Formatação condicional: como usar esse recurso?

Nesse artigo, vou falar sobre um recurso muito útil do MS Excel. Ele é muito utilizado para complementar as funções condicionais E, OU e SE.

Estou falando da formatação condicional, ou seja, escolher quais as condições em que as células estarão de acordo com a função que ela traz.

E você sabe o que é esse recurso ou como utilizá-lo? Aqui, irei te ensinar os três tipos de formatação condicional mais utilizados: escala de cores, barras de dados e ícones.

E a partir do conhecimento adquirido você poderá fazer outros tipos de formatação para otimizar suas planilhas cada vez mais. Vamos lá?

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O que é e para que serve a formatação condicional?

Muitas das vezes as bases de dados são grandes, ficando difícil identificar os valores e a real representação destes, quando comparados com uma meta, por exemplo.

A formatação condicional serve para auxiliar a análise de dados e enfatizar resultados, tornando a planilha mais organizada visualmente.

No entanto, muitas pessoas acabam exagerando na quantidade de cores e ícones na planilha, tornando o visual muito poluído.

Com isso, o recurso acaba atrapalhando ao invés de ajudar. Nesse post, irei te mostrar como criar regra de formatação condicional e também como editá-las através de exemplos. Vamos a eles?

Aplicando a formatação condicional

Vamos imaginar a seguinte situação: uma rede de franquias chamada Pizza Twist faz o controle do faturamento mensal e anual de todas as suas lojas espalhadas pelo país.

E alguns parâmetros são avaliados para saber o desempenho das lojas no que diz respeito ao faturamento.

Além disso, são controlados os faturamentos mensais de cada loja, o faturamento anual e as suas respectivas metas.

Veja parte da base de dados para sintetizar as informações.

Realçar regras das células

Primeiramente, vamos trabalhar os faturamentos mensais. Devemos identificar quais lojas possuíram faturamento mensal inferior a R$ 90.000,00 e aplicar uma formatação condicional, para evidenciar esses pontos com uma cor de fundo pré definida.

Para isso, basta selecionar o intervalo em que está contido essa informação, clique em Formatação Condicional > Realçar Regras das Células > É menor do que...

Abrirá então uma caixa de diálogo, onde vamos digitar o valor 90000 e clique em OK.

O resultado esperado é que todas as células que possuam valor inferior a R$ 90.000,00 estejam realçadas em vermelho, facilitando a identificação das lojas e dos meses que tiveram um desempenho ruim.

Deve ficar claro que esse valor digitado poderia ter sido um texto, ou seja, haver o destaque da célula toda vez que determinado texto ocorra. Além disso, ainda poderíamos ter referenciado a uma célula, ao invés de digitar o valor.

Veja o resultado em parte da tabela a seguir.

Barra de dados

Vamos ao nosso segundo tipo de formatação condicional abordado nesse texto, a barra de dados.

A ideia é inserir barras com tamanhos proporcionais ao faturamento de cada uma das lojas.

Para isso, selecione toda a coluna referente ao faturamento anual. Vá em Página Inicial > Formatação Condicional, e escolha a opção da Barra de Dados > Preenchimento Gradual > Barra de Dados Azul. Assim como mostrado na imagem a seguir.

O resultado será algo próximo ao que mostrado na figura a seguir.

A opção de barra de dados define o valor máximo como a maior barra e as demais são feitas proporcionalmente. Com isso, podemos ter uma comparação entre valores de faturamento.

Quando trabalhamos com valores muito próximos, a formatação do tipo Barra de Dados não apresenta grande funcionalidade, pois não é possível perceber a diferença de tamanho entre elas.

Aprenderemos agora uma formatação que é bem útil em painéis de controle que apresentam, na maioria das vezes, três opções.

Para o nosso caso, iremos calcular a porcentagem de adesão à meta para o faturamento anual, ou seja, o quanto ficamos próximos do desejado.

Claro que se esse valor for maior do que 100% é melhor, pois faturamos mais do que a meta.

Primeiramente, vamos calcular a porcentagem de adesão à meta fazendo a divisão do faturamento anual pela meta.

Vamos referenciar a meta contida em uma célula qualquer da planilha. Lembre-se de congelar a célula para que não ocorram erros no autopreenchimento.

Agora vamos utilizar a opção de formatação condicional. Para isso selecione o intervalo da coluna de adesão à meta. Vá em Página Inicial > Formatação Condicional > Conjunto de Ícones > Formas > 3 Semáforos (Não Coroados).

O resultado obtido com a formatação condicional é apresentado na figura a seguir.

É possível notar um pequeno erro a princípio, pois adesões iguais e superiores a 100% ficaram com farol amarelo.

Isso ocorre porque o Excel considera por padrão: Verde (maior ou igual a 67%), Amarelo (entre 66 e 33%) e Vermelho (inferior a 33%).

Seria um parâmetro interessante, porém nosso valor máximo é superior a 100%. Logo, esse padrão não é válido para o nosso caso. Para corrigir isso, iremos alterar essa formatação condicional.

Assim sendo, selecione novamente o intervalo. Vá em Formatação Condicional > Gerenciar Regras.

Ao selecionar essa opção, aparecerão todas as formatações condicionais contidas no intervalo. No nosso caso, só temos uma regra de formatação.

Para modificá-la iremos utilizar a opção “Editar Regra”. Ao clicar nessa opção, teremos a seguinte janela.

Nós iremos alterar os dois campos de valor para 1 e 0,9 e o tipo para “Número”. Para ficar visualmente mais “limpo”, iremos selecionar a opção para apenas aparecer o ícone. Vejamos como fica:

Com essas alterações, teremos o farol verde para uma adesão à meta igual ou superior a 100%, amarelo para uma adesão entre 90% e 99% e vermelho para uma adesão inferior a 90%.

O Excel trabalha com o padrão quanto maior, melhor. Por exemplo: com o campo de formatação condicional tipo ícone, a seta verde voltada para cima aparecerá para os maiores valores.

O recurso funciona perfeitamente para o caso acima, pois quanto maior a adesão à meta, melhor, pois estamos tratando de faturamento.

No entanto, se tivermos o caso de atraso de projeto esse recurso deve atuar de forma inversa. Para isso, utilize o botão “ordem inversa de ícones”.

A definição do intervalo que a formatação condicional irá atuar é de suma importância para utilizar esse recurso.

Outro erro que pode ocorrer em formatações condicionais de modo geral é o conflito de regras entre uma ou mais formatações. Por exemplo, o mesmo valor atende aos requisitos de duas formatações condicionais aplicadas no mesmo intervalo.

Se tomarmos esses cuidados e realizarmos a criação das regras com bastante atenção e cautela, este recurso nos ajudará bastante a organizar as planilhas em que trabalhamos.

Saiba mais!

Se chegou até aqui, você já sabe o que é e como a formatação condicional poderá te ajudar no dia a dia, certo?

O conhecimento de Excel é, cada vez mais, essencial para qualquer profissional e pode abrir portas no mercado de trabalho.

Eu te convido a aprender ainda mais sobre essa incrível ferramenta que é o MS Excel no nosso curso de Formação Master em Excel. Com ele você irá aprender sobre inúmeras outras funções do Excel que podem te ajudar muito no seu dia a dia.

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