Todo mundo sabe o que é um mapa, não é mesmo? Nada mais é do que uma representação gráfica de uma área geográfica ou parte da superfície da Terra. Mas e um mapa de processos? Você sabe o que é? É basicamente a mesma coisa, só que ao invés de representar uma porção de Terra, representa um determinado processo!

Mas calma, ainda que não tenha entendido ainda, te garanto que ao terminar de ler esse artigo todas as suas dúvidas estarão perfeitamente esclarecidas! Vamos lá?

 

O que é o Mapa de Processos?

 

A resposta para essa pergunta é muito simples. O Mapa de Processos é uma ilustração gráfica de um processo. Ele deve documentar como o processo realmente opera, incluindo as etapas que agregam valor e também aquelas que não agregam.

Essa ferramenta é simples e de grande valia para documentar tudo que está ocorrendo durante um processo. Ela é utilizada para identificar vários pontos importantes, como:

  • Etapas que agregam e não agregam valor;

  • As principais saídas de cada etapa (produto em processo);

  • Principais entradas/parâmetros de processo (X’s);

  • Principais requisitos das saídas/entregas do processo (Y´s).

 

Mas como isso pode me ajudar?

 

Um processo é composto por várias etapas, assim como entradas e saídas diversas. Em meio a tanta informação, se não houver uma documentação formal de tudo isso, você pode se perder, e com isso cometer erros. Quem nunca esqueceu de fazer algo por que estava com a cabeça cheia? Funciona de forma similar num processo!

Ao colocar todas as informações num documento, você deixa sua mente mais tranquila para trabalhar e focar naquilo que é importante. Outro ponto importante é que muitas das vezes imaginamos o processo de uma forma, e na verdade ele funciona de outra.

 

 

Essa imagem ilustra bem o que estou dizendo. Muitas vezes o responsável acha que as coisas estão ocorrendo de uma maneira, mas na realidade, nada está funcionando como desejado.

 

Quando usar o Mapa de Processos?

 

Ele é utilizado sempre que se precisa de uma visualização rápida e mais detalhada das etapas do processo. Ao contrário do SIPOC, nele as etapas são mais bem detalhadas, onde você pode tomar decisões a respeito de cada fase de todo o processo.

Ele deve descrever os limites do processo (onde começa e onde termina) e as principais atividades/tarefas. Vamos ver uma ilustração para facilitar:

 

 

Nele deve conter também o resultado da etapa do processo (Produto/Serviço em processo (PP) e produto/serviço final (PF)).

 

 

Parâmetros Importantes

 

Para elaborar um Mapa de Processos bem feito, é necessário avaliar 4 parâmetros extremamente importantes, que são:

  • Parâmetro de produto/serviço final (Y maiúsculo): Uma variável que caracteriza o produto/serviço no estágio final.

  • Parâmetro de produto/serviço em processo (y minúsculo): Uma variável que caracteriza o produto/serviço nos estágios intermediários do processo.

  • Parâmetro de processo (x): Uma variável do processo, considerado uma entrada da etapa do processo que pode afetar o resultado, ou seja, o desempenho do produto/serviço que está sendo produzido.

  • Classificação do parâmetro de processo (x): classificar cada variável como controlável ou ruído.

 

Montando então o Mapa de Processos por completo, obtemos:

 

 

Dessa forma, é possível perceber o processo detalhado como um todo, facilitando no entendimento das entradas e saídas, quais processos podem ser controlados ou não e onde pode-se pensar em melhorias.

 

Entendeu melhor agora como construir um mapa de processos? Caso você ainda tenha dúvidas sobre a diferença entre processos e projetos, te convido a dar uma olhada em outro artigo sobre a diferença entre projeto e processo. Nele você entenderá a importância de estimular a gestão de projetos na sua empresas.