Saiba como a Organização de Arquivos pode facilitar o dia a dia em sua empresa!

A Organização de Arquivos é um mecanismo simples que visa otimizar o processo de localização e acesso de documentos essenciais para a dinâmica de uma empresa ou instituição.

Além disso, essa ferramenta tem o objetivo de estabelecer uma maior qualidade de gerenciamento dentro do ambiente de trabalho, o que potencializa o desempenho das rotinas de todos os colaboradores.

Logo, é muito importante entender o funcionamento dessa Organização de Arquivos. Para isso, não deixe de investir na leitura dos tópicos listados abaixo que serão abordados com mais detalhes ao longo deste artigo!

● O que é Organização de Arquivo?

● Qual a importância de fazer uma boa Organização de Arquivos?

● Quais os tipos de Organização de Arquivo?

● Como fazer uma boa Organização de Arquivo?

Vamos à leitura?

O que é Organização de Arquivo?

A Organização de Arquivo trata-se de um serviço de categorização de documentos físicos que fazem parte do acervo de uma instituição. Dessa forma, eles são organizados visando o melhor gerenciamento desses recursos.

Apesar de ter uma conceituação muito simples, esse processo éuma ferramenta poderosa para o estabelecimento de um ambiente produtivo e aumentar a qualidade das atividades desempenhadas nas rotinas.

Diante disso, existem diversos tipos de categorização que podem ser feitas, em que podemos destacar:

● Separação por tipos;

● Organização por datas;

● Listagem por ordem alfabética;

● entre outros.

Além disso, vale ressaltar que essa organização pode ser feita tanto por funcionários da própria empresa, quanto de forma terceirizada, através de empresas especializadas nesse tipo de serviço.

Com a realização dessa organização de arquivos, será possível otimizar tempo,  facilitar o acesso às informações de documentos estratégicos, evitar o acúmulo de arquivos desnecessários e filtrar dados.

Desse modo, a implementação de uma rotina de organização de arquivos traz inúmeros benefícios para seu negócio. Portanto, não deixe de conferir o próximo tópico para saber mais sobre essas vantagens e relevância!

Qual a importância de fazer uma boa Organização de Arquivos?

A organização de arquivos objetiva principalmente a otimização do ambiente de trabalho, facilitando o acesso a documentos essenciais e reduzindo oespaço físico ocupado. Por isso, sua implementação faz toda diferença.

Nesse sentido, a gestão de documentos se torna uma ferramenta produtiva a favor dos colaboradores, visto que aausência desse mecanismo gera perda de tempo e dificuldade de acesso.

Além disso, a padronização do arquivamento gera uma significativa redução de custos, visto que, esse processo pode ser feito uma vez e pode-se implementar uma rotina eficiente de manutenção pela própria equipe.

Assim, através de uma boa organização de arquivos, é possívelevitar constrangimentos como não conseguir localizar um documento importante para apresentar para os sócios ou ainda, comprovar uma situação.

Vale ressaltar ainda, que processos como limpeza do ambiente, disposição estratégica dos arquivos e padronização são fatores que compõem um bom gerenciamento de documentos e assim, proporcionam um ambiente mais agradável.

Portanto, agora que você já sabe o que é e qual a importância daorganização de documentos, não deixe de aprender quais são os principais tipos de aplicação dessa ferramenta, veja!

Quais os tipos de Organização de Arquivo?

Existem inúmeras maneiras para a organização de documentos, por isso, é interessante conhecer os principais tipos para avaliar qual é a forma mais apropriada para atender as necessidades do seu negócio.

Diante disso, veja as mais usadas listadas abaixo!

Separação por tipos

A tipificação e classificação de cada documento consiste em agrupar os arquivos de acordo com suas funcionalidades semelhantes, estabelecendo um acesso por categorias.

Dessa forma, é possível estabelecer um critério de separação que seja eficiente de acordo com os objetivos de uso dos documentos, como por exemplo: separação por setores, divisão por área de interesse, etc.

Organização por datas

As datas são informações importantes que constam na maioria dos documentos, por isso, seu uso como critério de organização é muito interessante para facilitar o acesso a documentos estratégicos.

Dessa forma, uma classificação cronológica pode ser estabelecida de forma eficiente. Assim, pode-se ainda separar por semana, mês e até mesmo por ano para facilitar o agrupamento.

Listagem por ordem alfabética

A organização por ordem alfabética é muito simples, mas mostra-se eficiente em diversas situações, como em listagens de informações sobre pessoas, contatos, itens de estoque, etc.

Dessa forma, ela pode ajudar na facilitação do acesso de documentosque são usados com frequência, como por exemplo, no caso de atendimentos em que as fichas de cadastro ficam arquivadas.

Muito interessante, não é mesmo? Para finalizar, não deixe de conferir algumas dicas de como implementar a organização de arquivos para potencializar o desempenho de sua empresa!

Como fazer uma boa Organização de Arquivo?

Para ter uma boa organização do seu acervo, não basta apenas separar seus arquivos. Por isso, confira dicas de como aplicar essa metodologia de forma assertiva em sua empresa!

1. Triagem inicial

O primeiro passo para uma boa organização de seus documentos e arquivos é fazer uma triagem para identificar quais as principais prioridades, arquivos mais usados, grau de atualização dos documentos, entre outros fatores.

Dessa forma, a partir dessa triagem é possível pensar nas possibilidades de organização desses documentos, além de ser um momento oportuno para destacar aqueles que não são úteis.

2. Seleção de método de organização

Com a triagem feita, chegou o momento de definir qual é a melhor forma de dispor os arquivos visando facilidade, agilidade e eficiência no processo de acesso nas rotinas dos colaboradores.

Dessa forma, é fundamental analisar qual o melhor método de organização e definir o melhor local de acesso. Vale ressaltar ainda que, mais de uma metodologia podem ser combinadas para potencializar os resultados.

3. Estabelecer rotina de manutenção

A manutenção é um fator determinante para o sucesso de implementação de uma metodologia. Dessa forma, sua organização de arquivos precisa estar alinhada com boas práticas para gerar bons resultados.

Diante disso, a colaboração dos funcionários vai ser essencial para garantir que a organização seja mantida no dia a dia e ainda, para manter a atualização adequada das informações dos documentos.

4. Uso de ferramentas e metodologias

O 5S é uma ferramenta japonesa que visa a otimização do ambiente de trabalho através da implementação de sensos de limpeza, organização, disciplina, higiene e utilização.

Tal, é um exemplo de ferramenta que pode ser usada como aliada para a implementação e manutenção da organização de arquivos dentro da cultura organizacional da empresa.

Além disso, existem outras metodologias que podem ser implementadas em colaboração com a organização de arquivos, facilitando assim, sua implementação.

5. Digitalização de documentos

Com a transformação digital, os acervos de arquivos físicos foram reduzidos consideravelmente, visto que, as possibilidades de armazenamento em nuvem garantem segurança e praticidade no dia a dia.

Apesar disso, ainda existem acervos físicos em uso. Por isso, atransformação para documentos digitaisé uma forma de organização eficiente, além de uma maneira de prevenir perdas de informações relevantes.

Logo, a ferramenta de gestão de arquivos também é aplicável ao ambiente digital, garantindo que seus arquivos sejam separados em pastas estratégicas, facilitando a organização, o acesso e otimizando processos.

Essa é a trilha para o sucesso!

A primeira competência que um empresário, empreendedor ou consultor deve possuir é a capacidade de pensar estrategicamente. Além de atenuar riscos e reduzir chances de insucesso, uma boa estratégia ajuda a definir objetivos e traduzi-los em ações para geração de resultados.

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