O Excel é um dos softwares da Microsoft mais conhecidos no mundo e um dos mais utilizados pelas empresas. Essa popularidade está relacionada com as inúmeras funcionalidades que ele oferece nas mais diversas áreas de atuação. Para se ter uma ideia da sua versatilidade, o programa é usado tanto por quem deseja controlar melhor suas finanças pessoais, quanto para quem precisa analisar e manipular uma grande quantidade de dados.

Neste artigo, mostraremos como o Excel está estruturado, assim como alguns recursos básicos como fórmulas, funções e os principais atalhos do teclado. O nosso intuito é ajudar leigos e iniciantes a dar o primeiro passo para aprender a utilizar esta tecnologia em seu cotidiano.  Então, vamos lá!

 

Como o Excel funciona?

 

O Excel é um editor de planilhas, e uma planilha nada mais é do que uma tabela. Como toda a tabela, a do Excel é composta por linhas e colunas, sendo que as linhas são numeradas de 1 à infinito, e colunas, nomeadas de A à Z e depois de AA à ZZ. Cada quadradinho da tabela é chamado de célula, então aquele quadradinho que fica no encontro da coluna C com a linha 5 recebe o nome de célula "C5".

 

 

Dica Voitto: A seleção de uma célula pode ser feita com um simples clique ou apertando a tecla SHIFT junto com alguma das setas do teclado. No entanto, caso deseje realizar a seleção de um intervalo de forma rápida, podemos utilizar o atalho  CTRL +  SHIFT + Seta.

 

Fórmulas básicas do Excel

 

O Excel realiza várias operações por meio de fórmulas. As fórmulas são equações que realizam cálculos matemáticos na planilha. Os dados a serem usados nas contas podem ser fornecidos pelo usuário ou referências de outras células, sendo que toda fórmula deve começar pelo sinal de igualdade  (=).

E como as primeiras fórmulas que aprendemos na escola são as de adição, subtração, multiplicação e divisão, no Excel não podia ser diferente:

 

Cálculo

Fórmula

Explicação

Exemplo

Adição

=SOMA(célulaX;célula Y)

Para aplicar a fórmula de soma você precisa, apenas, selecionar as células que estarão envolvidas na adição, incluindo a sequência no campo superior do programa junto com o símbolo de igual (=)

=SOMA(A1;A2).

Dica: Sempre separe a indicação das células com ponto e vírgula (;). Dessa forma, mesmo as que estiverem em localizações distantes serão consideradas na adição

Subtração

=(célulaX-célulaY)

Segue a mesma lógica da adição, mas dessa vez você usa o sinal correspondente a conta que será feita (-) no lugar do ponto e vírgula (;), e retira a palavra “soma” da função

=(A1-A2)

Multiplicação

= (célulaX*célulaY)

Use o asterisco (*) para indicar o símbolo de multiplicação

= (A1*A2)

Divisão

=(célulaX/célulaY)

A divisão se dá com a barra de divisão (/) entre as células e sem palavra antes da função

=(A1/A2)

 

Funções do excel

 

Funções são  fórmulas automáticas, ou seja, são operações pré-definidas que operam sobre os valores das planilhas. Elas se diferem das fórmulas comuns na medida em que o usuário  fornece os valores (parâmetros), mas não os operadores.

As funções são compostas por dois elementos: o nome  da função e os valores, que são exibidos entre parênteses. Esses valores são chamados de argumentos, logo podemos definir funções sem argumentos, com um  argumento, ou com vários argumentos.

Exemplo: =SOMA(A5:A10)

Onde: SOMA é o nome da  função de soma.

A5:A10 são os seus  argumentos, ou seja, as células que desejamos somar.

O Excel realiza cálculos com maior rapidez dependendo de como os  parâmetros são digitados. Exemplo: a função =SOMA(A5:A10) é equivalente a fórmula =A5+A6+A7+A8+A9+A10.

Dica Voitto: Osdois pontos” representa “até” e o “ponto e vírgula” representa  “um ou outro”.

 

Principais teclas de atalho do Excel

 

As teclas de atalho servem para facilitar a vida daqueles que utilizam o Excel. Confira quais os comandos mais usados para realizar funções básicas no software:

CTRL + 1: É o atalho para a formatação de células. Use esse atalho e a janela de formatação da célula se abrirá.

CTRL + SHIFT + $: Quando se estiver trabalhando com valores monetários, é possível aplicar o formato de moeda utilizando esse atalho. Ele coloca o símbolo R$ no número e duas casas decimais. Valores negativos são colocados entre parênteses.

CTRL + SHIFT + Asterisco (*): Esse comando é extremamente útil quando você precisa selecionar os dados que estão em volta da célula atualmente ativa. Caso existam células vazias no meio dos dados, elas também serão selecionadas.

CTRL + Sinal de adição (+): Usado para inserir células. Ao se selecionar uma coluna toda e usar esse atalho, ele cria outra coluna. O mesmo ocorre para a linha.

CTRL + Sinal de subtração (-): Usado para excluir células. Ao se selecionar uma coluna toda e usar esse atalho, ele exclui a coluna inteira. O mesmo ocorre para a linha.

CTRL + D: Repete o comando inserido na célula anterior, inclusive fórmulas e formatação. Por exemplo: deseja-se colocar o valor “85” no intervalo A1:A150. Basta inserir esse valor na primeira célula. Selecionar o intervalo A1:A150 e pressionar o atalho. O mesmo feito na primeira célula se repetirá para as outras.

CTRL + R: Funciona da mesma forma que o comando acima, mas para preenchimento de colunas.

CTRL + ALT + V: Atalho para Colar Especial. Quando essa janela estiver aberta, basta teclar a tecla V que a opção Valores é selecionada.

CTRL + PAGE DOWN: Utilize esse comando para mudar para a próxima planilha da sua pasta de trabalho.

CTRL + PAGE UP: Similar ao comando anterior. Porém, ao executar você muda para a planilha anterior.

CTRL + Setas de direção: Move o cursor para a última célula preenchida. Se houve alguma célula vazia no meio, o cursor será movido para a última célula preenchida que estiver antes da vazia.

CTRL + BARRA DE ESPAÇO: Utilize esse atalho se você quiser selecionar a coluna inteira onde está o cursor.

SHIFT + BARRA DE ESPAÇOS: Semelhante ao comando acima, porém, seleciona a linha inteira onde está o cursor.

ALT + Igual (=): AutoSoma.

ALT + Ponto e vírgula (;): Seleciona apenas células visíveis (útil para copiar dados de uma tabela onde há filtros ou células foram ocultadas). Com este comando, apenas as células visíveis serão selecionadas.

F2: Se você cometer algum erro enquanto está inserindo fórmulas em uma célula, pressione o F2 para poder mover o cursor do teclado dentro da célula, usando as setas para a direita e esquerda. Caso você pressione uma das setas sem usar o F2, o cursor será movido para outra célula.

F4: Repete o último comando ou ação, se possível. Quando uma referência a uma célula ou um intervalo de células é selecionado em uma fórmula, F4 circula por todas as várias combinações de referências absolutas e relativas.

F5: Exibe a caixa de diálogo Ir Para.

F8: Use essa tecla para ligar ou desligar o modo de seleção estendida. Esse pode ser usado da mesma forma que o SHIFT. Porém, ele só será desativado quando for pressionado novamente, diferente do SHIFT, que precisa ser mantido pressionado para que você possa selecionar várias células da planilha.

F9: Calcula todas as planilhas em todas as pastas de trabalho abertas.

F11: Reconhece automaticamente todo o intervalo preenchido da célula ativa e gera um gráfico em uma outra aba. Muito útil para se fazer gráficos de maneira muito ágil.

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