Antes de começar qualquer atividade na vida, precisamos nos preparar bem. Seja para uma corrida ou para uma apresentação no trabalho, os cuidados iniciais são essenciais para garantir que tudo será feito de forma satisfatória. O mesmo vale para um projeto de consultoria.

Sem esses cuidados iniciais, o projeto está fadado ao fracasso. Comunicação é o ponto principal, e veremos que é sua equipe precisa ter a mesma percepção sobre o projeto que você tem, para que eles saibam exatamente o que estão fazendo e quais as aspirações do cliente.

Só para você ter uma ideia, segundo o PMI Brasil (Project Management Institute Brasil) levantou em uma pesquisa com 300 empresas, 76% dessas apontam a falha na comunicação com o principal motivo para um projeto fracassar.

Mas então, quais são os cuidados iniciais necessários para garantir que o projeto de consultoria terá sucesso?

 

Seleção e preparação da equipe

 

Essa é uma etapa fundamental de um projeto de consultoria, pois toda a elaboração e aplicação do projeto depende da equipe que está envolvida nele. O seu projeto será tão bem sucedido quanto a soma das competências de cada membro da equipe.

Nessa etapa você deverá selecionar a equipe e apresentar qual é o objetivo macro do projeto juntamente com seu marco e indicador de acompanhamento. É imprescindível que todos conheçam bem o objetivo para que saibam exatamente o que estão buscando e pelo que estão trabalhando.

Depois de apresentado o objetivo, deve ser apresentado quem é o cliente, a empresa como um todo, o que foi observado da cultura e do dia a dia. Lembre-se de que o cliente é o centro de tudo, então toda informação sobre ele deve ser de conhecimento de todos envolvidos no projeto de consultoria.

Seguindo, é necessário expor para a equipe as análise realizadas durante a fase de desenvolvimento da proposta para garantir uma comunicação clara e eficiente. E a última etapa na apresentação do projeto à equipe é apresentar o cronograma, o prazo das entregas e como decorrerá a execução desse projeto.

Terminada a exposição do projeto e garantido o nivelamento da informação, precisamos definir qual o modelo de trabalho que será posto em prática. Começamos definindo qual será a rotina do consultor. Por exemplo, quanto tempo ele trabalhará in loco e quanto tempo ele trabalhará no escritório?

Outro ponto a ser definido é o modelo de entrega. Será por meta? Ou tempo, como a cada semana? Também deve entrar no modelo de trabalho a periodicidade de reuniões, ou seja, de quanto em quanto tempo haverá uma reunião para o alinhamento das informações concernentes ao projeto.

Precisamos estabelecer qual será o modelo de comunicação desse projeto de consultoria. Quais plataformas serão utilizadas para a transmissão das informações? E qual a frequência desses repasses? É preciso que todos os stakeholders (partes interessadas) sejam muito bem definidos nessa etapa.

Feito isso, basta alinhar as responsabilidades de cada membro da equipe através de um modelo de divisão de tarefas, estipulando quem será encarregado de fazer a comunicação com o cliente, além de definir os compromissos do consultor para com o projeto.

É muito importante que você avalie o perfil de cada pessoa. É muito mais simples desenvolver capacidades técnicas do que comportamentais, e esse é o motivo pelo qual muitas empresas acabam contratando profissionais pelas suas habilidades técnicas, mas o despede pelo seu comportamento. Baseado nisso, analise bem para selecionar pessoas comprometidas de fato com o projeto.

Você também pode fazer uso de competências específicas de certo profissional. Se um consultor tem expertise na área de mineração, ele é ideal para trabalhar com uma empresa dessa área. Isso certamente agregará bastante valor para o cliente, além de facilitar as comunicações no projeto, que como já vimos, é crucial para o sucesso do projeto.

 

Consolidação das informações essenciais

 

Depois da seleção e preparação da equipe, precisamos consolidar as principais informações do projeto. Para isso, podemos dividir essas informações em quatro focos: cliente, dados, projetos realizados e benchmarks.

 

Cliente

 

A equipe também precisa ter uma percepção equivalente a sua sobre o cliente:

  • Realizar breve apresentação das percepções coletadas;
  • Pesquisar no site da empresa;
  • Pesquisar notícias na web;
  • Estimular a leitura de relatórios públicos.

 

Dados

 

Os dados da empresa são os principais insumos para a produção de conhecimento e insights para o projeto.

  • Disponibilizar a base de dados;
  • Estimular a anotação de insights durante os estudos;
  • Não apresentar a forma como você trabalhou os dados.

 

Projetos realizados

 

As experiências e referências internas são um ótimo ponto de partida para o projeto.

  • Estudar o desenvolvimento técnico de soluções semelhantes;
  • Avaliar a gestão do conhecimento sobre a gestão dos projetos;
  • Discutir sobre as dificuldades e imprevistos dos projetos;
  • Anotar tudo que for pertinente dos estudos para utilizar no projeto.

 

Benchmarks

 

Há muito conhecimento fora da sua fronteira, é importante utilizar da pesquisa e de contatos para aumentar o leque.

  • Estudar cases de empresas do setor;
  • Buscar e estudar artigos sobre a indústria e o segmento;
  • Conversar com pessoas que tenham experiência no setor;
  • Buscar professores especialistas no segmento;
  • Ler livros que tratem sobre a solução proposta.

 

Levantamento e análise dos riscos

 

“Risco é evento ou condição incerta que, se ocorrer, terá um efeito positivo ou negativo sobre pelo menos um objetivo do projeto.” PMBOK, 6ª edição.

 

Fazer um levantamento dos riscos e analisá-los é fundamental para um projeto de consultoria. Em qualquer projeto, sempre teremos riscos inerentes e riscos causados por premissas. Toda vez que assumimos algo como certo, ou seja, uma premissa, estamos assumindo um risco também.

Se você quiser aprender mais sobre essa importante área do gerenciamento de projetos, não deixe de conferir nosso artigo sobre Gerenciamento dos Riscos. Nele você aprenderá sobre análise SWOT, matriz probabilidade x impacto, entre outros métodos e características da análise de riscos.

 

Análise de stakeholders

 

Para analisar os stakeholders, primeiro é necessário entender quem são eles. Segundo o PMBOK, os stakeholders de um projeto são pessoas, grupos ou organizações que podem impactar ou serem impactados por uma decisão, atividade ou resultado do projeto.

Depois de determinado quem são as partes interessadas, devemos classificá-las. Para isso, dispomos de algumas formas diferentes de fazer essa classificação. O diagrama abaixo pode ilustrar melhor isso:

 

 

Por exemplo, se quisermos classificar de acordo com o grau de poder/interesse, temos um gráfico do tipo:

 

 

Ao relacionar determinado stakeholder dessa forma, você poderá decidir qual a melhor atitude para com essa parte interessada.

 

Saiba mais!

 

Agora que você aprendeu os cuidados iniciais que deve tomar num projeto de consultoria, o que acha de melhorar ainda mais seu conhecimento? Para isso, a Voitto traz até você o curso Formação de um Consultor. Torne-se um consultor completo e dê um upgrade na sua carreira!