Veja como fazer fluxogramas para melhorar seus processos e otimizar seu negócio

Segundo a Neurolinguística, existem 3 modos de aprender: visual, auditivo e cinestésico. Cada pessoa tem um método que assimila melhor, porém conciliar as 3 formas de aprender otimiza ainda mais seu aprendizado. E é exatamente isso que um fluxograma faz!

Um processo geralmente tem várias etapas entre seu inicio e seu fim, e com isso, não adianta somente você pensar em como ele funciona, ou escutar alguém lhe explicando. É preciso visualizar como esse processo ocorre, não é mesmo?

É nesse momento que geralmente utiliza-se um fluxograma para visualizar o início, as etapas e departamentos por onde o processo passa e o seu fim de maneira clara.

Por isso essa ferramenta é tão incrível, então continue lendo para aprender o que é, como fazer e os tipos mais comuns de fluxograma existentes.

Neste artigo nós veremos:

• O que é fluxograma;

• Como fazer um fluxograma;

• Símbolos de um fluxograma;

• Tipos de fluxogramas.

O que é fluxograma?

O fluxograma é uma representação gráfica da sequência das etapas de um processo, que permite uma análise de limites e fronteiras, fornecendo uma visão global por onde se passa o produto.

Ele é estruturado por símbolos geométricos que simbolizam quais são os materiais, serviços ou recursos envolvidos nos processos e quais são as direções a serem seguidas para que o resultado (produto ou serviço) seja atingido.

É uma representação teórica de como funciona o processo, de forma que quando o responsável for ao Gemba, ele poderá conferir se a representação teórica condiz com a prática de como o processo está acontecendo.

Essa ferramenta é extremamente importante, pois para melhorar um processo, é necessário medir, e para isso, é preciso mapear, sendo essa a principal função do fluxograma.

Essa incrível ferramenta é utilizada pelo Lean Manufacturing para mapear processos e solucionar problemas.

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Como fazer um fluxograma?

Para que você aprenda de forma simples como fazer um fluxograma, elaborei algumas etapas você pode seguir durante a construção do seu mapeamento. Vamos a elas?

1. Definir o processo que será representado

Para começar, você precisa decidir qual processo ou família de produtos será mapeado. Geralmente se escolhe o processo mais problemático, o que tem mais volume, porque se você consegue medir e melhorar esse processo, a única coisa que precisamos fazer para os processos menores é replicar.

Outra vantagem é que qualquer alteração nesses processos será representativa tanto na qualidade quanto no volume de entrega.

2. Definir o escopo do projeto

Para definir o escopo do projeto, é preciso definir o início e fim do projeto, qual o nível de detalhamento requerido, se será micro ou macro, qual os detalhes necessários, para quem você precisa entregar e o que você precisa extrair desse processo.

Dessa forma, não haverá problemas relativos a falta de detalhes, ou se não um excesso de detalhes e informações que dependendo do processo não se faz necessário.

3. Levantar as atividades

Nessa etapa da construção do seu fluxograma você deve definir quais atividades estão ocorrendo durante o processo e organizá-las da maneira mais adequada possível.

Ou seja, é necessário analisar de qual maneira cada atividade será trabalhada, sua importância, para então definir a sequência que tornará o processo mais ágil.

4. Desenhar os símbolos

Como já foi visto, o fluxograma é uma representação gráfica. Logo, utiliza-se símbolos que representam as etapas do processo e as decisões a serem tomadas.

É preciso desenhar de forma correta para que fique claro todo o processo, pois existem símbolos padrões para cada tipo de informação. Assim, a leitura do mapeamento se torna internacional, permitindo que qualquer pessoa com conhecimento sobre essa ferramenta consiga interpretar seu fluxograma e entender os processos e etapas que estão ocorrendo.

Quais são os símbolos de um Fluxograma?

Existem inúmeros símbolos que podem ser utilizados para representar ações e decisões a serem tomadas durante seu processo. Separei alguns deles para que você possa visualizar de forma clara o que são esses símbolos.

Esses símbolos fazem parte de um padrão, como foi dito acima, permitindo o fácil entendimento do processo por parte daqueles que irão efetuar possíveis mudanças e melhorias no processo.

Quais são os tipos de fluxogramas?

Um fluxograma pode ser de vários tipos diferentes, e nesse artigo irei lhe mostrar os 4 mais utilizados por pessoas ou empresas para mapear seus processos.

1. Diagrama de Blocos

É o mais simples dos fluxogramas. Composto apenas por blocos, serve como um sequenciamento de processo, sem envolver pontos de decisão.

É utilizado como instruções de trabalho (ITs) simples ou quando se deseja realizar uma representação mais macro de um processo.

2. Fluxograma de processos simples

É semelhante ao diagrama de blocos, porém contém pontos de decisão.

3. Fluxograma funcional

O fluxograma funcional mostra a sequência de atividades de um processo entre as áreas ou seções por onde ele ocorre.

É um tipo de fluxograma muito utilizado para processos que não se restringem a uma única área, e como são identificados os responsáveis por cada fase, é possível identificar até certos gargalos de processo.

4. Fluxograma vertical

Também conhecido como Diagrama de Processo, o fluxograma vertical é constituído de símbolos e padrões estabelecidos em colunas verticais, que facilita seu preenchimento.

Esse tipo de diagrama traz rapidez de preenchimento, clareza na interpretação e facilidade de leitura, por isso é tão utilizado nos estudos de processos produtivos.

4.1 - Como preencher os campos?

Distância: deve ser utilizado em casos de atividades que envolvem movimentação de materiais ou deslocamento dos funcionários. Neste caso, caso seja conveniente, pode ser registrada a distância percorrida;

Tempo: deve ser preenchido com o tempo de duração estimado das operações;

Tipo de atividade: referência o tipo de atividade. Normalmente é representada por cinco estilos básicos:

• Operação: principais etapas de um processo, onde materiais ou produtos são modificados;
• Transporte: movimentos de colaboradores, materiais ou equipamentos;
• Inspeção: realização de alguma inspeção de qualidade ou verificação de processo;

• Espera: representa um atraso ou uma espera na sequência de operações;

• Estoque: indica a armazenagem de materiais ou produtos.

• Descrição das atividades: uma breve descrição de cada atividade é importante para facilitar a compreensão do fluxograma durante sua utilização.

   

  Agora tudo ficou claro!

   

  Você acabou de aprender o que é um fluxograma, como fazer e os tipos mais comuns dessa ferramenta. Também aprendeu mapear seus processos, definindo todas as atividades e a melhor sequência para realizárealiza-las.

  Então por que não ir além? O fluxograma é apenas uma das ferramentas do Lean Manufacturing para mapear processos e solucionar problemas. Essa filosofia de melhoria contínua é uma realidade de todas as empresas que desejam reduzir desperdícios e melhorar seus processos.

  Pensando nisso, preparamos um curso de Introdução ao Lean Manufacturing. Nele você vai conhecer a metodologia que tem alavancado resultados em todo o mundo. Bora começar?

   

  

   

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