Todo gestor de sucesso sabe otimizar suas atividades, seja pela redução de custos, melhora na logística ou no controle do estoque. Aumentar a eficiência da produção é o objetivo de qualquer empresa que deseja se manter em um mercado cada vez mais competitivo.

Gerenciar bem um projeto, independente do tamanho requer organização e sistemática, pois nosso tempo e recursos são finitos, logo não podem ser desperdiçados.

Baseado em bons exemplos de gerenciamento de projetos em todo o mundo, a PMI (Project Management Institute) publicou em 1996 a primeira versão do livro “A Guide to the Project Management Body of Knowledge”, o famoso “PMBOK Guide”.

Aqui neste artigo vou explicar como ele funciona e qual a sua importância no gerenciamento de projetos, preparado?

 

O que é o PMBOK®?

 

O PMBOK® é um guia, um conjunto de conceitos, ferramentas e técnicas que descrevem o “ciclo de vida” de um projeto e podem ser usadas em qualquer ambiente.

Nele são descritas normas, técnicas, métodos e processos consolidados por várias empresas com anos de experiência, fornecendo conhecimento para uma gestão estratégica e eficaz.

Estas práticas visam aproveitar ao máximo os recursos humanos, capitais, tecnológicos e técnicos à disposição do empreendedor.

Ele já se encontra na sexta edição e, basicamente, reúne as melhores práticas de conhecimentos em gerenciamento de projetos em 5 grandes grupos divididos em 10 áreas de conhecimento, com 49 processos que devem ser estruturados no total.

Calma, vou detalhar tudo para ficar fácil de entender, ok?

 

Quais são as áreas de conhecimento?

 

Um projeto consiste em uma organização temporária para criar um produto, serviço ou resultado específico. Para facilitar a organização foi proposto a subdivisão em 5 etapas que estão totalmente relacionadas com os processos que veremos na próxima seção.

 

1. Iniciação

 

Temos que começar de algum lugar, certo? Basicamente é onde criamos os termos de abertura, elaboramos as documentações, avaliamos processos já existentes e identificamos as partes interessadas.

 

2. Planejamento

 

O que funciona sem planejamento? Nesta etapa, os processos são voltados para todas as 10 áreas.

  • Fazer o plano de gerenciamento;

  • Definir o escopo;

  • Sequenciar as atividades e fazer as estimativas de tempo;

  • Estimar os custos;

  • Definir orçamentos;

  • Planejar as comunicações;

  • Definir padrões da qualidade;

  • Gerenciar os recursos humanos;

  • Identificar os riscos;

  • Planejar as aquisições.

 

3. Execução

 

Com a conclusão das etapas iniciais teremos bem mais facilidade para implementar o plano elaborado e cumprir as metas estabelecidas. Os processos consistem em:

  • Gerenciar a execução do projeto;

  • Mobilizar e desenvolver a equipe

  • Distribuir informações às partes interessadas;

  • Conduzir as aquisições.

 

4. Monitoramento e controle

 

O objetivo dessa fase é garantir que não haja grandes variações no projeto. Para isso existe:

  • Monitoramento das atividades;

  • Supervisão do cronograma;

  • Controle de riscos;

  • Reportes de desempenho.

 

5. Encerramento

 

Tudo que é bom sempre tem um final. Aqui acontece a finalização formal das atividades de todos os processos e grupos.

 

Quais são os processos tratados pelo PMBOK®?

 

Na lista de áreas enumerei grande parte deles. Vale lembrar que na sexta edição, temos o somatório de 49 processos dentro de 10 áreas. Felizmente temos um artigo que explica as áreas de atuação dos gestores. Aqui vou somente enumerar nesta lista abaixo:

  1. Gerenciamento de escopo;

  2. Gerenciamento de tempo;

  3. Gerenciamento de custos;

  4. Gerenciamento de qualidade;

  5. Gerenciamento de aquisições;

  6. Gerenciamento de recursos humanos;

  7. Gerenciamento de comunicação;

  8. Gerenciamento de riscos;

  9. Gerenciamento de partes interessadas (stakeholders);

  10. Gerenciamento de integração.

As áreas podem ser interligadas através de entradas (inputs) e saídas (outputs). Seguindo esta lógica podemos descrever cada processo em termos de suas:

  • Entradas (inputs) - documentos ou itens que serão trabalhados pelo processo.

  • Ferramentas e técnicas - mecanismos aplicados aos inputs para criar os outputs.

  • Saídas (outputs) - documentos ou itens que serão o resultado final do processo.

 

Cada um destes componentes de processos ajudam na tomada de decisões, na definição dos planos e são indicadores do progresso das etapas. Um output de um processo normalmente é um input para outro.

As ferramentas e técnicas usadas nos processos, direcionam e influenciam as saídas, ou seja, qualquer falha pode comprometer a entrada de outros que estiverem interligados.

Se ainda ficou um pouco confuso, temos este artigo que explica as diferenças entre processo e projeto.

 

Qual a importância do PMBOK® na gestão de projetos?

 

Com base nos conhecimentos adquiridos com o PMBOK®, o gerente de projetos tem a possibilidade de estabelecer diretrizes claras e padronizar processos, fazendo com que, de maneira adequada, se possa atingir maior qualidade e confiabilidade.

Além disso, as diretrizes estabelecidas servem para aumentar a eficiência da empresa e a geração de valor para satisfazer melhor as necessidades dos clientes.

Neste artigo explicamos como a gestão por processos é aplicada no mundo organizacional.

 

Quais são as vantagens de se utilizar o PMBOK®?

 

A grande vantagem do guia PMBOK® é que não necessariamente todas as partes são aplicadas à todos os projetos.

Ele é um conjunto de conhecimentos que pode ser adaptado para cada projeto dependendo de vários fatores como tamanho, tempo de duração e pessoal disponível.

Os processos podem ser modificados e até excluídos para atender melhor as particularidades do projeto, porém, vale lembrar que as modificações devem ser feitas cuidadosamente.

Utilizando suas diretrizes o empreendedor pode melhorar as iniciativas de sua empresa tomando decisões mais qualificadas.

O principal objetivo é estabelecer, dentro da organização, fluxos eficientes de informação e de ações que de forma positiva vão afetar a produção e os resultados.

Isso inclui maior produtividade, redução de custos, aumento do grau de satisfação dos profissionais e, consequentemente, dos clientes.

 

Como posso obter a certificação?

 

Após aprofundar seus conhecimentos com PMBOK® e conseguir experiência na área de gestão é possível obter a certificação PMP® (Project Management Professional). Essa certificação é reconhecida mundialmente sendo válida em mais de 150 países.  

Ela atesta que você possui formação, experiência prática e capacidade de gerenciar projetos, de acordo com as boas práticas estabelecidas pelo PMI. Para detalhar essa certificação, preparamos um artigo que tem informações sobre como funciona e porque ela se tornou uma das mais reconhecidas no mundo.

 

Consegui esclarecer suas dúvidas ?

 

Caso tenha ficado com alguma dúvida, queira dar uma sugestão ou até mesmo dizer o que achou do artigo, basta comentar abaixo, ficarei feliz em ajudar.