É muito provável que você já tenha ouvido a seguinte frase: “Não se vai para a guerra sem conhecer o inimigo”, não é mesmo? Pois bem, essa frase se encaixa muito bem quando se fala de folha de verificação, e você entenderá o motivo ao longo desse artigo.

Para você melhorar a qualidade, é necessário que se tenha uma base de dados confiável. Mas como assim? Com a análise dessas informações, você pode tentar achar a causa raiz do problema da produção e melhorá-la.

Para que se tenha sucesso nesse processo, precisa-se de algumas ferramentas da qualidade. Porém, falarei agora especificadamente da folha de verificação.

Então, preste bem atenção, pois esse artigo trará tudo o que você precisa saber a respeito dessa ferramenta, e você verá a tamanha da importância que ela tem para a melhoria do processo.

 

Mas afinal, o que é e como funciona a folha de verificação?

 

Ela é a ferramenta mais simples da qualidade. Basicamente, ela visa padronizar e organizar a coleta desses dados, podendo ser por meio de tabelas, planilhas ou quadros.

Com essa folha, a pessoa responsável vai até o Gemba para poder entender o funcionamento das atividades, verificar onde está o problema e coletar os dados para identificar a causa raiz do mesmo.

Com certeza você está se perguntando: “O que é Gemba?” Ele nada mais é do que um termo japonês usado para representar o “local real” onde todo o processo acontece. Esse termo é similar a expressão Genchi Genbutsu “Vá Ver”, ou seja, vá até ao local onde o problema está acontecendo, colete dados e tome uma decisão para resolve-lô.

Para ir ao Gemba você tem que ir com um olho clínico, para poder realmente encontrar onde estão as oportunidades de melhoria na produção.

Por isso, para auxiliar todo esse processo, que existem as folhas de verificação. Elas já vêm com um formato pronto, com apenas as informações necessárias, para poder ganhar tempo. E quanto mais tempo ganhar, melhor!

É importante falar que existem 3 tipos principais de folha de verificação, e a escolha de cada uma varia de acordo com o objetivo da coleta de dados. 

 

Quais os tipos de folha de verificação?

 

1 - Folha de verificação para a análise da distribuição de um item de controle

 

 

Esse primeiro tipo de folha é utilizado quando se quer conhecer e analisar a distribuição dos valores de um item de controle ou de interesse associado a um determinado processo.

De que forma que ela é composta e como deve ser preenchida? Primeiramente, no cabeçalho da folha você deverá pôr os dados e informações sobre o processo, como a data, hora, estágio, produto e total inspecionado.

Na parte inferior da folha, existem colunas que deverão ser preenchidas com as especificações dos pesos e suas variações.  Realmente simples, não achou?

Com essas variações, você consegue verificar onde está acontecendo a maior incidência de problemas no processo e se está produzindo abaixo ou acima da média.

Interessante, mas qual é o resultado dessa folha de verificação? Como resultado se tem uma outra ferramenta da qualidade, o histograma. A curva gerada nessa ferramenta é a mesma que aparece na folha. A maior coluna demonstra a maior tendência.

 

2 - Folha de verificação de itens defeituosos

 

 

Esta segunda folha é basicamente utilizada quando você deseja saber quais os tipos de defeitos mais frequentes e o número de vezes em que a causa deles ocorrem.

Nela tem que fazer a mesma coisa do que falei na folha anterior. É extremamente necessário colocar todas as informações do cabeçalho, para que se tenha o controle de todo processo de produção.

A utilização dessa folha é crucial para o gerenciamento e desenvolvimento da produção. Pois consegue identificar o número de defeitos e quais são eles, podendo ser o menor que for.

Como resultado dessa folha de verificação, você tem informações para a construção de outra ferramenta da qualidade, o Gráfico de Pareto.

Ah legal, mas como que esse gráfico auxilia nesse processo? Com ele você consegue identificar onde está a maior concentração de defeitos, podendo assim, corrigi-los.

Além disso, os resultados obtidos na coleta de dados feita, como no primeiro tipo de folha, você consegue gerar um histograma para melhor visualização desses resultados

 

3 - Folha de verificação de identificação de causas de defeitos

 

 

Ela é utilizada para relacionar as causas aos efeitos, ou seja, os dados das causas são dispostos de que forma que são facilmente relacionados aos efeitos, tornando mais fácil e clara a investigação dos defeitos observados dentro de um determinado processo.

Com isso, você pode se confundir, e achar que as folhas 2 e 3 são a mesma coisa. Porém, você está errado.

Essa folha tem como papel pegar os defeitos identificados pela folha anterior e procurar a causa desses defeitos, podendo assim cortar o mal pela raiz.

 

6 dicas preciosas para a utilização da folha de verificação

 

1. Defina seus objetivos

 

A primeira delas é que você tem que estabelecer exatamente qual evento está sendo estudado e definir os objetivos da sua coleta de dados.

Pois imagine essa situação: você está fazendo uma pesquisa, porém não se planejou da forma correta para a coleta desses dados. Com isso, você terá gastos de energia, de pessoas e de tempo que no final não servirão para nada.

Você antes de entrar em ação, já deve saber exatamente quais são os dados necessários e como essa coleta deve ser feita, para que posteriormente você consiga identificar a causa raiz do problema.

 

2. Determine o tipo de folha de verificação

 

Determinar o tipo de folha de verificação adequado e nomear conforme a sua utilidade.

Isso é de extrema importância, pois se não tiver a folha correta, você não vai ter os dados corretos, a informação correta, tendo assim uma chamada “análise falsa”. Você pode interpretar muito bem aquele dado, mas não saberá o que fazer com ele.

 

3. Construa um formulário claro

 

É necessário construir um formulário claro e de fácil manuseio, certificando-se de que todas as colunas estão claramente tituladas e que há espaço suficiente para o registro dos dados.

Não se pode esquecer também do campo de identificação da pessoa responsável pelo preenchimento da folha.

Este formulário tem que ser simples, para poder facilitar a coleta.

 

4. Conscientize as pessoas envolvidas no processo

 

Conscientizar todas as pessoas envolvidas no processo de coleta de dados sobre a importância e o objetivo desse processo. Instruindo-as quanto ao preenchimento correto do formulário.

Tem que avisar a todos os colaboradores que estão na linha de produção, que está indo uma equipe para medir o que eles estão fazendo.

É preciso ainda deixar explícito que eles têm total liberdade para proporem ideias, que sejam para o benefício da empresa.

 

5. Informe como, onde e quando será feita a coleta

 

Esta quinta dica é de suma importância para a utilização da folha de verificação. Você deve informar para todas as pessoas envolvidas no processo, como será feita a coleta, além de onde e quando.

Afinal, “não se deve entrar na casa das outras pessoas sem bater palma”! Ou seja, toda equipe envolvida no processo a ser analisado deve estar ciente de que serão realizadas medições e que eles devem realizar as operações da mesma forma que são realizadas no dia a dia, para que seja possível uma coleta de dados que descreva o processo como ele realmente acontece.

 

6. Faça testes

 

Finalmente chegamos a última dica! É preciso que você esteja seguro que todos os fatores de estratificação necessários para análises posteriores estão presentes na lista de verificação.

Para poder enxergar alguma eventual falha de elaboração, é indicado que você faça um pré-teste antes da utilização da folha de verificação.

Enfim, para uma boa utilização dessa ferramenta, é necessário que você siga à risca todas essas dicas, indo de etapa por etapa, para que tudo ocorra da forma correta.

 

Realmente, “não se deve ir à guerra sem conhecer o inimigo”!

 

Como falei ao longo desse artigo, antes de entrar em ação para resolver os problemas do processo, tem que fazer uma pesquisa, coletar dados sobre o processo com um todo, identificar a melhor forma de combate-lo, e depois, entrar em ação!

Agora tudo faz sentido não é mesmo? A folha de verificação é a base do conhecimento de tudo, dos problemas, do “inimigo”, e, depois disso tudo coletado, se deve ir à guerra, lutar contra esses obstáculos, buscando sempre extingui-los.

 

Gostou de aprender mais sobre essa ferramenta? Então que tal conhecer as outras ferramentas do Lean?

 

E isso é muito fácil! É só você se inscrever e fazer o  curso online de Introdução ao Lean Manufacturing disponível em nossa plataforma online. E o melhor de tudo, ele é gratuito. Você não irá perder essa oportunidade de ouro, né?