RPA: um novo caminho para tornar sua empresa ainda mais eficiente!

A automação robótica de processos, RPA, define um conjunto de tecnologias cujo objetivo é automatizar processos em uma empresa visando acelerar suas execuções e aumentar a produtividade.

Diferentemente do imaginário comum, incentivado por filmes como a consagrada série “De volta para o Futuro”, a utilização de robôs para automatizar processos tampouco tem a ver com robôs físicos realizando atividades.

Em geral, no RPA, tratamos de robôs “virtuais”, algoritmos rodando em um servidor ou integrados em alguma ferramenta executando atividades repetitivas e burocráticas, direcionando seu capital humano para a execução de atividades estratégicas.

Segundo pesquisa divulgada pela McKinsey & CO, 30% das atividades executadas pelas organizações são operacionais e poderiam ser automatizadas com o uso de algoritmos.

Desse modo, a tendência crescente na busca por uma maior eficiência e produtividade, aliadas aos benefícios da transformação digital e a automação de processos, tem se tornado grandes ferramentas para tornar as empresas ainda mais competitivas.

A seguir veremos algumas vantagens que o uso do RPA pode trazer para sua empresa.

E quais as vantagens da automação de processos?

Processos realizados de forma manual tem uma chance de erro muito maior do que processos padronizados e automatizados. O RPA traz para as empresas uma maior assertividade e rapidez na realização das suas atividades.

Contudo, a otimização da produtividade se dá não apenas pela rapidez e assertividade trazidas pela automação, mas também pela oportunidade da empresa focar seus esforços em atividades mais estratégicas.

Com isso é possível descobrir novas oportunidades e identificar gargalos que muitas vezes podem passar despercebidos dada a quantidade de demandas que precisam ser trabalhadas.

Além disso, o uso da tecnologia permite uma maior integração entre sistemas. Desta forma, as análises se tornam mais facilitadas e bem estruturadas. A centralização das informações permite a realização de auditorias e uma visão ampla de todas as atividades realizadas.

Diferentemente dos seres humanos, os robôs de RPA não são afetados pela exaustão e excesso de informações.

Por consequência, temos uma redução de custos relacionados à geração de informações inconsistentes e prejuízos operacionais.

Ainda, ao eliminar tarefas operacionais desnecessárias e tornar seu negócio mais escalável, a empresa ganha flexibilidade para investir em novos projetos.

Deste modo, os testes e mudanças nos processos atuais se tornam menos traumáticos e seus protótipos podem ser desenvolvidos de forma ainda mais acelerada.

Agora que você já conhece alguns dos benefícios do RPA, vamos descobrir onde essas estratégias podem ser aplicadas.

E onde posso aplicar as estratégias de RPA?

De modo geral, qualquer tarefa que possa ser padronizada pode ser automatizada, completa ou parcialmente. Veja, a seguir, alguns exemplos de atividades que podem ser automatizadas:

●     Conectar-se com diferentes fornecedores para registro do recebimento de materiais;

●     Processos com grande complexidade de execução e volume de erros;

●     Extração de dados de diferentes sistemas visando a centralização das informações da empresa;

●     Processos com tarefas repetitivas, em geral;

●     Envio e recebimento de e-mail padronizados;

●     Gerenciamento de eventos empresariais;

●     Captura de documentos, validação de dados e identificação de erros operacionais

●     Dentro vários outros!

Contudo, mesmo com muitos benefícios e aplicações, a maior dúvida dos gestores é sobre como devem iniciar as automações. A seguir vejamos algumas dicas.

Ótimo! Mas… Por onde começar?

Antes de realizar qualquer mudança é muito importante que a empresa se debruce sobre quais processos devem ser automatizados.

Se um processo necessita de um contato pessoal, como uma negociação, e um senso crítico para ser realizado, este não deve ser automatizado.

Uma diferença importante a ser esclarecida é que RPA e Inteligência artificial não são a mesma coisa! O RPA é uma automação simples e objetiva, para resolver um problema operacional, sem a necessidade de que o robô interprete o contexto.

Com os processos mapeados, é muito importante avaliar os melhores fornecedores de RPA do mercado.

Nem sempre é necessário criar as automações por meio da engenharia interna. Em muitos casos, contratar soluções prontas pode ser ainda mais econômico e eficiente.

Além disso, antes de se aventurar pelo mundo dos processos tecnológicos, implemente projetos pilotos em setores representativos da empresa.

Desse modo é possível construir cases e se tornar ainda mais maduro ao utilizar o potencial que a automação pode trazer.

Por fim, vale pontuar que assim como em qualquer processo, sua conclusão não se dá com sua implementação. As atividades, mesmo que padronizadas, são dinâmicas. Um processo que segue uma linha de execução hoje, pode mudar seu comportamento amanhã.

É preciso entender que toda ferramenta de RPA tem um ciclo de vida e cabe a seus criadores cuidar para que ela esteja sempre atualizada e que atenda as necessidades da empresa.

Bom, agora sabemos como implementar o RPA na nossa empresa, vamos entender alguns outros pontos que devem ser considerados antes de implementar esse tipo de projeto.

Precisamos conversar sobre isso…

Implementar tecnologias de automação exigem investimento! Se engana o líder que acredita que é possível implementar tecnologias de RPA com pouco ou nenhuma mudança no orçamento.

Neste sentido, o grande ponto a ser considerado é que o custo, embora seja alto no início, será diluído à medida que seus processos se tornem mais eficientes.

Ainda, vale pontuar que RPA vai muito além de uma redução de custos. Ao decidir adotar esse tipo de software, é imprescindível ter como verdadeiro objetivo melhorar os resultados de sua organização.

Outro ponto importante é que mesmo com uma estrutura tecnológica de ponta, se seus colaboradores não estiverem adaptados ao novo cenário, será muito difícil conseguir algum retorno sobre investimento realizado.

Uma empresa é feita por pessoas, as tecnologias são apenas um caminho para que elas possam se desenvolver e ter capacidade para criar soluções ainda mais eficientes.

Por fim, vale reforçar que RPA é um ciclo, isto é, necessita de constantes mudanças e atualizações para que se adapte aos diversos contextos e problemas enfrentados pela sua empresa.

Nesse sentido, crie comitês internos e métricas para identificar novas oportunidades e acompanhar a efetividade dos projetos implementados.

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