Conseguir soluções inovadoras e eficientes para os problemas empresariais nem sempre é uma tarefa fácil, então, como identificar e analisar corretamente estes problemas e chegar a soluções eficazes?

Em primeiro lugar, é muito importante que você conheça seus processos, rotinas e atividades, para garantir que eles estejam em concordância com os objetivos da organização. Dessa forma, fica mais fácil identificar problemas e tomar as medidas necessárias para cada um deles.

Tenha sempre uma visão clara da organização. É importante que você esteja atento, a qualquer momento e em qualquer cenário, às oportunidades de melhoria, isso te ajudará a definir claramente os problemas e reconhecer a importância de cada um deles dentro da empresa. Identificados, priorize sempre os mais graves e os que possuem maior urgência para serem solucionados, e lembre-se que não adianta focar no que não impacta nos resultados, certo?

Mas... apenas identificar os problemas não é suficiente né?

Pensando nisso, a dica da Voitto é usar a metodologia MASP.

 

O que é MASP?

 

O Método de Análise e Solução de Problemas (MASP) é uma forma sistemática de realização de ações corretivas e preventivas para eliminar a causa de não conformidades, além de descobrir e atacar as causas fundamentais dos problemas, evitando a repetição destes por meio de padronização de procedimentos. Ele utiliza o conceito do PDCA, que é um ciclo de desenvolvimento que tem foco na melhoria contínua.

Através do MASP você é capaz de:

1. Identificar problemas;
2. Observar os problemas;
3. Analisar o fenômeno e suas causas;
4. Propor planos de ação;
5. Boas práticas para execução das ações;
6. Métodos de verificação dos resultados;
7. Padronizar procedimentos;
8. Elaborar relatórios de conclusão.

 

Conheça então as 8 etapas do MASP:

 

ETAPA 1 - ESCOLHER O PROBLEMA E CLASSIFICÁ-LO


Aqui você irá definir claramente o problema e reconhecer a sua importância.

 

Definição do problema
 

Identifique quais são as perdas a partir do problema e quais riscos ele representa;

 

Histórico do problema


Analise seu histórico, podendo envolver a frequência com que ocorre, local, equipes envolvidas, fornecedores e clientes;

 

Levantamento das perdas atuais e avaliação de ganhos
 

Encontre as perdas e pense nas oportunidades de melhorias e metas. Você deve identificar o que está sendo perdido e o que é possível ganhar;

 

Escolha e preparação da equipe
 

Para finalizar a identificação, defina responsabilidades. Encontre os responsáveis pela execução das tarefas e proponha um prazo para que o problema seja solucionado.
Ferramentas úteis: Folha de Verificação, Gráfico de Pareto, Gráfico de Controle e Matriz GUT.

 

ETAPA 2 – OBSERVAÇÃO DO PROBLEMA
 

Você deve observar o problema sob vários pontos de vista. Quanto mais tempo você dedicar aqui, melhor para identificar a solução para o problema.

 

Tempo
 

Os resultados variam com qual periodicidade?

 

Local
 

Os resultados são diferentes em locais diferentes?

 

Tipo
 

Os resultados variam como?

 

Indivíduo
 

Os resultados variam por operador, por equipe?
Ferramentas úteis: Folha de Verificação, Gráfico de Pareto e Estratificação.

 

ETAPA 3 – ANÁLISE DO FENÔMENO


Essa etapa tem o objetivo de identificar as causas raiz do problema.

 

Definição de causas influentes
 

Envolva todas as pessoas que possam contribuir com a identificação das causas e estabeleça a relação de causa e efeito para o que foi levantado;

 

Escolha das causas mais prováveis
 

As causas levantadas na etapa anterior devem ser reduzidas por eliminação das menos prováveis;

 

Análise das causas mais prováveis
 

Visite o local para analisar as hipóteses levantadas e verifique-as.
Ferramentas úteis: Diagrama de Causa e Efeito (Ishikawa), Brainstorming5 Porquês, Histograma e Gráfico de Dispersão.

 

ETAPA 4 – ELABORAÇÃO DE PLANOS DE AÇÃO
 

Elaboração de plano de ação para bloquear os problemas por meio da eliminação de suas causas raiz.

 

Elaborar a estratégia de ação
 

Certifique-se de que as ações serão tomadas sobre as causas fundamentais. Avalie se ela produzirá efeitos colaterais, e qual sua eficácia;

 

Trabalhar as causas mais prováveis
 

Identifique como será o trabalho, quais metas deverão ser atingidas e quais serão seus itens de controle.
Ferramentas úteis: 5W2H.

 

ETAPA 5 – EXECUÇÃO DO PLANO


O objetivo dessa etapa é bloquear as causas fundamentais do problema.

 

Treinamento e Capacitação
 

Divulgue as ações e capacite os executores sempre que necessário. Para isso, crie reuniões participativas, apresente as tarefas e as razões para que sejam executadas;

 

Execução das Ações
 

Implemente as ações registradas e todos os resultados alcançados.
Ferramentas úteis: Gestão à Vista.

 

ETAPA 6 – VERIFICAÇÃO


Aqui você irá verificar se o bloqueio foi efetivo.


- Compare os resultados coletando de dados antes e após a ação de bloqueio para verificar a efetividade da ação e a redução dos resultados indesejáveis;
- Liste os efeitos secundários e identifique se as alterações provocaram efeitos positivos ou negativos;
- Analise se as ações foram implementadas conforme planejado e caso os defeitos continuem a acontecer, atente-se, pois, a solução apresenta falhas.


Ferramentas úteis: Gestão à Vista e Gráfico sequencial.

 

ETAPA 7 – PADRONIZAÇÃO


Etapa que irá prevenir o reaparecimento do problema.

 

Elaboração ou alteração do padrão
 

Esclareça se as ações implantadas necessitam de criação de padrão ou alterações;

 

Comunicação do novo padrão
 

Divulgue a nova sistemática para as áreas que serão afetadas;

 

Educação e treinamento
 

Garanta que os novos padrões ou as alterações nos padrões existentes sejam transmitidos para toda a equipe envolvida;

 

Acompanhamento a utilização
 

Estabeleça o sistema de medições periódicas.
Ferramentas úteis: Procedimento Operacional Padrão (POP).

 

ETAPA 8 – APRENDIZADO
 

Por último, avalie todo o processo de solução de problemas para aproveitar potenciais situações futuras.

 

Relacionar os problemas remanescentes
 

Mostre quais resultados superaram as expectativas;

 

Planejar a eliminação desses problemas
 

Reavalie o que está pendente, fazendo a organização destes para posterior aplicação de um MASP;

 

Reflexão e Aprendizado
 

Avalie as etapas aplicadas no MASP e crie um relatório que contenha os resultados obtidos e a evolução até os mesmos, as lições aprendidas, os erros e as dificuldades na aplicação.
Ferramentas Úteis: Gráfico de Pareto e Gráfico de Controle.

 

Pronto! Agora você sabe como identificar, analisar e solucionar problemas! Ainda tem dúvidas?

 

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