Saiba como e por que aplicar o workflow na sua empresa

Independente do tamanho da sua empresa, contar com um sistema de workflow para gerenciar as tarefas da organização é fundamental para quem deseja maior desempenho e produtividade da equipe.

Com o workflow, até mesmo os desafios do home office foram superados por diversas empresas.

Por isso, preparamos este artigo especializado para você entender o que é, como funciona e por que aplicar o workflow nas rotinas do seu negócio.

• O que é workflow?
• Diferença entre workflow e processo;
• Benefícios da aplicação de workflows;
• Tecnologia workflow;
• Como funciona um workflow.

Vamos lá!

O que é workflow?

O workflow, traduzido para o português, ganha o significa fluxo de trabalho. Ou seja, podemos dizer que este é um conjunto de regras que busca automatizar processos com o objetivo de melhorar o desempenho da equipe.

Ele é um dos vários tipos de sistemas de gerenciamento focados em cumprir cada um dos passos necessários para atingir um objetivo específico.

Em outras palavras, podemos dizer que ele é um sistema responsável por estabelecer um método específico de que não haja gargalos na sua empresa que sejam capazes de atrapalhar o desenvolvimento de tarefas do negócio.

Além disso, existem diferentes tipos de workflow, que podem ser aplicados diretamente em tarefas, mas também podem ser implantados em processos específicos.

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Diferença entre workflow e processo

Os processos de uma empresa são sequências de tarefas, relacionadas de forma lógica com relação de causa e efeito. Já o workflow é uma maneira de tornar esses processos mais eficientes e produtivos.

Podemos dizer que a maneira como uma empresa se comunica é um processo. Enquanto o workflow é o meio pelo qual torna essa comunicação mais clara a todos.

Sendo assim, por meio deste fluxo de trabalho, um técnico de segurança no trabalho pode se comunicar com um estagiário da contabilidade sem que haja ruído na comunicação, se for necessário.

Neste sentido, esta metodologia foi desenhada em torno da função dos processos, tornando sua existência completamente inviável sem eles.

Porém, é possível fazer o caminho inverso, em que os processos existam sem o workflow, mesmo que este procedimento não seja recomendado.

Benefícios da aplicação de workflow

Aplicar o workflow em seu negócio pode trazer uma série de benefícios à empresa, confira os principais:

Padronização dos processos

Por meio do gerenciamento de workflow, é criada uma padronização dos processos que permite uma maior agilidade na execução das tarefas.

Além disso, previne erros e gargalos em situações em que tarefas são passadas de um setor a outro.

Desta maneira, a padronização dos processos também permite uma fácil inclusão de novos profissionais à empresa ou ao projeto.

Redução de custos

Como citamos acima, o fluxo de trabalho correto diminui a incidência de erros e elimina tarefas lentas e desnecessárias.

Dessa forma, menos recursos da empresa são desperdiçados, evitando cortes de gastos e ampliando a capacidade de investimento do negócio.

Maior produtividade

Além de agilizar as coisas, um fluxo de trabalho bem estabelecido permite os funcionários realizarem uma melhor gestão de tempo.

Com isso, sua empresa consegue evitar com que as tarefas passem a se acumular ao longo do tempo.

Tecnologias workflow

Não há fluxo de trabalho adequado sem a implementação de tecnologias workflow.

Com elas, é possível ampliar e agilizar o compartilhamento de documentos e de informações dentro ou entre os departamentos da empresa ou, até mesmo, monitorar a resolução de um projeto por meio de tarefas compartilhadas.

Por meio dessas tecnologias, o fluxo de trabalho se faz presente otimizando os processos que devem ser executados.

Entre alguns dos principais softwares de gestão podem ser utilizados para essa função, podemos mencionar alguns, como:

• Trello: focado em gestão de projetos. A partir dele você consegue acompanhar métricas, definir cronogramas, emitir notificações, delegar responsabilidades, criar checklists e muito mais.
• Conta azul: com foco na gestão financeira. Além de ajudar a lidar com o dinheiro da sua empresa, o software auxilia na gestão de estoque, na emissão de boletos e de notas fiscais eletrônicas.
• Agendor: é um software para melhorar o relacionamento com o cliente (CRM). Dessa forma, o objetivo do CRM é antecipar suas necessidades e, a partir disso, oferecer as melhores soluções e o melhor atendimento.
• Zeev: com o Zeev, você desenha os seus fluxos de trabalho e os automatiza, passando a ter mais autonomia e velocidade na criação das suas soluções. E tudo isso sem precisar fazer programação de códigos, ou seja, de forma independente da área de TI.

No entanto, antes de implementar qualquer um desses recursos é necessário identificar o tipo de fluxo de trabalho com o qual você está lidando.

• Workflow de produção: para grupos que estão envolvidos em um grande volume de dados, políticas de negócios e recursos financeiros de escala maior. 
• Workflow administrativo: para rotinas administrativas e grupos que estão envolvidos em atividades contínuas e previsíveis, que são coordenadas por regras simples.
• Workflow ad hoc: indicado principalmente para aqueles grupos formados por pessoas que façam tarefas individuais.

5 passos para implementar um workflow

Agora que você já sabe o que é o workflow e qual sua importância, chegou a hora de saber como implementar um sistema de workflow único.

1. Análise

Por meio de uma análise meticulosa dos processos, será possível definir qual tipo de workflow será necessário na empresa, levando em conta que muitas empresas adotam mais de um tipo em diferentes setores.

Além disso, é nesta etapa que você saberá o que é desnecessário para o seu negócio.

2. Mapeamento

Estabelecer um manual das etapas a serem seguidas gera uma formalização e esclarecimento do workflow adotado para todos os envolvidos atualmente e futuramente.

Mapear as etapas dos processos também é essencial para encerrar as tarefas inúteis identificadas anteriormente.

3. Líderes

Os líderes devem ser estabelecidos não pela hierarquia na empresa, mas sim pelo grau de comprometimento e envolvimento no projeto.

Assim será possível criar um monitoramento constante do fluxo de trabalho e garantir que ele permaneça eficaz.

4. Resultado

Esclareça qual será a meta a ser alcançada. Por exemplo: o início das ações do planejamento estratégico, a publicação de um artigo, a entrega de um relatório para o cliente, o envio de nota fiscal, etc.

Com isso, a equipe tem uma visão mais clara do todo, gerando mais engajamento já que eles enxergam o resultado final de seus esforços.

5. Aperfeiçoamento

A última coisa que um workflow deve ser é um processo engessado e imutável. O ideal é, ao fim de cada resultado, refaça este processo e analise o que pode ser melhorado no fluxo de trabalho da empresa.

Dessa forma, sua empresa não fica estagnada e nem retorna a mesma condição de antes de adquirir o workflow.

Dica bônus!

Neste artigo, você aprendeu um pouco mais sobre workflow e a sua importância para melhorar a produtividade e evitar a existência de gargalos dentro da sua organização.

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