Você sabia que o McDonald’s prepara o Big Mac de forma padronizada em mais de 34 mil restaurantes no mundo todo? E por incrível que pareça, ele fica pronto em apenas um minuto e meio! Mas como tornar isso possível? A resposta é simples, através do Procedimento Operacional Padrão.
Já imaginou se cada franquia do McDonald’s preparasse esse lanche de forma diferente? Não haveria como garantir a qualidade, a eficiência e a segurança de todo o processo, não é mesmo?
Esses são apenas alguns dos benefícios do POP, então continue lendo para entender o que é esse conceito, quais o tipos de POP mais utilizados, as vantagens e desvantagens de cada um e como montar o Procedimento Operacional Padrão da sua empresa! Vamos lá?
O que é um POP?
O Procedimento Operacional Padrão (POP) é um conjunto de instruções escritas que documentam uma rotina ou atividade repetitiva dentro de uma organização.
Esse documento pode conter ações programáticas e técnicas como processos de análise, manutenção, calibração e utilização de equipamentos.
Alguns pontos importantes sobre um POP são:
- Os POP’s são específicos para cada organização ou área da qual descrevem as atividades;
- Se não for escrito de maneira correta, seu uso se torna limitado;
- Até mesmo o documento mais bem escrito falha se não for seguido;
- Podem conter: instruções, fluxogramas, fotos, possíveis ações corretivas;
- Devem ser revistos periodicamente.
Quais os benefícios do POP?
Como já falei acima, o POP é responsável pela padronização de um determinado processo. Mas por que isso é tão importante? A resposta é simples. Basta se ater novamente a produção dos Big Mac’s em todo o mundo.
Como seria possível manter a qualidade se não houvesse um padrão a ser seguido? Além da vantagem de manter a qualidade, podemos destacar os seguintes benefícios:
- Reduz variação e aumenta qualidade pela implementação consistente do processo, mesmo com mudança de pessoal;
- Demonstra conformidade com requerimentos organizacionais e governamentais;
- Facilita processo de treinamento de pessoal;
- Diminui chance de falha de comunicação;
- Diminui número de acidentes.
Esses 5 pontos deixam claro que é fundamental ter um POP em sua empresa!
Como fazer um POP?
Vou te mostrar na prática o passo a passo para elaborar o procedimento operacional padrão da sua empresa. Mas antes de começar, vale ressaltar algumas dicas que podem ser muito úteis quando você for implementar o POP em sua empresa:
- O POP deve ser escrito com linguagem adequada a quem o utilizará;
- Seu formato deve seguir um estilo de passo a passo e fácil de ler;
- As informações devem ser claras e sem ambiguidade;
- Utilizar preferencialmente voz ativa e verbos no presente;
- O termo “você” não deve ser utilizado explicitamente;
- Se possível, utilize um fluxograma para ilustrar o processo descrito.
Você já sabe o que é um POP, já viu seus benefícios e dicas sobre como fazer, portanto, está na hora de colocar a mão na massa! Vamos começar?
1 - Definição do tipo de POP
Não existe um único modelo de POP, certo? De modo geral, em modelos mais genéricos um POP pode ser dos dois tipos a seguir:
Também é possível mesclar os dois tipos se houver necessidade. Vale ressaltar que situações muito específicas podem requerer POP’s muito específicos!
Vou te mostrar de forma rápida e precisa um exemplo de cada tipo citado, e pontuar suas vantagens e desvantagens.
1.1 Checklist
É um modelo bem simples, onde você estabelece uma lista de atividades que devem ser feitas, e assim que alguém executa a tarefa, deve ser dado um check de verificação.
Vantagens:
- Fácil de seguir;
- Fácil e rápido de montar;
- Difícil de interpretar errado.
Desvantagens:
- Não permite adição de muitos detalhes;
- Não permite lidar bem com pontos de decisão
1.2 - Fluxograma
Nesse modelo todo o processo é representado através de símbolos que indicam quais atividades devem ser realizadas a partir das decisões tomadas. Para que você possa entender melhor o fluxograma, vou te apresentar alguns símbolos utilizados e seus significados.
Com o conhecimento dos simbolos acima e seus significados, fica fácil entender o exemplo a seguir.
Vantagens:
- Fácil de seguir;
- Sequência lógica de construção;
- Permite visualizar pontos de decisão com facilidade.
Desvantagens:
- Exige mais tempo e habilidade para sua confecção;
- Não permite muitos detalhes.
2.0 - Preparação do documento
Nessa etapa é importante organizar uma reunião com todos envolvidos na atividade a ser documentada;
Idealmente, o POP deve ser escrito por aquele que realiza a atividade, com supervisão dos gestores/diretores responsáveis pelo processo.
O POP também pode ser escrito em equipe nos casos em que o processo seja multidisciplinar, sendo fundamental nesse caso a participação de todos os integrantes do grupo.
Outro ponto importante durante a preparação do documento é que as informações devem ser claras o suficiente para que uma pessoa com conhecimento básico do processo possa realizá-lo sem supervisão. Afinal, essa é objetivo ao se padronizar um processo.
Se algum treinamento for necessário para a criação do Procedimento Operacional Padrão, este deve estar especificado no documento.
3 - Revisão e aprovação
É muito importante que o documento seja revisado por pessoas com o treinamento apropriado no processo. Isso faz com que haja uma probabilidade maior de que os resultados esperados ao se elaborar o POP sejam atendidos.
Também é interessante que o POP seja testado por pessoas diferentes do autor, garantindo que o entendimento de todo o processo ficou claro para todos que vão utilizar esse documento.
O documento finalizado deve ser aprovado pela área responsável da empresa, e a assinatura no documento significará que esse foi revisado e aprovado.
4 - Rastreabilidade de documentos e arquivamento
Para fechar o passo a passo com chave de ouro, a organização deve manter uma lista com todos os POP’s, indicando data, autor, título, status, departamento e outras informações que forem julgadas relevantes.
A área responsável pelos POP’s deve designar uma pessoa para organizar esses documentos, de maneira que se for preciso, seja fácil de encontrar cada um deles.
Da mesma forma deve ser definido onde e como versões desatualizadas devem ser arquivadas.
Se for utilizar o meio digital, o usuário deve ter acesso somente à versão “somente leitura”, protegendo contra mudanças não autorizadas no documento.
Outros exemplos de POP
É sempre bom ver na prática exemplos que facilitem nosso entendimento sobre um conteúdo certo? Mais acima te mostrei dois modelos de POP, e vou deixar dois exemplos de POP’s para que você possa aprender mais.
E aí, pronto para padronizar?
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