Gestão por processos: o que é e como funciona?

Você já viu um carro funcionar sem que as suas engrenagens trabalhem juntas? Ou uma geladeira conservar os alimentos sem o uso de uma fonte de energia?

Bom, se você parou para analisar pôde perceber que os questionamentos citados acima são um tanto quanto irreais diante da tecnologia que temos hoje, não é mesmo?

Mas não é só no meio tecnológico que isso acontece, o mundo organizacional também é assim. Uma empresa só consegue funcionar bem e obter crescimento se todos os seus setores operarem em conjunto.

Neste contexto, a gestão por processos funciona como uma oficina mecânica para automóveis, pois se essas são responsáveis pelo funcionamento do veículo, a gestão por processos é o órgão responsável por garantir o bom funcionamento das empresas.

No artigo de hoje, você vai entender o que é gestão por processos, como ela funciona e qual a sua relação com tecnologia, tempo e qualidade.

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O que é Gestão por processos?

Entende-se por gestão por processos a interação entre as áreas de todos os processos de uma empresa, ou seja, esse conceito enuncia que todos os setores de uma organização precisam funcionar em conjunto para que a mesma possa prosperar.

Segundo Gart Capote, esta técnica permite identificar, desenhar, executar, documentar, medir, monitorar, controlar e melhorar processos de negócio, automatizados ou não, para alcançar resultados consistentes e pertinentes  com os objetivos estratégicos de cada organização.

Porém a gestão por processos nem sempre foi utilizada. Inicialmente os setores de uma empresa não eram vistos como um conjunto e sim como partes que se sustentavam individualmente.

Foi a metodologia Seis Sigma que contribuiu para essa mudança de panorama. Hoje os métodos aplicados são muito mais padronizados e possuem maior rendimento financeiro.

Como a Gestão por Processos é aplicada?

Agora você já sabe o conceito de gestão por processos e como ela foi difundida dentro das organizações. Mas só isso não basta, para entender esse processo como um todo também é necessário entender através de quais ferramentas essa estratégia de gestão funciona.

Então continue com a gente e saiba quais são os benefícios dessa técnica!

Gestão por processos: Mapeamento

O Mapeamento de processos é fundamental para que as empresas possam entender  e acompanhar cada passo de sua produção mais a fundo.

Através dessa ferramenta é possível identificar todas etapas que agregam ou não valor. Assim, todas as fases que não agregam valor podem ser reduzidas ou até mesmo excluídas em uma tentativa de reavaliar ou mudar o layout de produção.

Já as partes que agregam valor podem ser avaliadas a fim de analisar se estão sendo feitas de acordo com as especificações do cliente.

A simbologia utilizada no mapa de gestão por processos é a mesma dos fluxogramas. Para que esse mapa contribua para o processo de trabalho de uma empresa é fundamental que ele contenha os limite do processo e a descrição das principais atividades/tarefa.

Além disso, ele também deverá conter o resultado de cada processo e a avaliação de cada etapa. Esta avaliação é importante para perceber se os produtos estão sendo feitos com a qualidade desejada.  

Gestão por processos: Tempo

O tempo é um dos fatores críticos de qualquer organização, logo saber gerenciá-lo é essencial para a gestão por processos e o sucesso de uma empresa.

Um bom gerenciamento do tempo permite inúmero benefícios, como:

• Maior controle do trabalho e dos projetos que estão sendo executados;

• Alcance dos objetivos com maior segurança e precisão;

• Sucesso e aumento no desempenho dos funcionários;

• Sensação de realização.

Segundo o Princípio de Pareto 20% do nosso esforço é responsável por 80% dos resultados. Dessa forma, se um empresário despender esforço no momento de realizar um bom planejamento os resultados podem vir em menos tempo e em maior quantidade.

Assim, aconselha-se o uso de cronogramas para organizar o tempo de cada atividade. Através de ferramentas como o MS Project e o Excel é possível fazer o planejamento de todas as atividades e ainda colocá-las em ordem de prioridade.

Além disso, a gestão por processos também destaca o tempo gasto em cada reunião, visto que é preciso analisar se toda reunião marcada é mesmo necessária. Ademais, fazer um planejamento para todo encontro também é muito útil, pois elimina o tempo gasto com conversas que não são o foco do momento.

Gestão por processos: Melhoria Contínua

Também conhecido como Kaizen, a Melhoria Contínua é caracterizado como um processo cíclico, afinal, a todo momento surgem novas oportunidade de melhoria dentro de uma organização.

Esta técnica sugere melhorias que envolvam todos, gerentes e operários, o que também interfere na redução de custos da empresa.

Além disso, o Kaizen também é cultural, pois  não se trata apenas de melhorar processos, e sim de mudar toda a questão cultural da empresa. É uma filosofia de negócios, ou seja, deve estar inserida em todos os níveis da empresa, desde a alta administração até os operários do chão de fábrica.

Se você ficou interessado em saber  mais sobre esse processo não deixe de ler o nosso artigo sobre Melhoria Contínua.
 

Gestão por processos: Qualidade

Produtos ou serviços oferecidos são a porta de entrada tanto para a falência quanto para o sucesso de uma empresa. Logo, uma das designações do gerenciamento de processos é garantir a qualidade de todos os processos envolvidos na criação de um produto.

A utilização do Procedimento Operacional Padrão (POP) é essencial para a manutenção da qualidade de cada produto ou serviço, pois por meio de padrões a serem seguidos torna-se viável assegurar o mesmo nível de produção.

As redes de fast food, como MCDonald's e Burger King, são um exemplo disso, uma vez que todos os pedidos passam por um POP.

Então, se você pede um sanduíche e o seu amigo solicita o mesmo lanche, provavelmente vocês não vão notar nenhuma diferença no gosto ou no tamanho, pois os dois foram  elaborados de acordo com o mesmo padrão de qualidade.

Gestão por processos e a tecnologia

Hoje em dia é quase impossível pensar em mundo sem tecnologia, uma prova disso é que as pessoas se veem perdidas sem celular. Até porque ele se tornou mais que um dispositivo capaz de fazer ligação, sendo  possível tirar fotos, entrar na internet e muito mais.

No meio empresarial não é diferente. Os processos organizacionais visam o lucro e uma melhoria significativa no tempo de produção e para isso nada melhor do que ferramentas automatizadas.

A tecnologia também veio para melhorar os processos internos e externos, pois tanto facilita a comunicação com os clientes quanto entre os membros da própria indústria.

Dessa forma, uma empresa que não investe em tecnologia não tem mais espaço no mercado competitivo, pois o mercado está sempre mudando e acompanhar essas mudanças é fundamental.

A gestão por processos e a orientação do mundo organizacional

Percebeu como a gestão por processos veio para revolucionar o mundo organizacional?

Através de técnicas que permitem a redução de custos, aumento da qualidade e otimização do tempo a gestão por processos se tornou essencial nas empresas de sucesso.

Se você quer saber mais sobre essa área de gestão não deixe de acompanhar os nossos artigos. No nosso blog você encontra um segmento exclusivo sobre Gerenciamento de Projetos, então não perca tempo e vai já conferir os nosso conteúdos.

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