Priorizar as situações importantes, dentro de uma organização, é uma atividade essencial para todos os setores da economia.

Para isso, no mercado industrial, muitas empresas utilizam a Matriz GUT, uma ferramenta bem semelhante ao que é usado no meio hospitalar.

Pois, quando uma pessoa doente chega ao hospital, um dos primeiros procedimentos obrigatórios que se deve passar é o processo de triagem.

Os pacientes com quadro de saúde extremamente grave e que apresentam risco de perda de vida, recebem uma sinalização vermelha, aqueles que estão em estado grave, mas não possuem um risco tão iminente, são identificados com a cor laranja.

As pessoas com urgência moderada recebem uma identificação verde e os demais pacientes, sem caráter de urgência, são identificados com a cor branca.

Este processo também auxilia no estabelecimento da ordem do ambiente e evita que um paciente sofra uma possível complicação por ficar esperando demais.

Mas, se você está se perguntando como o processo de triagem hospitalar pode ser análogo a uma ferramenta utilizada no meio industrial, continue lendo este texto. Irei responder a sua dúvida e te contar muito mais a respeito da Matriz GUT.

 

O que é Matriz GUT?

 

A Matriz GUT é uma ferramenta da qualidade que visa priorizar ações, assim como acontece no atendimento hospitalar, e solucionar problemas de gestão, de acordo com o seu nível de importância dentro de uma empresa.

GUT significa gravidade, urgência e tendência. A gravidade é caracterizada como o impacto que um problema pode causar no andamento dos processos da empresa.

A urgência corresponde ao tempo ou prazo limite em que um problema deve ser solucionado. Já a tendência é relacionada à piora de um problema, quanto maior potencial um problema tem para aumentar maior é a tendência.

Essa ferramenta da qualidade também é importante para dar uma direção aos gestores, pois em meio a tantas situações inesperadas e ao trabalho que deve ser executado no dia a dia, é comum que as pessoas não saibam o que fazer primeiro.

A Matriz GUT é uma ótima aliada de outros processos de gestão, como Análise SWOT, o Diagrama de Ishikawa e o Ciclo PDCA.

Em vista disso, pode ser aplicada em vários processos dentro do meio organizacional, como no planejamento estratégico, gestão de projetos, gestão por processos e na identificação de processos e correção de falhas operacionais.

 

Como montar a Matriz GUT

 

A Matriz GUT pode ser elaborada tanto em um programa de computador quanto com papel e caneta.

Todavia, para fins organizacionais, o mais indicado é que se utilize um software como o Excel. Esse programa tem todas as funções necessárias para elaborar uma excelente tabela.

Então, vamos lá! Para montar a sua Matriz GUT, você deve seguir os passos abaixo:

 

1 - Liste todos os seus problemas

 

O primeiro passo para a elaboração da Matriz GUT deve ser a listagem de todos os problemas que impedem o bom andamento dos processos organizacionais.

É aconselhável que esta etapa seja realizada em equipe, portanto faça um brainstorming. O ponto de vista dos outros funcionários é de extrema importância para que nenhum problema passe despercebido.

A Matriz GUT é bem simples de ser feita. Você pode seguir o modelo abaixo:


 

Problemas

Gravidade

Urgência

Tendência

GUT

Classificação

Problema A

         

Problema B

         

Problema C

         

Problema D

         


 

2-  Categorize os problemas

 

Você deve atribuir uma nota, de 1 a 5, para cada problema que você listou. Sendo que a escala de prioridade dos mesmos é crescente.

A tabela abaixo apresenta os critérios que você deve seguir na hora de atribuir a nota.

 

 

Gravidade

Urgência

Tendência

5

Extremamente grave

Deve ser resolvido imediatamente

Irá piorar rapidamente se nada for feito

4

Muito grave

Urgente

O problema pode piorar em pouco tempo se nada for feito

3

Grave

Resolva o problema o mais rápido possível

Irá piorar a médio prazo

2

Pouco grave

Pouco urgente

Irá piorar a longo prazo

1

Sem gravidade

Pode esperar

Não trará prejuízos a organização

 

3- Classifique os problemas

 

Agora, a Matriz GUT está quase pronta. Todos os problemas já foram listados e as devidas notas foram atribuídas.

Para finalizar esta tabela, é necessário multiplicar todas as notas que foram concedidas a cada problema, ou seja, você deve multiplicar as notas de cada linha. Assim, os problemas que ficaram com maior nota deverão ser resolvidos primeiro.

Para a resolução de problemas deve ser elaborado um plano de ação com os devidos responsáveis e prazos para a solução de cada item da Matriz GUT.

 

Utilização da Matriz GUT no setor de entregas

 

Como foi visto anteriormente, a Matriz GUT pode ser utilizada para a solução de problemas dos mais variados setores da economia. Então, o que você acha de entender como essa metodologia é aplicada?

A seguir, eu vou te explicar como a Matriz GUT foi utilizada para otimizar o número de entregas da empresa Tubos & Aços (empresa fictícia para fins demonstrativos).

Essa empresa produz tubos para aplicações em Construção Civil, indústria automobilística e empresas de Óleo e Gás.

A entrega dos seus produtos é destinada para 5 regiões do país. Contudo, as regiões mais críticas, que enfrentam maior atraso para o recebimento de mercadorias, são as regiões Sul e Sudeste.

Inicialmente, foi realizada uma reunião de brainstorming com todos os envolvidos pelas entregas da empresa, a fim de identificar os problemas que acarretam no atraso de mercadorias.

De acordo com os funcionários, os problemas que devem ser levados em consideração são:

 

  • Prazo de entrega acordado para sábado e domingo: a maioria dos locais de entrega estão fechados no final de semana. No entanto, a empresta Tubos & Aços não verifica este fato antes de enviar a mercadoria para ao local marcado.

  • Tempo para entrega é contabilizado desde a emissão da nota fiscal (NF): a nota fiscal não é emitida no dia em que o caminhão sai para a entrega. Geralmente, a NF é emitida horas ou dias antes do envio.

  • O Comercial oferece opção de entrega com data fixa: quando o caminhão é carregado para mais de um local, ocorre dos funcionários responsáveis pela entrega terem que ficar esperando o dia combinado. O que acarreta em custos com hospedagem e tempo de serviço ocioso.

  • O Comercial antecipa o prazo de entrega para favorecer o fluxo de caixa: o setor comercial marca uma data sem fazer uma análise prévia das datas disponíveis.

 

Depois de todos os problemas acerca do prazo de entrega terem sido debatidos, é feita a listagem dos mesmos. Cada um deles é analisado e classificado de acordo com o que é indicado pela Matriz GUT, ou seja, pelo grau de gravidade, urgência e tendência.

 

 

Problemas

Gravidade

Urgência

Tendência

GUT

Classificação

Prazo de entrega acordado para sábado e domingo

 

5

 

5

 

3

 

75

 

Tempo para entrega é contabilizado desde a emissão da nota fiscal (NF)

4

4

4

64

Comercial oferece opção de entrega com data fixa

5

4

5

100

Comercial antecipa prazo de entrega para favorecer fluxo de caixa

4

4

5

80


 

A Matriz está pronta! Priorizar os problemas foi o primeiro passo para estabelecer medidas de melhoria dentro da empresa Tubos & Aços. Agora, é preciso criar um plano de ação para que todos possam ser solucionados de acordo com a ordem de classificação da Matriz GUT.

 

Comece a utilizar a Matriz GUT na sua vida pessoal!

 

Viu como é fácil elaborar uma Matriz GUT e como ela auxilia nas tomadas de decisão?

No meio organizacional, é imprescindível que todos estejam atentos às ferramentas de gestão que podem ser utilizadas. Afinal, excelentes resultados podem ser gerados a partir de ferramentas de fácil manuseio.

E na sua vida pessoal, você já pensou em como elas podem ser úteis? Com a correria do dia a dia, existem muitos problemas são deixados para “depois”. Contudo, uma hora é preciso resolvê-los.

Como nessas horas é comum não saber por onde começar, faça uma matriz GUT. Assim, você irá saber exatamente qual deverá ser a ordem de resolução dos seus problemas.

No Blog da Voitto, você também pode encontrar várias outras ferramentas que podem te ajudar na solução de problemas. Na seção de Gerenciamento de Projetos, você encontra artigos de Gerenciamento de tempo,  Lições aprendidas, Cronograma e muito mais!

Gostou deste artigo? Deixa o seu feedback, sua opinião é importante pra gente! :D