Todo mundo sabe o que é um mapa, não é mesmo? Nada mais é do que uma representação gráfica de uma área geográfica ou parte da superfície da Terra. Mas e um mapa de processos? Você sabe o que é? É basicamente a mesma coisa, só que ao invés de representar uma porção de Terra, representa um determinado processo!

Já um processo é um conjunto de atividades inter-relacionadas ou interativas que transformam as entradas (inputs) em saídas (outputs), através do acréscimo de valor ao produto ou serviço.

Hoje, a abordagem por processos é amplamente recomendada, pois facilita a identificação de melhorias, permite entender como funciona a produção e permite eliminar desperdícios ao sinalizar etapas que não agregam valor ao que está sendo produzido. 

Mas calma, ainda que não tenha entendido muito bem como deve ser um mapa de processos, te garanto que ao terminar de ler esse artigo todas as suas dúvidas estarão perfeitamente esclarecidas! 

Aqui, você encontra não apenas o que significa um mapa de processos, como exemplos para se inspirar e montar o seu! Vamos lá?

Ah! Antes de começarmos, não deixe de baixar o ebook “As Principais Ferramentas do Lean Seis Sigma”! Com esse material, você obtém conhecimento sobre uma metodologia utilizada em todo o mundo, capaz de propiciar resultados incríveis para as empresas que a empregam! Clique na imagem abaixo e garanta agora o arquivo:

 

 

Agora, vamos ao que interessa! 

 

O que é o Mapa de Processos?

 

A resposta para essa pergunta é muito simples. O Mapa de Processos é uma ilustração gráfica de um processo. Ele deve documentar como o processo realmente opera, incluindo as etapas que agregam valor e também aquelas que não agregam.

O mapa de processos é simples e de grande valia para documentar tudo que está ocorrendo durante as etapas de fabricação. Fazendo um mapeamento, é possível identificar pontos importantes, como:

  • Etapas que agregam e não agregam valor;

  • As principais saídas de cada etapa (produto em processo);

  • Principais entradas/parâmetros de processo (X’s);

  • Principais requisitos das saídas/entregas do processo (Y´s).

 

Mas como o mapa de processos pode ajudar?

 

Um processo de negócio é composto por várias etapas, assim como entradas e saídas diversas. Em meio a tanta informação, se não houver uma documentação formal de tudo isso, você pode se perder, e com isso cometer erros. Quem nunca esqueceu de fazer algo por que estava com a cabeça cheia? Funciona de forma similar num processo!

Ao colocar todas as informações num documento, como o mapa de processos, você deixa sua mente mais tranquila para trabalhar e focar naquilo que é importante. Outro ponto importante é que muitas das vezes imaginamos o processo de uma forma, e na verdade ele funciona de outra.

Além disso, o mapa de processos informa qual é a forma correta de executá-lo, o que facilita a comunicação entre os envolvidos, facilita o planejamento de novos projetos e a otimização dos que já existem. 



 

 

Essa imagem ilustra bem o que estou dizendo. Muitas vezes o responsável acha que as coisas estão ocorrendo de uma maneira, mas na realidade, nada está funcionando como desejado.

 

Quando usar o Mapa de Processos?

 

Ele é utilizado sempre que se precisa de uma visualização rápida e nível de detalhe maior das etapas do processo. Ao contrário do SIPOC, o mapa de processos é feito a partir de um detalhamento maior, onde você pode tomar decisões a respeito de cada fase e das pessoas envolvidas.

O mapa de processos deve descrever os seus limites (onde começa e onde termina) e as principais atividades/tarefas. Vamos ver uma ilustração para facilitar:

 

 

O mapa de processos deve conter também o resultado da etapa do processo (Produto/Serviço em processo (PP) e produto/serviço final (PF)).

 

 

Parâmetros Importantes

 

Para elaborar um Mapa de Processos bem feito, é necessário avaliar 4 parâmetros extremamente importantes do fluxo de trabalho, que são:

  • Parâmetro de produto/serviço final (Y maiúsculo): Uma variável que caracteriza o produto/serviço no estágio final.

  • Parâmetro de produto/serviço em processo (y minúsculo): Uma variável que caracteriza o produto/serviço nos estágios intermediários do processo.

  • Parâmetro de processo (x): Uma variável do processo, considerado uma entrada da etapa do processo que pode afetar o resultado, ou seja, o desempenho do produto/serviço que está sendo produzido.

  • Classificação do parâmetro de processo (x): classificar cada variável como controlável ou ruído.

 

Montando então o Mapa de Processos por completo, obtemos:

 

 

Dessa forma, é possível perceber o processo detalhado como um todo, facilitando no entendimento das entradas e saídas, quais processos podem ser controlados ou não e onde pode-se pensar em melhorias.

Entendeu melhor agora como construir um mapa de processos? Caso você ainda tenha dúvidas sobre a diferença entre processos e projetos, te convido a dar uma olhada em outro artigo sobre a diferença entre projeto e processo

Nele você entenderá a importância de estimular a gestão de projetos na sua empresas e controlar os seus processos produtivos. 

 

E se eu quiser otimizar os processos? 

 

Se você deseja não apenas entender e documentar como funcionam os processos de sua empresa, através do mapa de processos, mas também ser capaz de otimizá-los, através da redução de desperdícios e variabilidade, é necessária uma capacitação específica!

Para reduzir os custos de uma organização, aumentar a lucratividade e ganhar vantagem competitiva perante o mercado, a solução ideal é aplicar a metodologia Lean Seis Sigma, que é capaz de alcançar tudo isso!

Assim, se você deseja saber mais sobre ela e se tornar capaz de implementar suas técnicas na empresa em que trabalha, não pode perder a chance de fazer o curso gratuito de White Belt em Lean Seis Sigma!

O curso é completamente gratuito, então, não marque bobeira! Inscreva-se agora e garanta essa certificação no seu currículo!