A promoção de hábitos e valores culturais mais eficientes nunca foi tão importante no cenário empresarial como nos dias atuais. É por meio de práticas mais sustentáveis que os colaboradores de uma empresa sentem-se mais engajados a cumprir suas responsabilidades com mais empenho e satisfação.

De origem japonesa, o programa 5S – também conhecido como Housekeeping – traz, ao mesmo tempo, simplicidade e eficiência a um ambiente de trabalho e a todos os funcionários envolvidos – desde chão de fábrica e linhas de produção até escritórios administrativos, salas de reunião e refeitórios industriais.

Apesar de ter sido desenvolvida há vários anos atrás depois da segunda guerra mundial, esta ferramenta revela-se ainda como uma poderosa alternativa para promover a conquista de melhores desempenhos e de resultados corporativos muito mais eficazes através de processos mais enxutos, simplificados e organizados.

Neste artigo, você irá compreender a essência de incentivar a sustentabilidade cultural de um negócio, irá entender o que é 5S e o que cada senso desta técnica representa, além de também conferir as 4 etapas para implantação do programa 5S em uma organização. Vamos lá?

 

O que é o Programa 5S?

 

O Programa 5S é um programa de qualidade que visa melhorar o ambiente de trabalho e a produtividade, tomando por base cinco sensos: utilização, organização, limpeza, bem estar e autodisciplina.

Esses cinco sensos vêm das palavras japonesas originais seiri, seiton, seiso, seiketsu e shitsuke. Veremos as aplicações desses sensos mais a frente.

Voltando ao Programa 5S, ele pode ser considerado como uma ferramenta enxuta que tem como objetivo básico promover uma ordem sistêmica do funcionamento de um processo em um ambiente de trabalho.

Ele compreende desde layouts de escritório e organização e manutenção de móveis e materiais, até disponibilidade de dados e informações eletrônicas em um computador.

Focado na melhoria contínua, é um programa de caráter participativo, sendo uma ferramenta para educar as pessoas de forma fácil, simples e efetiva dentro e fora do ambiente de trabalho. E sabe qual é o melhor de tudo? É que o programa 5S traz resultados imediatos e duradouros para a empresa.

 

O grande objetivo do Programa 5S

 

De forma sucinta, podemos dizer que o grande objetivo do programa 5S é aumentar a produtividade e melhorar resultados. Para atingir esse objetivo, ele será desenvolvido em quatro áreas diferentes com objetivos específicos em cada uma delas: Pessoal, Empresa, Segurança e Processos.

 

Pessoal

  • Desenvolver trabalho em equipe;

  • Otimizar tempo;

  • Aumentar a produtividade.

 

Empresa

  • Facilitar a arrumação interna;

  • Melhorar a imagem da empresa;

  • Eliminar desperdícios.

 

Segurança

  • Aumentar a segurança;

  • Diminuir acidentes de trabalho.

 

Processos

  • Otimizar e racionalizar processos;

  • Incrementar a eficiência.

 

Sustentabilidade: entenda a importância de praticá-la na sua empresa!

 

A adoção de práticas empresariais mais sustentáveis baseadas no programa 5S resulta em processos mais previsíveis e eficientes, colaboradores mais confiantes e motivados e produtos mais competitivos e de alto valor agregado.

Por meio de sua implementação, uma empresa alcança maior facilidade para executar suas operações e tomar decisões e, como consequência, obter produtos padronizados assegurando a satisfação de seus clientes.

 

O que significam os 5S?

 

1. Seiri

 

O primeiro senso do programa 5S significa “uso”. Isto é, a primeira ação sugerida pela metodologia do programa é definir o que é vital para uso do que não é necessário.

Todo tipo de recurso envolvido em uma operação deve ser levantado, como: máquinas, equipamentos, materiais, instrumentos, ferramentas e por aí vai.

Através deste levantamento, serão, então, avaliados quais recursos são necessários e agregam valor ao processo dos quais não são precisos e podem ser descartados ou destinados para outra área ou setor mais conveniente.

 

2. Seiton

 

O segundo senso do 5S significa “organização”. Com base nos materiais avaliados como necessários para uso no primeiro senso, este S do programa possui como finalidade classificar e dar ordem de uso para cada recurso incluído. Isto é, padronizar a quantidade e o local onde cada material deverá estar ao ser coletado ou procurado por um colaborador é a tarefa deste segundo senso.

 

3. Seiso

 

O terceiro senso do programa 5S significa “limpeza”. Ele tem como objetivo facilitar a limpeza em um ambiente de trabalho. Para isto, ele exige que, ao invés de limpar, antes, é necessário atentar-se ao motivo da sujeira, para que assim, soluções preventivas possam ser efetuadas para eliminar ou, ao menos, reduzir a necessidade dessa atividade.

Locais de trabalho organizados e limpos geram menos estresse aos funcionários envolvidos que, por sua vez, podem executar suas atividades com mais eficiência e exatidão.

 

4. Seiketsu

 

O quarto senso do 5S significa “padronização”. Seu propósito principal é padronizar o funcionamento operacional das atividades e responsabilidades de um processo ou setor.

Além disto, ele também possui como objetivo assegurar o estabelecimento de condições propícias para os colaboradores relacionados deste processo ou setor cumprirem adequadamente e de forma segura e respeitosa as regras e normas de conduta impostas.

 

5. Shitsuke

 

O quinto senso do 5S significa “integridade”. A missão deste último S é tornar cultural e costumeiro pelos colaboradores praticar as ações recomendadas nos sensos anteriores.

Executar de um dia para o outro todas as atividades sugeridas pelo programa 5S é uma coisa, agora, garantir que seu cumprimento seja respeitado ao longo de anos e até décadas é outro contexto, não é verdade?

Para se certificar que o emprego dos sensos seja diariamente acatado na empresa, o pleno entendimento de sua importância e da necessidade de seu compromisso por toda a equipe é vital.

 

Como funciona a implantação do Programa 5S em uma empresa?

 

1. Divulgação

 

Conscientização, é disto que se trata a primeira etapa para implantação do programa 5S em uma organização.

Através de recursos de divulgação, como: palestras, cartazes, memorandos, apresentações, reuniões e até diálogos semanais de segurança.

É importantíssimo deixar claro a todos os funcionários da companhia a importância do cumprimento dos 5 sensos que serão implantados e os ganhos esperados com a implantação deste programa.

 

2. Preparação

 

A etapa de preparação possui como objetivo dividir a implantação do programa 5S em partes menores.

Veja bem, talvez um funcionário de um setor estritamente administrativo não seja o mais adequado para gerenciar a implantação dos 5S em uma operação fabril - e vice-versa.

Portanto, separar os responsáveis para implementação do programa em toda a empresa é a tarefa desta fase.

 

3. Implantação

 

Esta etapa começa conforme a sequência dos 5S vistos aqui no artigo - uso, organização, limpeza, padronização e integridade. Em cada um dos setores da companhia incluídos, sua implantação deve considerar 5 perspectivas de atuação: layout (ou arranjo físico), máquinas e equipamentos, instrumentos, documentos e acessórios administrativos.

 

4. Manutenção

 

A última etapa de implantação do programa 5S possui como intuito assegurar o cumprimento de todas as novas exigências impostas, de forma que a organização, limpeza e ordem conquistada estejam sendo respeitadas diariamente.

O emprego de auditorias internas e do contínuo uso de recursos de divulgação para promover a conscientização por todos os membros de uma empresa é aqui muito importante.

 

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Combinadas as práticas e hábitos culturais mais eficazes para estimular a sustentabilidade de um negócio, fica difícil não conferir esta proposta de formação, não é mesmo?