Um dos fundamentos do Lean Seis Sigma é tomar decisões baseado em fatos e dados que indiquem com exatidão e precisão o melhor caminho a ser percorrido.

Para cumprir com este objetivo, é essencial conhecer muito bem todas as mais diferentes perspectivas do contexto envolvido em cada decisão, não é verdade? 

Afinal, muitas vezes nos deparamos com problemas complexos e difíceis de serem eliminados.

Assim, é necessário investigar as causas do problema e eliminá-las para que os processos voltem a funcionar da melhor forma possível. Uma das ferramentas que podem ser usadas com esse intuito é o 5W2H, que veremos adiante como funciona.

O 5W2H é uma das formas usadas pelas empresas para buscar vantagem competitiva, já que parte da premissa de que não existe nada tão bom que não possa ser melhorado. Assim, utilizá-la, junto a outras ferramentas, é um ótimo meio de promover uma cultura de melhoria contínua e tornar a tomada de decisão mais assertiva. 

Além disso, o 5W2H também é uma ótima opção para empresas que desejam melhorar o planejamento de ações voltadas para o alcance de metas.

Então, vamos lá ver o que é exatamente 5W2H e como usar esse método. 

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O que é 5W2H?

 

 

5W2H é a ferramenta usada para compreender um problema ou oportunidade de melhoria sob diferentes perspectivas.

Através de sete perguntas, o problema pode ser visualizado de forma clara e objetiva, favorecendo assim maiores chances deste profissional tomar a decisão mais eficaz.

No artigo de hoje, você irá entender a importância de tomar uma decisão baseada na correta interpretação de um problema e no contexto em que ele está inserido, além de conferir quais as 7 perspectivas do 5W2H e como nós, da Voitto, podemos te ajudar caso você queira ir ainda mais longe com a aplicação desta ferramenta!

 

Compreender o problema e sua importância!

 

 

Não somente empregado em projetos Lean Seis Sigma, como também nos mais variados projetos empresariais independente de seu contexto e cenário de atuação, o 5W2H é uma ferramenta que permite facilitar a interpretação objetiva e transparente do problema e do ambiente pelo qual ele está inserido.

Com o problema sendo compreendido sob os diferentes pontos de vista, os decisores podem analisar quais as decisões mais rentáveis que deverão ser tomadas, de forma que o resultado ao final seja o melhor e mais coerente possível com o objetivo declarado no escopo do projeto.

É só compreendendo o problema de forma eficiente que é possível atuar sobre ele e obter como consequência um resultado eficaz.

 

Como aplicar o 5W2H?

 

O 5W2H pode ser aplicado em uma simples planilha de excel como meio de facilitar aos envolvidos a compreensão clara e precisa do problema que estão buscando resolver.

A seguir, você irá conferir o que cada um destes 7 fatores significa. Vamos lá?

 

  • What (o que): aqui, deverá ser anotada a descrição do que se trata o problema, qual o objetivo do projeto e/ou mesmo a meta de melhoria que está sendo proposta para alcançar;
     

  • Where (onde): neste espaço, deverá ser registrada a informação do local envolvido pelo problema, ou seja, onde ele está inserido, seja um setor específico ou até mesmo em qual operação ou máquina de produção ele atua;
     

  • When (quando): a informação aqui é ligada a tempo, isto é, desde quando o problema ocorre e qual o prazo para resolução, assim como também as datas de entrega e o cronograma para cumprir o objetivo do projeto;
     

  • Why (por que?): nesta fase, deverá ser inserido o motivo pelo qual resolver este problema ou atingir a meta proposta é importante, ou seja, sob quais aspectos financeiros e qualitativos vale a pena seguir com a resolução deste problema e/ou com o alcance desta meta;
     

  • Who (quem): quem é ou são os responsáveis pela solução deste problema ou oportunidade de melhoria, qual a equipe designada para resolvê-lo e quem são os clientes internos ou externos são algumas das formas de responder este campo;
     

  • How (como): como funciona o processo pelo qual o problema faz parte é a pergunta a ser respondida, ou seja, quais as etapas, atividades e variáveis pertinentes que podem afetá-lo.
    Uma dica aqui é usar um fluxograma para melhor representá-lo;

     

  • How much (quanto): aqui, a informação pode ser ligada a quantidade e a custo, ou seja, quanto este problema já gerou de gastos para a área envolvida e/ou para toda a empresa, de quanto é o investimento necessário para resolvê-lo, assim como também qual a quantidade de processos e produtos que ele já afetou.
     

Exemplos de 5W2H

 

Esse são alguns exemplos simples de 5W2H, mas que vão te ajudar a compreender completamente a aplicação dessa ferramenta incrível! 

 

Exemplo 1 de 5W2H:

 

O que? Aumentar a temperatura do forno 

Quem? José

Onde? Forno 2W5C

Por quê? Diminuição da duração do processo

Quando? 5 de abril

Como? Aumentar a potência do motor

Quanto? Aumento de 0,5% do custo operacional

 

Exemplo 2 de 5W2H:

 

O que? Incluir inspeção durante o processo

Quem? Carlos

Onde? Linha 17

Por quê? Diminuir o refugo

Quando? 10 de julho

Como? Aumentar um operador

Quanto? 1 salário + benefícios

 

Exemplo 3 de 5W2H:

 

O que? Reunião de segurança no início do turno

Quem? Larissa

Onde? Unidade de BH

Por quê? Diminuição de acidentes 

Quando?  7 de maio

Como? Reunião com o supervisor de segurança

Quanto?  5 minutos iniciais do turno (custo zero)

 

Exemplo 4 de 5W2H:

 

O que? Comprar novo sistema de manutenção

Quem? Roberto

Onde? Unidade SP

Por quê? Muitos dias fora da meta de produção

Quando?  2 de março

Como? Implantação de novo sistema pela manutenção

Quanto?  20.000

 

5w2h no planejamento estratégico

 

 

Além de resolver problemas, o  5W2H também é uma ótima ferramenta para criar um planejamento estratégico. Isso porque ela define exatamente o que a empresa deve fazer para alcançar as metas estipuladas. 

Afinal, não basta saber onde se deseja chegar, é preciso definir o caminho que será seguido para chegar até lá. É exatamente isso que o 5W2H propicia: a definição dos meios para os objetivos. 

Assim, não deixe de incluí-lo no processo de definição de seu planejamento estratégico, pois todo bom planejamento demanda um destrinchamento de ações e responsabilidades. 

 

5W2H no dia a dia

 

 

O 5W2H permite melhorar o planejamento não apenas de empresas ou de projetos complexos, como também nossas atividades diárias. Muitas vezes, nos deparamos com tantas tarefas que é difícil saber por onde começar, não é mesmo? 

Assim, podemos usar o 5W2h para direcionar processos e ações de forma organizada, sem deixar nenhuma “ponta solta”. 

Afinal, fica muito mais fácil dar conta de fazer tudo, quando criamos um bom planejamento, seja na vida profissional ou, até mesmo, na pessoal. 

 

Outras ferramentas para resolver problemas

 

 

 

Técnica que reúne uma equipe para formar uma “chuva de ideias” acerca de um tema. 

Quando se deseja resolver um problema, é interessante considerar diferentes pontos de vista com todos os envolvidos na situação. 

Dessa forma, o brainstorming surge como uma oportunidade de obter justamente isso. A partir dele, diversas ideias sobre o que pode estar causando o problema são levantadas, o que facilita o processo de solução.

É uma ótima opção, pois fornece com rapidez um grande número de ideias, estimula a criatividade, promove o engajamento dos participantes e gera "input" para outras ferramentas.

 

 

É uma ferramenta utilizada para apresentar a relação existente entre um resultado de um processo (efeito) e os fatores (causas) do processo que, por razões técnicas, possam afetar o resultado considerado.  Frequentemente, o resultado de interesse do processo constitui um problema a ser solucionado.

 

 

Trata-se de uma método simples de resolução de problemas, que consiste em formular a pergunta “Por quê” cinco vezes para compreender a causa-raiz. Essa técnica é muito utilizada para problemas mais simples, com causas diretas. Pode ser aplicada a qualquer momento, sem necessidade de análises estatísticas e a própria equipe responsável pelo processo é capaz de utilizá-la, gerando resultados muito positivos.

 

E aí, quer ir além?

 

Agora você já sabe o que é 5W2H e viu um exemplo prático, certo? Então, com esse conhecimento, vamos supor que você acabou de identificar um problema na área em que trabalha e o explanou com a ajuda dessa ferramenta para melhor conhecê-lo. Quer saber como resolvê-lo?

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