Atualmente o termo mentoria, do inglês “mentoring” vem se difundindo bastante dentro das organizações quando o assunto é difundir o conhecimento. Mas será que você realmente sabe o que é um programa de mentoring? Para que ele serve? Quais suas vantagens e como implementar?

Se você não sabe quais as respostas para essas perguntas, continue lendo esse artigo e descubra.

Existem diversos tipos de programas de mentoring, com o mais variado leque de temas, nesse artigo vamos sanar todas essas questões e ainda apresentar um passo a passo de como desenvolvê-lo na sua empresa.

 

O que é mentoring?

 

O programa de mentoring é uma ferramenta de desenvolvimento profissional e consiste em uma pessoa experiente ajudar outra menos experiente.

O Master Black Belt por exemplo, é o responsável por mentorar os Black Belts e os Green Belts em seus projetos, contribuindo com um suporte metodológico e com suas experiências para a melhoria e alcance dos resultados.

Mas então, como montar um programa de mentoring? É de extrema importância que todo o programa seja previamente pensado minuciosamente em todas as suas etapas, do começo até o fim.

 

Os passos para implantar o Mentoring

 

Para obter sucesso no programa é essencial que esteja bem definido os seus objetivos. Por exemplo; o objetivo pode ser promover uma integração mais rápida dos novos colaboradores, como pode ser simplesmente difundir o conhecimento de uma determinada pessoa ou área da organização.

Deve-se também definir supervisores de relacionamento. São eles que acompanham a interação entre mentor e mentorado ao longo do programa de mentoring.

Depois de ter a equipe definida, deve-se preparar minuciosamente o planejamento do programa, ou seja, quantos pares de mentor e mentorado o programa vai ter? Como identificar os mentores e mentorados? Qual o plano de trabalho? Como será a comunicação do programa? Em que pontos do processo será feito avaliação da efetividade do programa?

Mentorados são facilmente identificados na organização, são as pessoas que querem e que precisam se desenvolver em determinada área de conhecimento. Já os mentores não são tão facilmente identificados, estes devem ser procurados na organização em função das necessidades dos mentorados.

A capacitação dos mentores e dos mentorados não é igual, os mentores devem aprender técnicas e ferramentas que os auxilie na transmissão de suas informações, enquanto que os mentorados são treinados para que aproveitem ao máximo o treinamento.

A formação dos pares é uma etapa muito delicada e de suma importância para o sucesso do programa de mentoring. Uma técnica bem interessante para essa seleção consiste na aplicação de formulários e entrevistas com intuito de identificar suas características comportamentais e o que cada um pode oferecer para o programa.

Assim se gera uma base de dados com informações suficientes para serem cruzadas a fim de formar pares mentor e mentorado onde o mentor supra as necessidades do mentorado e vice-versa, mitigando assim os erros de formação.

Depois disso, todos os colaboradores envolvidos devem ser treinados para que se relacionem da maneira mais produtiva para a organização, visando atender as metas traçadas.

Neste momento a equipe de supervisores definida no começo do programa deve supervisionar todo esse processo de interação mentor e mentorado, para que possam realizar de forma mais concisa os ajustes necessários para obter o sucesso do programa.

Por fim, se faz necessário a avaliação nos momentos previamente definidos. O ideal é que se tenha avaliação feita pelos supervisores, pelos gestores dos mentorados, pelos mentores e mentorados, e avaliação feita pela própria organização a fim de medir essa efetividade.

 

Mentoring em Lean Seis Sigma

 

Lembra do exemplo de mentoring que mencionei no começo deste artigo? Então, é nele que vamos aplicar todo esse passo a passo para montar o programa de mentoring para projetos Lean Seis Sigma.

Temos que ter em mente sempre o objetivo desse projeto, auxiliar os belts na realização de seus projetos. Neste processo, o mentor será o Master Black Belt, e os mentorados serão os demais Belts.

O Master Black Belt deve então se basear nas etapas do método DMAIC para estabelecer encontros periódicos com os Green e Black Belts, tendo sempre em mente o objetivo e a duração de cada encontro.

O mentor deve agendar com antecedência todas essas reuniões de mentoria com seus mentorados e, definir critérios de avaliação para acompanhar cada etapa. O Master Black Belt deve se atentar para manter os encontros produtivos, contribuindo assim com a melhoria dos projetos.

Para te ajudar a montar seu próprio programa de mentoring, elaboramos um passo a passo focado na mentoria para programas Lean Seis Sigma utilizando o método DMAIC, confira.

 

Definição

 

A reunião focada em auxiliar a primeira fase do método, tem como objetivo analisar se os passos dessa etapa foram cumpridos, ou seja, avaliar a existência de uma definição clara do escopo do projeto, avaliando o histórico do problema, o processo onde ocorre e acordando os principais pontos do projeto através do contrato do projeto.

A fim de nortear sua reunião, elaboramos sugestões de perguntas a serem realizadas:

1. O líder do projeto entende qual é o impacto deste projeto para a organização?

2. O histórico do problema foi analisado?

3. A memória de cálculo dos ganhos foi aprovada?

4. O contrato do projeto foi preparado e aprovado?

Alguns encaminhamentos devem ser atentados pelo mentor, tais como revisar com o mentorado os passos da próxima etapa e apresentar pontos de melhoria de acordo com o que já foi executado no projeto e foi apresentado até o momento.

 

Medição

 

Neste momento deve-se analisar se os passos dessa etapa foram cumpridos: análise do fenômenos e do processo, conhecimento do estado atual do processo, levantamento das causas potenciais do problema e análise quantitativa da base de dados.

As principais perguntas a serem realizadas nessa reunião são:

1. Foi elaborado o mapa de processo/fluxograma a ser analisado?

2. Foram identificados as variáveis que influenciam no processo?

3. Foram avaliadas as alternativas de coletar novos dados ou usar dados já existentes?

4. Foram estratificados os dados do problema em função das variáveis levantadas (X's)?

5. Foram utilizadas corretamente as ferramentas estatísticas descritivas?

 

Análise

 

Para avaliar se os passos dessa etapa foram cumpridos, deve-se observar se foram identificadas as causas raízes que afetam o processo de forma significativa e geram variabilidade no resultado de interesse. Comprová-las, com fatos e dados, utilizando gráficos, análise estatística e ferramentas qualitativas.

As principais perguntas a serem realizadas nessa reunião são:

1. As causas raízes dos problema foram adequadamente identificadas e priorizadas?

2. As ferramentas estatísticas utilizadas foram as mais adequadas?

3. As causas raízes identificadas suportam o alcance da meta?

 

Melhoria

 

O objetivo é analisar se os passos dessa etapa foram cumpridos: proposição, priorização, teste e execução das soluções para o problema. Além disso, iniciar o processo de avaliação dos resultados que o projeto vem gerando.

As principais perguntas a serem realizadas nessa reunião são:

1. Foram priorizadas soluções para eliminação das causas raízes?

2. As partes interessadas à implantação do projeto foram comunicadas?

3. Foram executados experimentos para testar as soluções identificadas?

4. As ações propostas foram implementadas?

5. As ações propostas foram eficazes para a resolução do problema?

6. Foi elaborado um novo Mapa de Processo?

 

Controle

 

Nesta fase o objetivo é analisar se os passos dessa etapa foram cumpridos: monitoramento dos resultados alcançados após a implementação das melhorias, estabelecimento de controles que garantam a sustentabilidade dos resultados, definir o “dono do processo” e como será monitorado processo no dia a dia.

As principais perguntas a serem realizadas nessa reunião são:

1. Foi criado e implementado o plano de monitoramento e sustentabilidade dos resultados?

2. As melhorias do processo foram padronizadas e incorporadas a rotina?

3. As pessoas envolvidas no processo foram treinadas nos novos padrões?

4. Foi avaliado e validado o retorno do impacto financeiro do projeto pela Controladoria?

5. O resultado do projeto foi validado pelo dono do processo?

6. Foi desenvolvido e documentado o sumário executivo do projeto?

Vale lembrar que além de todas essas sugestões de perguntas apresentadas para cada etapa do método DMAIC, é de suma importância o mentorado sair de cada reunião com uma questão bem clara: O que deve ser realizado até o próximo encontro!

 

Master Black Belt: quer se tornar um?

 

Viu como não é difícil montar um programa de mentoring? Basta seguir o passo a passo apresentado neste artigo e ter muita organização e disciplina.

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