Priorizar as situações importantes, dentro de uma organização, é uma atividade essencial para todos os setores da economia.

Para isso, no mercado industrial, muitas empresas utilizam a Matriz GUT, uma ferramenta bem semelhante ao que é usado no meio hospitalar.

Pois, quando uma pessoa doente chega ao hospital, um dos primeiros procedimentos obrigatórios que se deve passar é o processo de triagem. 

Os pacientes com quadro de saúde extremamente grave e que apresentam risco de perda de vida, recebem uma sinalização vermelha, aqueles que estão em estado grave, mas não possuem um risco tão iminente, são identificados com a cor laranja.

As pessoas com urgência moderada recebem uma identificação verde e os demais pacientes, sem caráter de urgência, são identificados com a cor branca. 

Este processo também auxilia no estabelecimento da ordem do ambiente e evita que um paciente sofra uma possível complicação por ficar esperando demais. 

Mas, se você está se perguntando como o processo de triagem hospitalar pode ser análogo a uma ferramenta utilizada no meio industrial, continue lendo este texto. Irei responder a sua dúvida e te contar muito mais a respeito da Matriz GUT. 

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O que é Matriz GUT? 

 

 

A Matriz GUT é uma ferramenta da qualidade que visa priorizar ações, assim como acontece no atendimento hospitalar, e solucionar problemas de gestão, de acordo com o seu nível de importância dentro de uma empresa. 

GUT significa gravidade, urgência e tendência. A gravidade é caracterizada como o impacto que um problema pode causar no andamento dos processos da empresa.

A urgência corresponde ao tempo ou prazo limite em que um problema deve ser solucionado. Já a tendência é relacionada à piora de um problema, quanto maior potencial um problema tem para aumentar maior é a tendência.

Essa ferramenta da qualidade também é importante para dar uma direção aos gestores, pois em meio a tantas situações inesperadas e ao trabalho que deve ser executado no dia a dia, é comum que as pessoas não saibam o que fazer primeiro.

A Matriz GUT é uma ótima aliada de outros processos de gestão, como Análise SWOT, o Diagrama de Ishikawa e o Ciclo PDCA.

Em vista disso, pode ser aplicada em vários processos dentro do meio organizacional, como no planejamento estratégico, gestão de projetos, gestão por processos e na identificação de processos e correção de falhas operacionais.

 

Como montar a Matriz GUT

 

 

A Matriz GUT pode ser elaborada tanto em um programa de computador quanto com papel e caneta.

Todavia, para fins organizacionais, o mais indicado é que se utilize um software como o Excel. Esse programa tem todas as funções necessárias para elaborar uma excelente tabela.

Então, vamos lá! Para montar a sua Matriz GUT, você deve seguir os passos abaixo:

 

1 - Liste todos os seus problemas

 

O primeiro passo para a elaboração da Matriz GUT deve ser a listagem de todos os problemas que impedem o bom andamento dos processos organizacionais.

É aconselhável que esta etapa seja realizada em equipe, portanto faça um brainstorming. O ponto de vista dos outros funcionários é de extrema importância para que nenhum problema passe despercebido.

A Matriz GUT é bem simples de ser feita. Você pode seguir o modelo abaixo:


 

Problemas

Gravidade

Urgência

Tendência

GUT

Classificação

Problema A

         

Problema B

         

Problema C

         

Problema D

         


 

2-  Categorize os problemas

 

Você deve atribuir uma nota, de 1 a 5, para cada problema que você listou. Sendo que a escala de prioridade dos mesmos é crescente.

A tabela abaixo apresenta os critérios que você deve seguir na hora de atribuir a nota.

 

 

Gravidade

Urgência

Tendência

5

Extremamente grave

Deve ser resolvido imediatamente

Irá piorar rapidamente se nada for feito

4

Muito grave

Urgente

O problema pode piorar em pouco tempo se nada for feito

3

Grave

Resolva o problema o mais rápido possível

Irá piorar a médio prazo

2

Pouco grave

Pouco urgente

Irá piorar a longo prazo

1

Sem gravidade

Pode esperar

Não trará prejuízos a organização

 

3- Classifique os problemas

 

Agora, a Matriz GUT está quase pronta. Todos os problemas já foram listados e as devidas notas foram atribuídas.

Para finalizar esta tabela, é necessário multiplicar todas as notas que foram concedidas a cada problema, ou seja, você deve multiplicar as notas de cada linha. Assim, os problemas que ficaram com maior nota deverão ser resolvidos primeiro.

Para a resolução de problemas deve ser elaborado um plano de ação com os devidos responsáveis e prazos para a solução de cada item da Matriz GUT.

 

Utilização da Matriz GUT no setor de entregas

 

Como foi visto anteriormente, a Matriz GUT pode ser utilizada para a solução de problemas dos mais variados setores da economia. Então, o que você acha de entender como essa metodologia é aplicada?

A seguir, eu vou te explicar como a Matriz GUT foi utilizada para otimizar o número de entregas da empresa Tubos & Aços (empresa fictícia para fins demonstrativos).

Essa empresa produz tubos para aplicações em Construção Civil, indústria automobilística e empresas de Óleo e Gás.

A entrega dos seus produtos é destinada para 5 regiões do país. Contudo, as regiões mais críticas, que enfrentam maior atraso para o recebimento de mercadorias, são as regiões Sul e Sudeste.

Inicialmente, foi realizada uma reunião de brainstorming com todos os envolvidos pelas entregas da empresa, a fim de identificar os problemas que acarretam no atraso de mercadorias.

De acordo com os funcionários, os problemas que devem ser levados em consideração são:

 

  • Prazo de entrega acordado para sábado e domingo: a maioria dos locais de entrega estão fechados no final de semana. No entanto, a empresta Tubos & Aços não verifica este fato antes de enviar a mercadoria para ao local marcado.

  • Tempo para entrega é contabilizado desde a emissão da nota fiscal (NF): a nota fiscal não é emitida no dia em que o caminhão sai para a entrega. Geralmente, a NF é emitida horas ou dias antes do envio.

  • O Comercial oferece opção de entrega com data fixa: quando o caminhão é carregado para mais de um local, ocorre dos funcionários responsáveis pela entrega terem que ficar esperando o dia combinado. O que acarreta em custos com hospedagem e tempo de serviço ocioso.

  • O Comercial antecipa o prazo de entrega para favorecer o fluxo de caixa: o setor comercial marca uma data sem fazer uma análise prévia das datas disponíveis.

 

Depois de todos os problemas acerca do prazo de entrega terem sido debatidos, é feita a listagem dos mesmos. Cada um deles é analisado e classificado de acordo com o que é indicado pela Matriz GUT, ou seja, pelo grau de gravidade, urgência e tendência.

 

 

Problemas

Gravidade

Urgência

Tendência

GUT

Classificação

Prazo de entrega acordado para sábado e domingo

 

5

 

5

 

3

 

75

 

Tempo para entrega é contabilizado desde a emissão da nota fiscal (NF)

4

4

4

64

Comercial oferece opção de entrega com data fixa

5

4

5

100

Comercial antecipa prazo de entrega para favorecer fluxo de caixa

4

4

5

80


 

A Matriz está pronta! Priorizar os problemas foi o primeiro passo para estabelecer medidas de melhoria dentro da empresa Tubos & Aços. Agora, é preciso criar um plano de ação para que todos possam ser solucionados de acordo com a ordem de classificação da Matriz GUT.

 

Comece a utilizar a Matriz GUT na sua vida pessoal!

 

Viu como é fácil elaborar uma Matriz GUT e como ela auxilia nas tomadas de decisão? 

No meio organizacional, é imprescindível que todos estejam atentos às ferramentas de gestão que podem ser utilizadas. Afinal, excelentes resultados podem ser gerados a partir de ferramentas de fácil manuseio.

E na sua vida pessoal, você já pensou em como elas podem ser úteis? Com a correria do dia a dia, existem muitos problemas são deixados para “depois”. Contudo, uma hora é preciso resolvê-los. 

Como nessas horas é comum não saber por onde começar, faça uma matriz GUT. Assim, você irá saber exatamente qual deverá ser a ordem de resolução dos seus problemas!

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