Um projeto pode ser definido como um esforço temporário executado para criar um produto ou serviço único, certo? Agora, quando falamos de gestão de projeto, é difícil deixar de comentar também sobre seu mais célebre guia – o PMBOK – para gerenciamento considerado por praticamente todos os especialistas da área como o ícone neste assunto, não é verdade?

É por isto que neste artigo, você irá entender o que é o guia PMBOK e como ele auxilia na gestão de projeto, conferir os 5 grupos de processos de gerenciamento de projetos e verificar cada uma das 10 áreas de conhecimento consideradas em seu desenvolvimento.

Vamos lá?

 

Guia PMBOK: o que é e do que se trata?

 

O Guia para o Conjunto de Conhecimentos de Gerenciamento de Projetos (PMBOK, do inglês A Guide to the Project Management Body of Knowledge) é um documento elaborado e publicado pelo Instituto de Gerenciamento de Projetos (PMI, do inglês Project Management Institute). Atualmente, a 6ª versão foi publicada em setembro de 2017, contando com 10 áreas de conhecimento e 5 grupos de processos – considerando 49 tipos diferentes de processos.

O objetivo do PMBOK é fomentar e orientar o universo empresarial quanto à adoção de um conjunto de práticas e fundamentos eficientes no que se refere ao gerenciamento de um projeto. Por meio deste guia, um profissional de projetos pode realizar sua gestão de modo mais eficaz e entregar um projeto que atenda todas as expectativas e exigências dos clientes e demais stakeholders envolvidos.

 

Processos de gerenciamento: quais são eles?

 

Processos de iniciação: possuem como função autorizar e formalizar o início da gestão de projeto. Para isto, todas as partes interessadas são identificadas e um termo de abertura ainda genérico é elaborado, informando os ganhos previstos, os objetivos contemplados e os principais empecilhos para seu desenvolvimento.

Processos de planejamento: tem como objetivo básico definir minuciosamente os objetivos do projeto e elaborar seu plano de gerenciamento. Aqui, o gerenciamento do escopo é realizado com um alto nível de detalhe, já que é a partir dele que as outras áreas do conhecimento entram em ação.

Processos de execução: com base no plano de gestão de projeto efetuado, este grupo de processos possui como finalidade coordenar a execução do planejamento. Problemas que vierem surgindo ao longo do caminho devem ser tratados conforme o gerenciamento de riscos previamente proposto. Neste grupo, a área de conhecimento de comunicação é muito importante para assegurar seu pleno funcionamento.

Processos de monitoramento e controle: possui como propósito fundamental garantir que a execução seja realizada conforme previsto, atuando com ações corretivas e de controle quando necessário para comprovar que o resultado esperado seja realmente conquistado.

Processos de encerramento: tem como objetivo entregar cada fase do projeto ao cliente e assegurar que todas as exigências e expectativas foram atendidas. Um ponto interessante neste grupo de processos é a discussão com todos os envolvidos sobre algumas lições de aprendizado e de melhoria que foram observadas ao longo do projeto.

 

Áreas de conhecimento de projetos: pra que elas servem?

 

Gerenciamento do escopo: esta área compreende a gestão do escopo de um projeto, que envolve desde a coleta de requisitos chave para seu desenvolvimento até a criação da estrutura analítica do projeto (EAP). Esta é uma área do conhecimento essencialmente empregada em qualquer projeto, já que dela saem todas as especificações que devem ser satisfeitas, de forma que, a cada tarefa,  o cliente esteja sendo sempre atendido.

Gerenciamento do tempo: esta área de conhecimento considera a gestão de prazos e o atendimento a cronogramas. O diagrama de Gantt e o software MS Project são valiosas ferramentas usadas para auxiliar o processo de gerenciamento deste tipo de conhecimento, de modo que os prazos de entrega de cada fase de um projeto sejam constantemente cumpridos.

Gerenciamento de custos: realizar antecipadamente uma criteriosa e eficiente análise orçamentária é primordial para garantir que despesas e custos imprevistos não surjam no desenvolvimento de um projeto. Para isto, existe a área de gerenciamento de custos, que tem como finalidade controlar os custos e os investimentos necessários para a execução de cada etapa de um projeto.

Gerenciamento da qualidade: em praticamente todos os casos – salve raras exceções, para ser desenvolvido, um projeto conta com normas, padrões de qualidade e procedimentos que devem ser cuidadosamente respeitados. Ou seja, a área de gerenciamento da qualidade busca, então, adequar estas exigências ao projeto, interferindo no planejamento da execução de cada atividade e tarefa, de modo que a garantia da qualidade esteja ao seu final conforme e aprovada.

Gerenciamento de recursos humanos: esta área do conhecimento consiste em gerenciar os colaboradores e demais profissionais compreendidos no projeto, abrangendo desde a escolha de fornecedores de serviços até o treinamento de funcionários. Saber repassar informações claras e objetivas do que cada membro deverá ter como responsabilidade no decorrer da gestão de projeto é vital nesta área de gerenciamento.

Gerenciamento de aquisições: enquanto o gerenciamento de recursos humanos compreende também fornecedores de serviços, esta área de conhecimento abrange fornecedores de recursos, insumos e materiais necessários para a execução do projeto. Efetuar um planejamento de compras é muito importante para assegurar que materiais não cheguem antes, nem depois do acordado, que seus custos não sejam alterados e que a qualidade e o escopo do projeto não sejam comprometidos.

Gerenciamento de riscos: todo projeto tem riscos envolvidos, não importa seu tamanho. São poucas as vezes que um projeto conta com a possibilidade de eliminar todo o risco. Isto é, se não consegue então extingui-lo, reduzi-lo ao máximo é a saída - e é exatamente este o objetivo desta área de conhecimento: levantar todos os possíveis riscos inerentes ao projeto e propor soluções preventivas que resultem na sua menor probabilidade de ocorrência.

Gerenciamento da comunicação: considerada por muitos especialistas como a principal área de conhecimento que, quando má gerenciada, resulta em problemas no desenvolvimento de um projeto, a comunicação tem como propósito fundamental tornar fluxo e eficiente a movimentação de informações por todas as partes interessadas. Garantir que todos os relacionados no projeto compreendam da mesma forma uma informação é essencial.

Gerenciamento das partes interessadas: apesar de tratar de um assunto diferente, é muitas vezes confundido com a área de gerenciamento da comunicação. Gerenciar os stakeholders de um projeto vai um pouco além, porque ele compreende também as expectativas de cada parte, enxergando-os como clientes de um processo final. Isto é, com base nestes desejos e anseios de cada interessado, uma gestão com maior eficiência pode ser, então, realizada.

Gerenciamento da integração: esta área de conhecimento possui como finalidade integrar todas as outras áreas de conhecimento de um projeto, de maneira que seu posterior gerenciamento seja realizado de forma integrada e em conjunto. Aqui são desenvolvidos o termo de abertura do projeto e o plano de gerenciamento por fases, considerando, inclusive, o encerramento de cada processo.
 

 

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