será suficiente.

No caso de ter uma diferença evidente entre o valor projetado e o real, é papel do gestor analisar isso para partir para a próxima etapa. 

 

4. Monitoramento

 

Seguindo a mesma linha do exemplo da etapa anterior, se houver uma discrepância entre o custo projetado e o real, é na fase de monitoramento que devem ser consideradas as possibilidades de ajuste.

Portanto, é nessa fase que serão listados erros, imprevistos e promover a validação do projeto. Uma vez que alguma falha for identificada, o gestor deverá identificar suas causas e propor soluções para ela.

 

5. Encerramento

 

A última fase é de suma importância para que nada que tenha ocorrido antes se perca. 

É nessa fase que será revisto todo o trabalho feito e mensurado os resultados, visando sempre os objetivos finais traçados. 

Dessa forma, tudo deverá ser documentado (incluindo erros e aprendizados) para fazer o acompanhamento e também servir de gestão do conhecimento para os colaboradores. 

 

Dica bônus!

 

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Você deve ter percebido nesse artigo que os planos de ação são primordiais para uma empresa atingir seus objetivos.

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