Na era da transformação digital e da busca incessante de processos cada vez mais ágeis e eficientes, a automatização de processos é um diferencial competitivo que sua empresa não pode deixar de usar.

Mas no que consiste a automatização de processos de negócio?

A automatização da empresa deve alinhar atividades de gerenciamento de processos com as regras de negócio e a otimização desses processos, além de proporcionar o controle e acompanhamento de indicadores de desempenho em tempo real.

Nesta postagem, você vai entender melhor como se dá esse processo e descobrir 9 razões para usar todo poder da automatização de processos.

 

Automatização de processos não é (apenas) tornar algumas tarefas “automáticas”

 

Algumas empresas simplesmente buscam automatizar processos para aumentar a eficiência e diminuir custos de atividades acreditando que se trata de meramente substituir ações manuais por automatizadas.

Na verdade, a automatização de processos vai muito além disso.

Sem uma solução integrada de automação empresarial que permita acompanhar o desempenho dos processo em tempo real, seus esforços não passarão de ações independentes.

Para a efetiva melhoria de processos, ganhos de eficiência e redução de custos do negócio, a automatização de processos deve atuar em vários componentes.

Por exemplo: a troca de e-mails longos e a presença de documentos em várias versões, complicam o trabalho dos usuários envolvidos.

Os participantes ficam perdidos no caos entre as comunicações indiretas, correções e prazos não cumpridos (pois não há nem controle, nem acompanhamento).

Isso gera um clima de insatisfação geral.

A automatização simplifica esses processos sem que haja perda de tempo, evitando atrasos e desperdícios e, principalmente:

  • indicando responsabilidades;

  • criando listas de tarefas em formulários digitais;

  • apresentando dados para análise de desempenho e dos resultados.

A adoção de uma estratégia de automação sustentável permite que a empresa assuma o controle desses processos, deixando mais tempo e recursos para seus colaboradores se dedicarem aos aspectos estratégicos do negócio.

Além disso, fornece os dados necessários para que os gestores gerenciarem os processos, tomem decisões mais assertivas e possam proceder a melhoria contínua, o principal objetivo da automatização de processos.

 

A automatização de processos não faz sentido sem a melhoria contínua

 

A automatização de processos é obtida toda vez que um processo de negócios rotineiro e repetitivo é automatizado.

Mas essa é apenas a ponta do iceberg.

A automatização de processos deve garantir maior eficiência para a empresa, mas também deve ser combinada de forma eficaz com iniciativas de melhoria.

Ao analisar os resultados por meio dos indicadores de desempenho disponibilizados em tempo real, é possível decidir quais processos devem ser melhorados.

Softwares BPM vão proporcionar o mapeamento dos processos, a procura de oportunidades de melhoria e o desenho de novos processo otimizados.

Em seguida, procedesse a automatização do novo processo, o que permitirá que o ciclo de melhoria contínua se reinicie, com a análise de resultados em busca de cada vez mais eficiência e produtividade.

Mas quais são os resultados práticos da adoção da automatização de processos?

Confira!

 

9 razões para você usar os poderes da automatização de processos

 

Aqui estão 9 razões que tornam a automação de processos imprescindível para as empresas, atualmente.

Quando você vai começar a se beneficiar desses poderes?

 

1 - Otimização do desempenho do processo

 

Você pode manter o controle dos processos gerenciando as fases de execução, revisão, aprovação, etc., com acesso ao histórico das atividades e diversos outros dados.

Se gerenciar processos com e-mails, por exemplo, isso será impossível.

 

2 - Maior probabilidade de alcançar os objetivos

 

Conhecendo os processos, as pessoas envolvidas e as etapas a seguir - com ajuda de listas de tarefas e formulários digitais - os objetivos pré-definidos serão mais facilmente atingidos e os processos seguidos à risca.

 

3 - Redução de custos

 

Graças às ferramentas de automação de processos de negócio, o tempo e os recursos previamente investidos em processos manuais podem ser investidos em atividades de desenvolvimento de negócios críticos para a empresa.

Em complemento, a análise dos processos e a descoberta de oportunidades de melhoria trarão diminuição de custos.

 

4 - Consolidação de controles internos

 

Os processos estão sempre sob controle.

É fácil identificar gargalos e bolsões de ineficiência: todos os dados estão centralizados em um “única fonte da verdade’, sem documentos, planilhas ou arquivos “perdidos” em máquinas isoladas.

 

5 - Minimizar os riscos de erro humano

 

Quando os processos são automatizados a transferência de uma tarefa da responsabilidade de uma equipe para outra é feita sem perda de dados ou erros de digitação, por exemplo.

 

6 - Transparência e segurança

 

Todas as atividades no âmbito dos processos geridos através das ferramentas BPM são rastreadas e as atividades são atribuíveis a agentes individuais.

Todos sabem quem fez o que e quando. E essas informações são fáceis de achar.

 

7 - Para cada processo, as melhores práticas

 

Graças à automatização dos processos de negócios, a padronização das atividades e a conformidade com os padrões de qualidade estabelecidos podem ser asseguradas.

Além disso, a melhoria contínua garante ganhos consistentes e sustentáveis de eficiência e produtividade.

 

8 - Capacidade de gerenciar grandes volumes de atividades

 

Quantos processos, projetos e tarefas você pode gerenciar com quadros e post-its (mesmo que digitais) ou trocando e-mails?

Com a automatização, todas as fases de cada processo podem ser gerenciadas de forma correta e eficiente, aproveitando ao máximo o potencial de produção da organização.

 

9 - Cumprimento dos prazos

 

Ao otimizar as informações adquiridas em todas as fases do fluxo de trabalho, a automatização da empresa facilita a tomada de decisões e oferece prazos claros para todas as partes envolvidas.

Ficou interessado nesses poderes? Então, não perca mais tempo: adote uma ferramenta BPM de automatização de processos.

 

Este artigo foi escrito pela equipe da Venki, um suíte de aplicativos para soluções em BPM para conciliar planejamento, execução e controle empresarial.