Sejam quais forem o perfil e o porte da sua empresa, é óbvio que ela precisa ser cuidadosamente gerida para que obtenha sucesso a curto e a longo prazo. A saúde financeira do seu negócio é um assunto que não pode ser negligenciado e, portanto, você precisa ter à mão recursos que facilitem sua rotina enquanto gestor.

É por essa razão que cada vez mais empresários e gestores, sobretudo aqueles que lidam com as finanças corporativas, recorrem a softwares para ajudá-los em suas tarefas.

A princípio, pode haver uma insegurança ao transferir para um aplicativo tudo o que era resolvido manualmente e impresso em papel. 

Isso é natural em empresas que ainda não passaram por uma automação de processos mais efetiva. Mas não deve ser motivo para abrir mão dos benefícios que um software de gestão financeira pode proporcionar.

 

O uso de software para gestão financeira é vital para não ficar pra trás!

 

Na velocidade com que as transações são feitas na atualidade, os processos manuais não são mais viáveis. Quem insiste em mantê-los fica sobrecarregado e se submete aos erros.

Na Era da Automação, otimização é a palavra de ordem. Isso significa que cada tarefa passa a ser feita da maneira mais eficiente e simples possível. E é claro que a otimização tem muito a ver com o tempo que se leva para executar cada tarefa. 

Quando há uma redução do tempo gasto em uma tarefa, uma consequência natural é a redução também dos custos relacionados a ela.

E os grandes responsáveis por essa facilitação do seu trabalho — além da economia de tempo e dinheiro — são os softwares, que substituem as tarefas manuais.

Com eles, você consegue estabelecer uma gestão eficiente na sua empresa sem se sobrecarregar. Ser um empreendedor não é uma tarefa fácil. A quantidade de informações às quais você precisa estar atento e as inúmeras habilidades que precisa adquirir podem trazer algumas dificuldades. 

Mas se você tem um software adequado onde consegue reunir todas as informações, variáveis e transações do seu negócio, sua tarefa fica bem mais dinâmica.

Em resumo, o software de gestão financeira é o seu aliado na simplificação das tarefas relacionadas à administração financeira. Por isso, não abra mão dele.

Mas a decisão de utilizar um software de gestão financeira não basta. Existem várias opções no mercado e você precisa escolher o que mais se adéqua aos seus negócios.

Para facilitar essa escolha, nos tópicos a seguir, vamos falar de alguns aspectos aos quais você deve estar atento quando for definir qual será o seu software.

 

Os recursos oferecidos pelo software

 

A primeira coisa que deve ser levada em consideração quando você vai escolher um software de gestão financeira é a lista de recursos que ele oferece. 

Alguns dos principais recursos, dos quais você com certeza vai precisar são os controles de contas a pagar, de contas a receber e de contas correntes. 

Outra funcionalidade muito interessante é o envio de mensagens personalizadas, de uma só vez, para todos os seus clientes, o que fortalece seu relacionamento com eles e facilita o seu trabalho. 

O software precisa também te oferecer um registro minucioso de todas as movimentações financeiras da sua empresa, com armazenamento de comprovantes que possam ser compartilhados sem o uso de malotes físicos. 

Além disso, ele pode contar com recursos de troca de informações com o seu banco, através de arquivos de remessa e retorno.

 

Emissão de nota fiscal

Se você é o gestor de uma organização, obviamente terá que emitir notas fiscais por conta dos produtos vendidos ou dos serviços prestados. Essa inclusive será uma tarefa cotidiana.

Imagine então o quanto um software pode facilitar a sua rotina se oferecer a funcionalidade da emissão de notas fiscais com um recurso integrado ao sistema de emissão de notas fiscais da sua cidade. 

Alguns dos softwares de gestão financeira disponíveis no mercado, além de facilitarem a emissão das notas fiscais, também possibilitam que seus clientes sejam notificados, bastando para isso alguns cliques. 

 

Gerenciamento de documentos

Como já dissemos, a administração de uma empresa é tarefa complexa que envolve muitas informações e documentos.

Por isso, o recurso de gerenciamento de documentos dentro do seu software de gestão financeira também vai facilitar a sua vida de gestor. 

O gerenciador eletrônico de documentos (GED), já faz parte da estrutura de diversos softwares, mas um diferencial que deve ser objeto da sua atenção é se ele é controlado por registros. 

O GED pode ser controlado por registros ou por arquivos. Mas, quando controlado por registros, há uma maior facilidade de compartilhamento dos arquivos.

Além disso, quando o assunto são documentos e informações, é importante prestar atenção às garantias de segurança do software, para que você e seus clientes estejam sempre protegidos.

 

Controle de acessos

Ao contratar um software de gestão financeira, você não será o único a acessá-lo. Aliás, um dos grandes diferenciais desse  aplicativo é o fácil compartilhamento de informações.

Então, é preciso que os colaboradores da sua empresa que, direta ou indiretamente, executam tarefas relacionadas às finanças, também tenham acesso ao software.

Lembre-se que precisa ter o controle desses acessos, já que se tratam de informações e transações muito importantes e, às vezes, sigilosas. 

Para proporcionar esse controle, o software deve contar com a possibilidade de configuração de perfis de acesso de forma independente para cada função a ser executada.

 

Flexibilidade

 

Ao definir o seu software de gestão financeira, fique atento à flexibilidade do plano que você vai contratar.

Veja se é possível diminuir ou aumentar os recursos contratados no momento em que você achar necessário. Preste atenção também às possíveis cláusulas de cancelamento.

Outro aspecto muito interessante em relação à flexibilidade diz respeito à possibilidade de controlar a gestão de várias empresas adquirindo uma única licença, com a devida separação dos lançamentos.

Se você administra várias organizações, esse recurso vai simplificar suas tarefas, ainda mais se essas empresas se inter-relacionarem de alguma maneira. 

Por fim, veja também se o software funciona 24 horas e se seus recursos são ofertados de maneira ilimitada, já que a quantidade e os níveis das movimentações financeiras de sua empresa podem variar muito mês a mês.

Diante de todas as dicas dadas acima, você certamente já tem condições de analisar os softwares disponíveis no mercado para escolher o melhor para sua empresa.

Há softwares que oferecem um período de testes gratuitos, como o da Keruak, que você pode testar clicando aqui. E não paga nada se não gostar, viu? Bons negócios!

E se você deseja aprender mais sobre gestão financeira, não perca a oportunidade de fazer o curso de Gestão Financeira e Análise de Investimentos da Voitto!

Curso de Gestão Financeira e Análise de Investimentos