Confira como implementar um POP em seu negócio e seus benefícios

Que o Big Mac é gostoso todos nós já sabemos, mas como pode isso ser quase um consenso do Oiapoque ao Chuí e, na verdade, de um extremo ao outro do planeta? A resposta é mais simples do que você imagina, hoje você descobrirá como o POP, o Procedimento Operacional Padrão, têm grande culpa neste sucesso.

Este consenso acontece pois, nos seus mais de 34 mil restaurantes ao redor do mundo, o McDonald’s prepara seus lanches de maneira padronizada e rápida (leva só um minuto e meio pro Big Mac falado acima ficar pronto!)

Tente imaginar o que aconteceria se o lanche de cada loja do McDonald’s no mundo fosse feito de maneira diferente, com insumos de fornecedores diferentes.

Como poderia a franquia definir e garantir a qualidade, o sabor, a eficiência e a segurança de todo o processo?

E eu posso te adiantar que os benefícios do POP não param por aí, então se prepare para descobrir, neste artigo, do que ele é capaz. Veja a seguir:

• O que é um POP?;

• Quais são os benefícios do POP?;

• Como fazer um POP?;

• Outros exemplos de POP; e

• E aí, pronto para padronizar?.

O que é um POP?

O POP - Procedimento Operacional Padrão é um documento que podemos resumir por um grupo de instruções e descrições de atividades que documentam uma rotina, um passo a passo ou atividade do dia a dia, pertinente à uma empresa.

Este tipo de documento pode ser utilizado para auxiliar na execução de tarefas diárias, manutenção, calibração e utilização de equipamentos, análises, procedimentos de segurança e muitas outras aplicações.

É importante lembrar ainda que cada POP é específico para uma tarefa, área de atuação e empresa em questão, sendo assim, cada aplicação requer o desenvolvimento de um POP próprio.

Assim, a descrição das atividades deve ser feita de maneira minuciosa no POP, do contrário a ferramenta se tornará limitada. Vale lembrar ainda que, tão importante quanto definir e descrever corretamente, é seguir o que foi definido na hora da execução.

Um POP pode abranger fluxogramas, checklists e instruções e deve ser revisado periodicamente para se adequar a realidade ágil de uma empresa e do mercado.

Essa incrível ferramenta é utilizada no Lean Manufacturing que é uma metodologia focada em eliminar os desperdícios e aplicar consistentemente as melhores práticas.

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Preparado para descobrir os benefícios do POP, como desenvolvê-lo em 4 passos e ver outro exemplo de aplicação? Então continue lendo este artigo!

Quais os benefícios do POP?

O POP é responsável por facilitar o acompanhamento e padronizar determinados processos. Aí você pode se questionar: qual a relevância disso dentro de uma empresa? Pensar no exemplo do Big Mac vai te ajudar a entender.

Imagine que um cheff na primeira sede do McDonald’s, em San Bernardino, 1940, testa uma receita de sua avó e decide inseri-la no cardápio com o nome de Big Mac.

Porém, se este chefe não criasse um POP, definindo cada ingrediente e maneira de fazer deste sanduíche, passados tantos anos, em cada lugar do mundo o Big Mac teria um sabor e, sem procedimentos de segurança e saneamento definidos, o “sabor cabelo” poderia aparecer.

Percebe como a utilização do POP pode ser benéfica para uma organização?

Assim, podemos dizer que entre os benefícios do POP estão:

• Definição de um padrão para os mais diversos procedimentos;

• Aumento e otimização da qualidade dos produtos, dada a sistematização dos processos;

• Garantia de qualidade;

• Facilitação dos processos de capacitação e treinamento dos colaboradores; e

• Redução de falhas de comunicação e acidentes.

Como fazer um POP?

Agora que você já viu como é essencial criar um POP para cada processo da sua empresa, posso te ensinar quais são as etapas necessárias para a criação do documento do Procedimento Operacional Padrão. Sendo assim, no momento da implementação do POP na sua organização, tenha em mente os seguintes passos:

• Escreva o POP em linguagem que seja compreensível por todos os colaboradores;

• Dê preferência para modelos com passo a passo e checklist, quanto mais intuitivo, mais perto de atingir o resultado o POP estará;

• Utilize a voz ativa preferencialmente e os verbos no presente; e

• Fluxogramas são também ótimas alternativas para ilustrar o processo em questão.

Você já sabe o que é um POP, já viu seus benefícios e dicas sobre como fazer, portanto, está na hora de colocar a mão na massa! Vamos começar?

1 - Definição do tipo de POP

Não existe um único modelo de POP, certo? De modo geral, em modelos mais genéricos um POP pode ser dos dois tipos a seguir:

Também é possível mesclar os dois tipos se houver necessidade. Vale ressaltar que situações muito específicas podem requerer POP’s muito específicos!

Vou te mostrar de forma rápida e precisa um exemplo de cada tipo citado, e pontuar suas vantagens e desvantagens.

1.1 Checklist

O checklist é um modelo bem simples, onde você estabelece uma lista de atividades que devem ser feitas, e assim que alguém executa a tarefa, deve ser dado um check de verificação.

Vantagens:

• Fácil de seguir;
• Fácil e rápido de montar;
• Difícil de interpretar errado.

Desvantagens:

• Não permite adição de muitos detalhes;
• Não permite lidar bem com pontos de decisão

1.2 - Fluxograma

Nesse modelo todo o processo é representado através de símbolos que indicam quais atividades devem ser realizadas a partir das decisões tomadas. Para que você possa entender melhor o fluxograma, vou te apresentar alguns símbolos utilizados e seus significados.

Com o conhecimento dos simbolos acima e seus significados, fica fácil entender o exemplo a seguir.

Vantagens:

• Fácil de seguir;
• Sequência lógica de construção;
• Permite visualizar pontos de decisão com facilidade.

Desvantagens:

• Exige mais tempo e habilidade para sua confecção;
• Não permite muitos detalhes.

2 - Preparação do documento

Nessa etapa é importante organizar uma reunião com todos envolvidos na atividade a ser documentada;

Idealmente, o POP deve ser escrito por aquele que realiza a atividade, com supervisão dos gestores/diretores responsáveis pelo processo.

O POP também pode ser escrito em equipe nos casos em que o processo seja multidisciplinar, sendo fundamental nesse caso a participação de todos os integrantes do grupo.

Outro ponto importante durante a preparação do documento é que as informações devem ser claras o suficiente para que uma pessoa com conhecimento básico do processo possa realizá-lo sem supervisão. Afinal, essa é objetivo ao se padronizar um processo.

Se algum treinamento for necessário para a criação do Procedimento Operacional Padrão, este deve estar especificado no documento.

3 - Revisão e aprovação

É muito importante que o documento seja revisado por pessoas com o treinamento apropriado no processo. Isso faz com que haja uma probabilidade maior de que os resultados esperados ao se elaborar o POP sejam atendidos.

Também é interessante que o POP seja testado por pessoas diferentes do autor, garantindo que o entendimento de todo o processo ficou claro para todos que vão utilizar esse documento.

O documento finalizado deve ser aprovado pela área responsável da empresa, e a assinatura no documento significará que esse foi revisado e aprovado.

4 - Rastreabilidade de documentos e arquivamento

Para fechar o passo a passo com chave de ouro, a organização deve manter uma lista com todos os POP’s, indicando data, autor, título, status, departamento e outras informações que forem julgadas relevantes.

A área responsável pelos POP’s deve designar uma pessoa para organizar esses documentos, de maneira que se for preciso, seja fácil de encontrar cada um deles.

Da mesma forma deve ser definido onde e como versões desatualizadas devem ser arquivadas.

Se for utilizar o meio digital, o usuário deve ter acesso somente à versão “somente leitura”, protegendo contra mudanças não autorizadas no documento.

Outros exemplos de POP

É sempre bom ver na prática exemplos que facilitem nosso entendimento sobre um conteúdo certo? Mais acima te mostrei dois modelos de POP, e vou deixar dois exemplos de POP’s para que você possa aprender mais.

E aí, pronto para padronizar?

“Onde não há trabalho padronizado, não pode haver melhoria”

(Taiichi Ohno)

É impossível discordar do pai do Sistema Toyota de Produção (Lean Manufacturing)! Somente através da padronização é possivel perceber quais processos podem ser otimizados e quais não necessitam de demandar esforços para melhorar.

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E aí o que achou do artigo? Nos conte aqui nos comentários, o seu feedback é de extrema importância para nós.

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