O Excel é um dos softwares da Microsoft mais conhecidos no mundo e um dos mais utilizados pelas empresas. Essa popularidade está relacionada com as inúmeras funcionalidades que ele oferece nas mais diversas áreas de atuação. Para se ter uma ideia da sua versatilidade, o programa é usado tanto por quem deseja controlar melhor suas finanças pessoais, quanto para quem precisa analisar e manipular um grande conjunto de dados.

Neste artigo, mostraremos como o Excel está estruturado, assim como alguns recursos básicos como fórmulas, funções e os principais atalhos do teclado. O nosso intuito é ajudar leigos e iniciantes a dar o primeiro passo para aprender a utilizar esta tecnologia em seu cotidiano.  Então, vamos lá!

 

Como o Excel funciona?

 

O Excel é um editor de planilhas, e uma planilha nada mais é do que uma tabela. Como toda a tabela, a do Excel é composta por linhas e colunas, sendo que as linhas são numeradas de 1 à infinito, e colunas, nomeadas de A à Z e depois de AA à ZZ. Cada quadradinho da tabela é chamado de célula, então aquele quadradinho que fica no encontro da coluna C com a linha 5 recebe o nome de célula "C5".

 

 

Dica Voitto: A seleção de uma célula pode ser feita com um simples clique ou apertando a tecla SHIFT junto com alguma das setas do teclado. No entanto, caso deseje realizar a seleção de um intervalo de forma rápida, podemos utilizar o atalho  CTRL + SHIFT + Seta.

 

Fórmulas básicas do Excel

 

O Excel realiza várias operações matemáticas por meio de fórmulas. As fórmulas são equações que realizam cálculos matemáticos na planilha. Os dados a serem usados nas contas podem ser fornecidos pelo usuário ou referências de outras células, sendo que toda fórmula deve começar pelo sinal de igualdade  (=).

E como as primeiras fórmulas que aprendemos na escola são as de adição, subtração, multiplicação e divisão, no Excel não podia ser diferente:

 

Cálculo

Fórmula

Explicação

Exemplo

Adição

=SOMA(célulaX;célula Y)

Para aplicar a fórmula de soma você precisa, apenas, selecionar as células que estarão envolvidas na adição, incluindo a sequência no campo superior do programa junto com o símbolo de igual (=)

=SOMA(A1;A2).

Dica: Sempre separe a indicação das células com ponto e vírgula (;). Dessa forma, mesmo as que estiverem em localizações distantes serão consideradas na adição

Subtração

=(célulaX-célulaY)

Segue a mesma lógica da adição, mas dessa vez você usa o sinal correspondente a conta que será feita (-) no lugar do ponto e vírgula (;), e retira a palavra “soma” da função

=(A1-A2)

Multiplicação

= (célulaX*célulaY)

Use o asterisco (*) para indicar o símbolo de multiplicação

= (A1*A2)

Divisão

=(célulaX/célulaY)

A divisão se dá com a barra de divisão (/) entre as células e sem palavra antes da função

=(A1/A2)

 

Funções do excel

 

Função é uma fórmula automática, ou seja, uma operação pré-definidas que opera sobre os valores das planilhas. As funções do Excel diferem das fórmulas comuns na medida em que o usuário  fornece os valores (parâmetros), mas não os operadores.

As funções são compostas por dois elementos: o nome  da função e os valores, que são exibidos entre parênteses. Esses valores são chamados de argumentos, logo podemos definir funções sem argumentos, com um  argumento, ou com vários argumentos.

Exemplo: =SOMA(A5:A10)

Onde: SOMA é o nome da  função de soma.

A5:A10 são os seus  argumentos, ou seja, o grupo de células que desejamos somar.

O Excel realiza cálculos com maior rapidez dependendo de como os  parâmetros são digitados. Exemplo: a função =SOMA(A5:A10) é equivalente a fórmula =A5+A6+A7+A8+A9+A10.

Dica Voitto: Os “dois pontos” representa “até” e o “ponto e vírgula” representa  “um ou outro”.

 

Principais teclas de atalho do Excel

 

As teclas de atalho servem para facilitar a vida daqueles que utilizam o Excel. Confira quais os comandos mais usados para realizar funções básicas no software:

CTRL + 1: É o atalho para a formatação de células. Use esse atalho e a janela de formatação da célula se abrirá.

CTRL + SHIFT + $: Quando se estiver trabalhando com valores monetários, é possível aplicar o formato de moeda utilizando esse atalho. Ele retorna o valor com o símbolo R$ no número e duas casas decimais. Valores negativos são colocados entre parênteses.

CTRL + SHIFT + Asterisco (*): Esse comando é extremamente útil quando você precisa selecionar os dados que estão em volta de uma única célula que está ativa. Caso existam células vazias no meio dos dados, elas também serão selecionadas.

CTRL + Sinal de adição (+): Usado para inserir células. Ao se selecionar uma coluna toda e usar esse atalho, ele cria outra coluna. O mesmo ocorre para a linha.

CTRL + Sinal de subtração (-): Usado para excluir células. Ao se selecionar uma coluna toda e usar esse atalho, ele exclui a coluna inteira. O mesmo ocorre para a linha.

CTRL + D: Repete o comando inserido na célula anterior, inclusive fórmulas e formatação. Por exemplo: deseja-se colocar o valor “85” no intervalo A1:A150. Basta inserir esse valor na primeira célula. Selecionar o intervalo A1:A150 e pressionar o atalho. O mesmo feito na primeira célula se repetirá para as outras.

CTRL + R: Funciona da mesma forma que o comando acima, mas para preenchimento de colunas.

CTRL + ALT + V: Atalho para Colar Especial. Quando essa janela estiver aberta, basta teclar a tecla V que a opção Valores é selecionada.

CTRL + PAGE DOWN: Utilize esse comando para mudar para a próxima planilha da sua pasta de trabalho.

CTRL + PAGE UP: Similar ao comando anterior. Porém, ao executar você muda para a planilha anterior.

CTRL + Setas de direção: Move o cursor para a última célula preenchida. Se houve alguma célula vazia no meio, o cursor será movido para a última célula preenchida que estiver antes da vazia.

CTRL + BARRA DE ESPAÇO: Utilize esse atalho se você quiser selecionar a coluna inteira onde está o cursor.

SHIFT + BARRA DE ESPAÇOS: Semelhante ao comando acima, porém, seleciona a linha inteira onde está o cursor.

ALT + Igual (=): AutoSoma.

ALT + Ponto e vírgula (;): Seleciona apenas células visíveis (útil para copiar dados de uma tabela onde há filtros ou células foram ocultadas). Com este comando, apenas as células visíveis serão selecionadas.

F2: Se você cometer algum erro enquanto está inserindo fórmulas em uma célula, pressione o F2 para poder mover o cursor do teclado dentro da célula, usando as setas para a direita e esquerda. Caso você pressione uma das setas sem usar o F2, o cursor será movido para outra célula.

F4: Repete o último comando ou ação, se possível. Quando uma referência a uma célula ou um intervalo de células é selecionado em uma fórmula, F4 circula por todas as várias combinações de referências absolutas e relativas.

F5: Exibe a caixa de diálogo Ir Para.

F8: Use essa tecla para ligar ou desligar o modo de seleção estendida. Esse pode ser usado da mesma forma que o SHIFT. Porém, ele só será desativado quando for pressionado novamente, diferente do SHIFT, que precisa ser mantido pressionado para que você possa selecionar várias células da planilha.

F9: Calcula todas as planilhas do Excel em todas as pastas de trabalho abertas.

F11: Reconhece automaticamente todo o intervalo preenchido da célula ativa e gera um gráfico em uma outra aba. Muito útil para se fazer gráficos de maneira muito ágil.

 

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