Conseguir soluções inovadoras e eficientes para os problemas empresariais nem sempre é uma tarefa fácil, então, como identificar e analisar corretamente estes problemas e chegar a soluções eficazes?
Em primeiro lugar, é muito importante que você conheça seus processos, rotinas e atividades, para garantir que eles estejam em concordância com os objetivos da organização. Dessa forma, fica mais fácil identificar problemas e tomar as medidas necessárias para cada um deles.
Tenha sempre uma visão clara da organização. É importante que você esteja atento, a qualquer momento e em qualquer cenário, às oportunidades de melhoria, isso te ajudará a definir claramente os problemas e reconhecer a importância de cada um deles dentro da empresa.
Identifique e priorize sempre os problemas mais graves e os que possuem maior urgência para serem solucionados, e lembre-se que não adianta focar no que não impacta nos resultados, certo?
Mas... apenas identificar os problemas não é suficiente né?
Pensando nisso, a dica da Voitto é usar a metodologia MASP.
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Está curioso para saber o que é a metodologia MASP e cada etapa que compõe o método? Então continue lendo este artigo, pois detalharemos tudo o que você precisa saber. Vamos lá!
O que é MASP?
O Método de Análise e Solução de Problemas (MASP) é uma forma sistemática de realização de ações corretivas e preventivas para eliminar a causa de não conformidades, além de descobrir e atacar as causas fundamentais dos problemas, evitando a repetição destes por meio de padronização de procedimentos. Ele utiliza o conceito do PDCA, que é um ciclo de desenvolvimento que tem foco na melhoria contínua.
Através da metodologia MASP você é capaz de:
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Identificar problemas;
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Observar os problemas;
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Analisar o fenômeno e suas causas;
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Propor planos de ação;
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Boas práticas para execução das ações;
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Métodos de verificação dos resultados;
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Padronizar procedimentos;
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Elaborar relatórios de conclusão.
Conheça então as 8 etapas da metodologia MASP:
ETAPA 1 - Identificar problemas
Na primeira etapa da metodologia MASP você irá definir claramente o problema e reconhecer a sua importância.
Definição do problema
Identifique quais são as perdas a partir do problema e quais riscos ele representa;
Histórico do problema
Analise seu histórico, podendo envolver a frequência com que ocorre, local, equipes envolvidas, fornecedores e clientes;
Levantamento das perdas atuais e avaliação de ganhos
Encontre as perdas e pense nas oportunidades de melhorias e metas. Você deve identificar o que está sendo perdido e o que é possível ganhar;
Escolha e preparação da equipe
Para finalizar a identificação, defina responsabilidades. Encontre os responsáveis pela execução das tarefas e proponha um prazo para que o problema seja solucionado.
Ferramentas úteis: Folha de Verificação, Gráfico de Pareto, Gráfico de Controle e Matriz GUT.
ETAPA 2 – Observar os problemas
Nessa etapa você deve observar o problema sob vários pontos de vista. Quanto mais tempo você dedicar nessa etapa da metodologia MASP, melhor será para identificar a solução para o problema.
Tempo
Os resultados variam com qual periodicidade?
Local
Os resultados são diferentes em locais diferentes?
Tipo
Os resultados variam como?
Indivíduo
Os resultados variam por operador ou por equipe?
Ferramentas úteis: Folha de Verificação, Gráfico de Pareto e Estratificação.
ETAPA 3 – Analisar o fenômeno e suas causas
Essa etapa tem o objetivo de identificar as causas raiz do problema.
Definição de causas influentes
Envolva todas as pessoas que possam contribuir com a identificação das causas e estabeleça a relação de causa e efeito para o que foi levantado;
Escolha das causas mais prováveis
As causas levantadas na etapa anterior devem ser reduzidas por eliminação das menos prováveis;
Análise das causas mais prováveis
Visite o local para analisar as hipóteses levantadas e verifique-as.
Ferramentas úteis: Diagrama de Causa e Efeito (Ishikawa), Brainstorming, 5 Porquês, Histograma e o Gráfico de Dispersão.
ETAPA 4 – Propor planos de ação
Nessa etapa a ideia é elaborar um plano de ação para bloquear os problemas por meio da eliminação de suas causas raiz.
Elaborar a estratégia de ação
Certifique-se de que as ações serão tomadas sobre as causas fundamentais. Avalie se ela produzirá efeitos colaterais, e qual sua eficácia;
Trabalhar as causas mais prováveis
Identifique como será o trabalho, quais metas deverão ser atingidas e quais serão seus itens de controle.
Ferramenta útil: 5W2H.
ETAPA 5 – Boas práticas para execução das ações
O objetivo dessa etapa da metodologia MASP é bloquear as causas fundamentais do problema.
Treinamento e Capacitação
Divulgue as ações e capacite os executores sempre que necessário. Para isso, crie reuniões participativas, apresente as tarefas e as razões para que sejam executadas.
Execução das Ações
Implemente as ações registradas e todos os resultados alcançados.
Ferramenta útil: Gestão à Vista.
ETAPA 6 – Métodos de verificação dos resultados
Para você verificar se o bloqueio foi efetivo, você deve:
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Comparar os resultados coletando os dados anteriores e posteriores a ação de bloqueio para verificar a efetividade da ação e a redução dos resultados indesejáveis;
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Listar os efeitos secundários e identificar se as alterações provocaram efeitos positivos ou negativos;
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Analisar se as ações foram implementadas conforme planejado e caso os defeitos continuem a acontecer, atente-se, pois, a solução apresenta falhas.
Ferramentas úteis: Gestão à Vista e Gráfico sequencial.
ETAPA 7 – Padronizar procedimentos
Etapa que irá prevenir o reaparecimento do problema.
Elaboração ou alteração do padrão
Esclareça se as ações implantadas necessitam de criação de padrão ou alterações.
Comunicação do novo padrão
Divulgue a nova sistemática para as áreas que serão afetadas.
Educação e treinamento
Garanta que os novos padrões ou as alterações nos padrões existentes sejam transmitidos para toda a equipe envolvida.
Acompanhamento a utilização
Estabeleça o sistema de medições periódicas.
Ferramenta útil: Procedimento Operacional Padrão (POP).
ETAPA 8 – Elaborar relatórios de conclusão
Na última etapa da metodologia MASP, avalie todo o processo de solução de problemas para aproveitar potenciais situações futuras.
Relacionar os problemas remanescentes
Mostre quais resultados superaram as expectativas.
Planejar a eliminação desses problemas
Reavalie o que está pendente, fazendo a organização destes para posterior aplicação de um MASP.
Reflexão e Aprendizado
Avalie as etapas aplicadas da metodologia MASP e crie um relatório que contenha os resultados obtidos, a evolução dos mesmos, as lições aprendidas, os erros e as dificuldades na aplicação.
Ferramentas Úteis: Gráfico de Pareto e Gráfico de Controle.
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Ainda tem dúvidas sobre a metodologia MASP? Não deixe de nos contar aqui nos comentários!
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