Você provavelmente já sentiu necessidade de se organizar para realizar tarefas alguma vez, certo? Bom, em 1917, Henry Gantt sentiu essa mesma necessidade. O engenheiro mecânico percebeu que um acompanhamento visual de tarefas a cumprir era muito mais eficiente.

Tendo isso em mente, Gantt, baseado em trabalhos do engenheiro polonês Karol Adamiecki, inventou uma ferramenta gráfica que permitiu um melhor acompanhamento das diferentes etapas de um processo, visando reduzir atrasos.

A ferramenta desenvolvida pelo chamado pai do gerenciamento de projetos é conhecida atualmente como Diagrama de Gantt ou Gráfico de Gantt.

E então, animado para aprender o que é e como utilizá-la?

O que é o Diagrama de Gantt?

 

O Diagrama de Gantt é uma ferramenta gráfica que permite controlar o cronograma de um projeto. Para isso, conta com todas as tarefas que precisam ser realizadas para conclusão do mesmo, além de diversas informações relevantes de cada tarefa, tais como:

 

  • Descrição simplificada;

  • Datas de início e fim;

  • Duração;

  • Responsável;

  • Interdependência.

 

Todas essas informações são organizadas em uma linha de tempo, respeitando uma ordem de precedência definida pela interdependência entre as atividades ou pelo tempo de duração das mesmas, buscando evitar gargalos e folgas.

Depois de estruturadas, essas informações dão origem ao Gráfico de Gantt, uma forma facilitada de entender quem está responsável por cada tarefa, quando elas devem ser entregues e de qual a dependência entre as mesmas.

Assim, é possível acompanhar o projeto como um todo, tendo garantia de cumprimento de prazos e de qualidade no projeto trabalhado.

Segue abaixo um exemplo simples desse gráfico:
 

exemplo gráfico de gantt

 

Mas afinal, como utilizar o Diagrama de Gantt?

 

O Gráfico de Gantt, como já dito antes, permite ter uma visão macro de um projeto ou processo. Sendo assim, permite visualizar tudo que deve ser feito para que o projeto seja concluído. Tubo bem, mas quais são as vantagens da sua utilização?

Projetos e/ou processos podem, e geralmente têm, diferentes etapas, muitas vezes relacionadas umas com as as outras. Em gestão de projetos, por exemplo, é comum a segmentação de um projeto em diversas tarefas menores para facilitar sua conclusão.

Geralmente, essas tarefas possuem uma interdependência entre si, ou seja, para que a tarefa 2, do gráfico acima, possa ser executada, é preciso que a tarefa 1 esteja concluída. O Gráfico de Gantt é uma excelente forma de visualizar essas dependências entre as atividades.

É possível também, através desse gráfico, ter um melhor acompanhamento de cada tarefa a ser executada, bem como o estado em que se encontra. Mas como assim?

Por exemplo, a tarefa 5 foi iniciada no dia 20 e para sua conclusão são necessários 5 dias. Portanto, é possível saber que no dia 23, a tarefa não foi concluída, sendo que a mesma  ainda está progresso.

Consequentemente, é possível monitorar cada atividade separadamente, permitindo ao supervisor um melhor controle sobre cada uma delas.

Mas talvez, umas das principais utilidades do Diagrama de Gantt seja a possibilidade de uma melhor organização das tarefas. Não entendeu? Vou explicar melhor.

Suponha que a tarefa 5, do gráfico acima, não possua nenhuma interdependência com as demais atividades, portanto, para que a atividade 5 seja iniciada, não é necessário que se tenha concluído as demais. Dessa forma, é possível começar a executar a tarefa 5 logo no início do projeto sem problema algum.

“Arrastar” essa tarefa para o início do projeto faz o tempo total para conclusão do mesmo diminuir em 5 dias (duração da tarefa 5).

Desse modo, a partir do Gráfico de Gantt, é possível enxugar a duração total de um projeto ou processo, buscando executar o mesmo no menor tempo possível, reduzindo atrasos e  eliminando gargalos no processo.

Bom, agora que você já sabe o que é o Diagrama de Gantt e suas principais funcionalidades, vamos à prática!

Como montar um Diagrama de Gantt no Excel?

Existem diversas formas de se fazer um Gráfico de Gantt. Nesse artigo, vamos explicar passo a passo, como fazer tal gráfico de forma básica no Excel (Versão 2013).

Passo 1: primeiramente você vai precisar montar uma tabela, contendo as seguintes informações: tarefa, início, duração e fim, como mostrado abaixo:

 

passo 1 excel

 

Passo 2: agora, você precisa selecionar as duas primeiras colunas, e então na aba INSERIR, clicar em Inserir gráfico e então todos os gráficos. Selecione o gráfico de Barras Empilhadas e clique OK.

 

passo 2 excel

 

Passo 3: com o gráfico selecionado, clique em selecionar dados.

 

 

Passo 4: após aberta a janela de seleção de dados, clique em Adicionar.

 

passo 4 excel

 

Passo 5: depois de clicar em Adicionar, aparecerá uma janela chamada Editar Série. Em Nome da série, selecione a célula correspondente a Duração em dias. Em Valores da série, selecione os dados da respectiva coluna. Clique em Ok e depois Ok novamente.

 

passo 5 excel

 

Passo 6: agora, clique sobre o eixo vertical do gráfico, em seguida clique novamente com o botão direito e selecione a opção Formatar Eixo.

 

passo 6 excel

 

Passo 7: depois, clique em Opções de Eixo e então marque a caixa Categorias em ordem inversa.

 

passo 7 excel

 

Passo 8: clicando sobre o eixo horizontal, faça o mesmo que o passo 6. Em Opções de Eixo, observe que na caixa de mínimo e máximo não se tem datas, mas sim valores. Isso é porque o Excel tem um número decimal equivalente para cada data.

 

passo 8 excel

 

Passo 9: para descobrir esses valores, selecione a data de início do projeto e copie o conteúdo dessa célula para outra célula qualquer, selecione-a e então na aba PÁGINA INICIAL, altere o tipo de Formato de número para Geral. Faça o mesmo para a data de fim do projeto.

 

passo 9 excel

 

Passo 10: então, altere os valores de mínimo e máximo do passo 8.

 

Passo 11: para finalizar, selecione todas as partes azuis das barras do gráfico. Clique com o botão direito e selecione Formatar Série de Dados… e então, nessa aba, clique em PREENCHIMENTO (no baldinho de tinta) e marque a opção Sem preenchimento.

 

passo 11 excel

 

O resultado final pode ser observado na imagem abaixo:

 

conclusão do exemplo excel

 

E aí, vai passar a usar essa ferramenta?

 

O Gráfico de Gantt é uma importante ferramenta que pode ser usada tanto em processos quanto em projetos. Permite um melhor controle de cada etapa dos mesmos, reduzindo prazos, garantindo eficiência e qualidade.

Depois de todas essas informações, aposto que você está ansioso para aplicá-las em seu projeto. Como vimos, é possível montar o diagrama de forma simples e rápida a partir de algumas informações.

Mas se você não ficou satisfeito e busca algo mais completo, com ampla variedade de informações, recomendo que utilize softwares voltados para o uso de tal ferramenta, como o MS Project.

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