Aprenda a utilizar o Power BI Report Builder para criar relatórios paginados!

Nesse artigo você entenderá o que é Power BI Report Builder, como funciona e como utilizá-lo a favor da sua própria empresa.

Thiago Coutinho 06/12/2021 - 6 mins de leitura


Muita informação é descartada ou cortada ao imprimir grandes tabelas no Microsoft Power BI. Porém, a própria Microsoft criou uma solução para isso, o Power BI Report Builder.

Caso você tenha se interessado em gerar relatórios paginados através do Report Builder, fique aqui conosco, separamos alguns tópicos para ajudar você a entender melhor sobre o assunto, sendo eles:

  • O que é Power BI Report Builder?
  • Para que serve o Report Builder?
  • Como utilizar o Power BI Report Builder?

Vamos à leitura?


O que é Power BI Report Builder?


O Power BI Report Builder é uma ferramenta da Microsoft que permite criar relatórios. Sua principal função é construir relatórios de maneira autônoma e que podem ser  completamente impressos sem perda de informação, esses relatórios são chamados de relatórios paginados.

O relatório é uma análise de dados vinda de um enorme banco de dados no Power BI Report Builder,são informações sobre:

  • Azure Analysis Services
  • Azure SQL database and Data Warehouse
  • Oracle
  • Power BI Datasets
  • SQL Server
  • SQL Server Instances
  • Teradata

Além de podermos gerar os relatórios através do Power BI Report Builder e publicá-los no Power BI Service e no Power BI Report Server. O Software tem a opção para visualizarmos os relatórios enquanto eles são construídos, não sendo necessário sua publicação.

Além disso, o Power BI Report Builder nos permite modificar os relatórios SSRS (SQL Server Reporting Services) usando o Report Designer do SQL Server Data Tools (SSDT).


Principais recursos do Power BI Report Builder

Entre os vários recursos desta ferramenta, destacam-se:

  • Possível obter relatórios de várias fontes de dados,
  • Podemos utilizar filtros, grupos, classificação de dados e fórmulas
  • Também é possível utilizar alguns recursos interativos, como por exemplo, relatórios detalhados, mapas de relatórios e parâmetros para filtrar a forma de visualização dos dados.

Para que serve o Report Builder?


Como já podemos observar, o objetivo da ferramenta é gerar relatórios paginados de maneira simplificada para os usuários de Power BI.

O principal benefício e diferença dos relatórios paginados é que você pode imprimir todos os dados disponíveis na tabela do relatório, sendo uma ótima forma para estruturar um relatório impresso.

Se houver muitos dados na tabela e você precisar rolar a tabela para exibir todos os registros no relatório não paginado do Power BI. Ao imprimir este relatório não paginado, você só poderá imprimir os dados que estão visíveis ou foram vistos na página. Quaisquer dados ocultos na barra de rolagem não serão impressos. 

No entanto, ao usar a ferramenta Report Builder para a criação de um relatório paginado para os mesmos dados da tabela, será possível imprimir todos os dados disponíveis na tabela do relatório. Sendo este, um grande diferencial dos relatórios paginados.

A mesma coisa acontece quando precisamos exportar o relatório para PDF. Através de relatórios paginados, é possível exportar todos os dados disponíveis na tabela para o formato de PDF. Ao contrário de quando usamos relatórios criados diretamente a partir do Power BI Desktop.

Podemos dizer que um relatório A3 se assemelha bastante a um relatório paginado, pois ele consegue apresentar diversas informações em um simples documento feito em uma folha A3 para a resolução de problemas nas mais diversas áreas.

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Como utilizar o Power BI Report Builder?


Para começar a usar o Power BI Report Builder é necessário fazer o download da aplicação clicando aqui e também do Power BI Desktop através da loja da Microsoft. Depois de instalado a seguinte tela será apresentada ao usuário.



Vale ressaltar que é interessante ter um conhecimento em Power BI para criar um relatório no Report Builder, uma dica é procurar por cursos de Power BI na internet, existem vários que são voltados para o público iniciante.


1. Abrindo a base de dados do Excel


O Report Builder não nos permite carregar um arquivo diretamente do Excel para criar relatórios paginados, porém, sabemos que grande parte das empresas usam este software como base de dados para preparar seus relatórios.

Desta forma, precisaremos carregar nosso arquivo Excel no OneDrive. Vá até o arquivo do excel no OneDrive, clique em “abrir” e após, “abrir no aplicativo”.

Em seguida, com o aplicativo aberto, clique em “arquivo” e em "informações". Será apresentado a você o caminho web do arquivo em Excel, guarde este caminho!


2. Conectando o caminho do arquivo em Excel ao Power BI


Precisamos conectar o caminho salvo no passo anterior ao Power BI. Para isso, você pode conectar seu relatório ao servidor Power BI. Vá até o Power BI Desktop, clique em “obter dados” e selecione a opção “web”.

Cole o caminho que você copiou do Excel. Para que funcione da maneira correta, o final do link precisará conter um “.xlsx”. Remova todo o texto que você vê após a extensão.


3. Verificar e alterar os dados


É possível clicar na fonte enquanto visualiza os conjuntos de dados e faz alterações. Sendo assim, podemos realizar diversas alterações com base nas nossas necessidades.

Procure manter apenas as informações que são relevantes, removendo linhas e colunas que não serão necessárias para criar o relatório paginado.

Após isso, basta fechar, salvar e publicar o relatório no Power BI Server.


4. Agora dentro do Power BI Power Builder


Siga as seguintes etapas:

  • Clique em “Blank Report” para começar um relatório em branco;
  • Clique com o botão direito sobre “Data Sources” dentro do report builder;
  • Clique na opção “Add Power BI Dataset Connection”;
  • Seleciona o Workspace no qual o modelo de dados foi publicado;
  • E por último, selecione o conjunto de dados desejado.

5. Criação do conjunto de dados


Agora que já temos a base de dados carregadas no Power BI Report Builder, precisamos criar nosso conjunto de dados para o relatório.

Para isso, clique com o botão direito sobre “Datasets” e em seguida, clique em “Add Dataset”.

Crie um nome para seu conjunto de dados, dentro do campo “Query Type”, você poderá criar os campos de dados com os quais você queira que esteja presente no relatório.

Após selecionar todos os campos, você poderá arrastá-los para a área de “Query: “ vazia. Clicar em qualquer caixa, irá lhe apresentar detalhes das relações e os parâmetros dos dados.

Adicione os parâmetros de acordo com a necessidade do relatório e clique em OK.

Finalmente agora, seu relatório está pronto para a impressão ou para exportar em PDF.

Atualmente, devido a alta competitividade dos mercados, não existem mais espaços para decisões baseadas em "achismos''.

Tendo isso em vista, muitas empresas utilizam o PowerBI como uma ferramenta para a análise dos dados obtidos, para que, no fim, sejam capazes de ter grande assertividade nas suas decisões.

O PowerBI então, é como um guia para tomada de decisões assertivas baseadas em dados. E fica fácil entender porque cada dia mais empresas utilizam esse software.

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