Antes de lhe falar o que é o ciclo PDCA, preciso te contar de onde partiu a motivação para o seu surgimento. No início do século passado, grandes indústrias obtinham seus principais resultados decorrentes da fase de desenvolvimento, independentemente se fosse de um processo ou de um produto.

O planejamento antecipado era visto apenas como algo formal, que deveria ser utilizado para que erros de grande proporção não ocorressem, os demais detalhes seriam conhecidos e trabalhados somente na fase que era estabelecida como de maior importância: a de execução.

Nem preciso comentar que esta estratégia gerava um resultado imprevisível, correto? Então, para satisfazer o crescimento da competitividade em escala global, em meados dos anos 60, um método estruturado para a resolução de problemas e até mesmo para o gerenciamento de projetos foi difundido no mundo: o PDCA.

 

Mas, afinal, o que é o ciclo PDCA? Vou te apresentar!

 

 

O ciclo PDCA é um método de gerenciamento com foco na melhoria que tem como objetivo controlar e melhorar os processos e produtos de uma forma contínua. Também é conhecido como Ciclo de Shewhart ou roda de Deming.

O ciclo é dividido em quatro etapas, sendo elas: Plan (Planejar), Do (Executar), Control (Controlar) e Act (Agir). É utilizado na resolução de problemas crônicos com causas variadas onde não se sabe bem o que fazer.

O PDCA cresceu e se tornou famoso dentro da Qualidade Total (TQC), considerada como um sistema de gestão inovador para a época e, até para os dias atuais, com princípios e fundamentos ainda adotados.

Neste período, as ferramentas da qualidade também estavam sendo usadas com forte apelo estratégico, não demorou muito para que fossem introduzidas a este modelo revolucionário para resolução de oportunidades e problemas.   

 

E o que o PDCA proporcionou para estas empresas?   

 

Sabendo o que é o ciclo PDCA, é preciso entender o que ele proporcionou de tão benéfico para as empresas. E a resposta é simples: aumento de competitividade, já que problemas são corrigidos de modo muito mais eficiente.

Além disso, é possível, através do próprio ciclo de melhoria e da gestão da qualidade, a padronização dos resultados obtidos – assim, este problema não retorna e o desempenho envolvido é estabilizado.

Com o tempo, as indústrias e demais organizações que utilizavam o ciclo PDCA começaram a obter os benefícios de sua adoção, já que além de ações corretivas, este método também possibilita e estimula o enfoque na prevenção e na melhoria de processos e produtos – visão estratégica nova naqueles tempos.   

 

O Ciclo PDCA também é aplicável ao Lean Seis Sigma?   

 

Por se tratar de uma metodologia de pensamento estruturada para a resolução de problemas e oportunidades, também é possível aplicar o ciclo PDCA a projetos Lean Seis Sigma, não é a toa que algumas empresas nacionais e internacionais adotam este programa de melhoria dentro do Ciclo PDCA, e não do método DMAIC.   

Aí você pode ficar com a seguinte dúvida: mas então há diferença nos resultados que posso obter com cada método? Não!

A diferença de fato entre estas duas inovadoras metodologias é atrelada aos seus princípios culturais e motivação para surgimento, que tornaram hábito o uso de ferramentas e técnicas peculiares para cada lado - que não necessariamente podem ser usadas apenas por um deles.   

Caso queira entender mais sobre a diferença desses dois métodos, leia o artigo Ciclo Pdca e sua relação com o método DMAIC.

 

Entenda as 4 etapas do ciclo PDCA    

 

Não basta apenas saber o que é o ciclo PDCA, certo? É preciso entender seu funcionamento e saber como utilizar esse método tão famoso. Vamos começar?

 

 

Plan (Planejar)

 

A etapa de planejamento é a base do gerenciamento para melhorar os resultados da organização. Afinal, Einstein já dizia:

“Se eu tivesse uma hora pra resolver um problema e minha vida dependesse dessa solução, eu passaria 55 minutos definindo a pergunta certa a se fazer”

Ou seja, tudo depende de quão bem você irá planejar sua solução, pois se você não definir o problema de forma bem feita, se não fizer as perguntas certas, ao chegar na etapa do Check, você perceberá que sua solução não foi eficaz.

Sabendo da importância dessa etapa, vamos analisar ela de forma detalhada, pois como você pode observar, dentro da fase de planejamento existem quatro fases que devem ser seguidas para garantir que tudo seja feito da maneira correta. Vamos ver cada uma delas?

 

1 - Identificação do Problema

 

O objetivo dessa etapa é definir claramente o problema ou a melhoria desejada e reconhecer a sua importância.

Portanto, nessa etapa deve-se realizar as seguintes tarefas:
 

  • Definição do problema.

  • Histórico do problema;

  • Levantamento das perdas atuais;

  • Avaliação dos possíveis ganhos;

  • Identificação dos principais efeitos.

 

Mas como podemos realizar essas tarefas? A boa notícia é que existem inúmeras ferramentas que podem nos auxiliar nessa fase. Listei alguma delas para que você possa utilizar durante a elaboração do seu ciclo PDCA:

 

 

Com o problema identificado e todas as tarefas acima realizadas, você pode passar para a próxima etapa dentro do planejamento…

 

2 - Análise do fenômeno

 

Nesse momento o objetivo é investigar quais são as características específicas do problema com uma visão ampla.

Por isso, nessa etapa você deve realizar as seguintes tarefas:
 

  • Descoberta das características do problema;

  • Observação no local;

  • Preparo dos documentos.

 

Assim como na primeira etapa, existem ferramentas que podem te ajudar a entender e analisar o fenômeno estudado, e são elas:
 

 

Como você pode notar, na primeira etapa foram usadas ferramentas que auxiliaram a entender as possíveis causas do problema, através do levantamento de dados estatísticos do processo.

Já nessa segunda etapa, as ferramentas utilizadas focam em entender o comportamento do problema, através de diagramas que tornem o entendimento mais fácil de ser visualizado.

 

3 - Análise do Processo

 

O foco aqui é simples e direto: identificar a causa raiz do problema.

Com as possíveis causas levantadas e os diagramas para facilitar o entendimento, pode-se filtrar aquelas que causam maior impacto ao processo, concentrando todos os esforços daqui pra frente na solução desses problemas.

Resumindo, nessa etapa devem ser feitas as seguintes atividades:
 

  • Definição das causas influentes;

  • Escolha das causas mais prováveis;

  • Análise das causas mais prováveis.

 

Para conseguir realizar essas tarefas é preciso utilizar as seguintes ferramentas:
 

 

Talvez você esteja se pergunta por que estamos usando o Diagrama de Ishikawa novamente, certo? Nesse ponto essa ferramenta também é muito importante, pois nos ajuda a selecionar as causas que impactam mais nos resultados. Como assim?

Através de um Brainstorming com pessoas de todos os setores do processo em questão, você consegue facilmente obter inúmeras ideias sobre as causas do problema. Dessa forma, você precisa usar o Ishikawa para filtrar aquelas que são mais relevantes ao processo.

Outra ferramenta que merece destaque nessa etapa é a Matriz Esforço X Impacto. Através dela, você consegue mensurar quais problemas podem ter planos de ação com um grande impacto e um baixo esforço, que são as ações mais recomendadas.

 

4 - Plano de ação

 

O foco nessa etapa é elaborar planos de ação para bloquear os problemas por meio da eliminação de suas causas raiz.

De forma simples e direta, duas tarefas precisam ser executadas nesta etapa, e são elas:
 

  • Elaborar estratégia de ação;

  • Trabalhar com as causas mais prováveis.
     

Ou seja, tendo as causas mais prováveis em mãos, você precisa elaborar uma estratégia de ação visando solucionar cada uma delas da maneira mais eficiente possível.

Nessa etapa, vamos dar destaque total a uma ferramenta que vai te ajudar bastante: 5W2H. Através das 7 perguntas desse método você conseguirá descobrir tudo sobre seu processo e como solucioná-lo.

Mas isso é assunto para nosso próximo ponto…

 

Do (Executar)

 

É na fase de execução que são gerados os resultados. O nível de resultados depende da “qualidade” das ações e do nível de execução do plano de ação proposto.

 

5 - Execução do Plano de Ação

 

Com o plano de ação em mãos para resolver o problema, todas as tarefas entram de fato em funcionamento! As causas raízes já foram descobertas e as melhores ideias para resolvê-las já foram conhecidas.

Agora, só resta executá-las de acordo com o plano, e para que ele seja executado de maneira excelente, é necessário a divulgação das ações para todos a fim de obter um alinhamento entre as áreas, evitando que a melhoria de um processo implique numa piora em outro processo.

É por isso que mais acima foi falado que durante a etapa de planejamento, é extremamente importante ter pessoas de todas as áreas envolvidas do processo, a fim de evitar problemas de comunicação.

Outro ponto importante de se lembrar é que algumas ações necessitam de treinamento para execução. Portanto, deve ser realizado a promoção dos treinamentos necessários para garantir que a implantação do ciclo PDCA seja bem sucedida.

Para facilitar sua vida, aqui vai algumas dicas para serem colocadas em prática durante a etapa de execução:
 

  • Apresente claramente as tarefas, para não cobrar algo que foi “mal combinado”;

  • Acompanhe e registre os resultados, sendo eles positivos ou negativos;

  • Peça a opinião dos operadores e supervisores sobre as alterações, pois eles que executam e acompanham o processo de perto;

  • No caso de treinamentos, programe-se para não comprometer as atividades da empresa e transmita a importância dos mesmos.

 

“É melhor uma ideia simples e uma execução impecável, do que uma ideia genial e uma execução falha”.

(Carlos Brito – CEO AMBEV)

 

Essa frase é essencial durante a execução de um plano de ação, pois muitas vezes profissionais perdem tempo com planos extremamente complexos cuja aplicação se torna muito complicada, enquanto poderiam elaborar planos simples com ótimos resultados por ser de fácil execução!

Assim como nas etapas acima, existem ferramentas como a FMEA (Análise dos Modos de Falha e Seus Efeitos) podem auxiliar também nesta missão.

 

Check (Checar)

 

A fase de checagem é uma oportunidade de reflexão sobre os resultados e sobre o comprometimento dos responsáveis com a implementação das ações definidas.

 

6 - Verificação dos resultados

 

Nessa etapa existem vários pontos que devem ser verificados a fim de verificar se as ações estão sendo realizadas de forma eficiente. São eles:
 

  • Garantia da autenticidade das informações da meta, para que resultados não sejam mascarados;

  • Procure converter e comparar os resultados financeiros gerados pela ação;

  • Caso seja percebido que os resultados são insatisfatórios, certifique-se de que todas as ações foram implantadas;

  • Alteração de algum fator (interno ou externo) pode alterar as características e análises do problema, e consequentemente afetar os resultados.

 

O seguinte quadro pode te ajudar a visualizar de forma rápida e clara as possibilidades existente nessa etapa:

 

 

Ferramentas da qualidade como o Histograma e as Cartas de Controle podem ser muito bem aproveitadas aqui também. Além destas, aqui também deve ser utilizada a métrica de desempenho relacionada lá no escopo do projeto, seja ela um indicador de OEE, um indicador de capacidade de processo (CPK) ou até mesmo uma métrica 6 Sigma, por exemplo.   

 

Act (Agir)

 

A fase de ação corretiva ou padronização é crítica para fechar o ciclo de melhoria. No caso de sucesso, é a etapa que integra os dois ciclos de gerenciamento (melhoria e manutenção dos resultados).

 

7 - Padronização

 

Validou as ações executadas? Agora, então, o objetivo é padronizar ganhos obtidos! Para que os mesmos problemas não retornem e o desempenho futuro decorrente não reduza, ferramentas como Programa 5S, POP (Procedimento Operacional Padrão), CEP (Controle Estatístico de Processos) e Poka-Yoke podem ajudar.

Para manter uma boa padronização na sua empresa você pode utilizar o ciclo SDCA, cujo pensamento é semelhante ao PDCA, mas busca manter as melhorias obtidas. Caso queira conhecer mais sobre esse ciclo, você pode ler o artigo PDCA X SDCA: qual a diferença?

 

8 - Conclusão

 

Encerra-se aqui o ciclo PDCA, certo? Errado! Como o próprio nome diz, esse é um ciclo de melhoria contínua! Sempre vão haver problemas para serem solucionados ou oportunidades de melhoria para serem exploradas.

Portanto, quando um ciclo PDCA se encerra, garantindo a permanência dos resultados obtidos, é hora de buscar solucionar novos problemas em busca de melhorar ainda mais os resultados obtidos!

 

Quer conhecer mais sobre as 7 ferramentas da qualidade empregadas no Ciclo PDCA?   

 

Como você pode ver, existem inúmeras ferramentas que podem te auxiliar durante a execução do ciclo PDCA. Porém, existem 7 ferramentas em particular que estão se tornando cada vez mais famosas devido a sua fácil aplicação e alta eficiência. São elas:
 

  • Fluxograma.

  • Cartas de Controle.

  • Diagrama de Ishikawa.

  • Folha de Verificação.

  • Histograma.

  • Gráfico de Dispersão.

  • Gráfico de Pareto.


Então, não pare agora! Vá além de saber o que é o ciclo PDCA e seu funcionamento, e estude mais sobre essas ferramentas incríveis! Baixe agora o E-book a seguir e entenda o que é, como funciona e como utilizar cada uma dessas ferramentas utilizadas tanto no Ciclo PDCA quanto no Método DMAIC!