Independente do seu negócio e da complexidade, toda organização precisa analisar e controlar seu processo de vendas de produtos e/ou serviços. Para isso, podemos criar um controle financeiro de vendas utilizando o Microsoft Excel.

Esta planilha tem o objetivo de auxiliar seu usuário a manter um controle geral de suas vendas, controlando a venda de produtos, os clientes, os tipos de vendas e pagamentos realizados, as políticas de descontos e taxas de cobranças, registrando a receita total de vendas e fornecendo ao usuário uma visão geral dos resultados das vendas da empresa.

 

Veja na vídeo-aula abaixo o funcionamento da planilha:

 

 

Entenda a Ferramenta

 

O primeiro passo para criar um controle financeiro de vendas é entender como a ferramenta funciona. A página inicial possui a estrutura mostrada abaixo. Utilize os botões para navegar entre as abas, bastando apenas clicar nos botões que lhe direcionam para a respectiva aba. Ao clicar nas setas localizadas no canto superior esquerdo de cada aba retorna-se à página inicial.

 

 

Cadastro

 

Esta aba é a primeira ser preenchida e é onde os dados utilizados na etapa de lançamento devem ser atualizados. Os dados de entrada são resumidos na figura seguinte. Nestas tabelas não há formulas e, portanto, todos os dados podem ser modificados (adicionando ou removendo) de acordo com as necessidades do usuário. As informações contidas são fictícias e servem apenas para explicar a funcionalidade da planilha.

 

 

Lançamentos

 

A etapa de lançamentos é onde o usuário irá inserir as vendas realizadas. Esta tabela é difícil de visualizar por inteiro neste documento e, portanto, reproduzimos apenas um fragmento da planilha. Essa é uma importante etapa do controle financeiro de vendas, pois você deve estar atento aos detalhes para que os lançamentos sejam feitos corretamente.

 

 

As colunas coloridas em azul e verde possuem fórmulas e não precisam ser modificadas, já que atualizam automaticamente. As colunas em branco são os dados a serem preenchidos pelos usuários da planilha.

As vendas são registradas mês a mês não havendo necessidade de utilizar uma planilha para cada mês, a menos que sua empresa tenha uma grande variedade de produtos e uma grande venda por mês pode ser que fique melhor utilizar uma planilha para cada mês, dependendo da adaptação do usuário com a planilha.

OBS: A planilha foi desenvolvida para lançar as vendas registrando apenas o mês e não os dias, uma vez que registrando dia a dia o conteúdo iria ficar muito extenso e a planilha se tornaria lenta para manipular, devido a quantidade de informação que seria trabalhada pelas fórmulas existentes.

 

Resumo dos Lançamentos

 

A aba de resumo dos lançamentos possui quatro tabelas que resumem os resultados financeiros e de quantidades vendidas analisando os produtos/serviços vendidos, os canais de vendas, as formas de pagamento e os meses de vendas. Vemos abaixo um fragmento das mesmas.

 

 

As tabelas possuem a quantidade total de vendas, a receita total e a receita média (que é a receita total dividida pela quantidade total de vendas). Além disso, nas tabelas de produtos/serviços e dos meses o usuário pode comparar o valor da receita de vendas sem desconto (caso não exista desconto em nenhum produto ou para nenhum cliente) e o valor da receita com descontos.

 

Resultados

 

Os resultados podem ser vistos na aba “Gráficos” que reúne cinco gráficos que resumem os resultados obtidos nas vendas.

 

 

O primeiro gráfico mostrado acima faz um comparativo mês a mês das receitas geradas com descontos (real) e sem descontos. Os dois gráficos seguintes mostram a receita e a quantidade total das características que são selecionadas na coluna A e B (quadrado na cor laranja). O usuário pode selecionar visualizar as informações do produto/serviço (conforme o exemplo), canal de vendas e formas de pagamento.

Os gráficos abaixo fazem um comparativo entre os valores de venda médios de cada produto e por mês, respectivamente. Por exemplo, o produto fichário que custa R$ 32,00 é vendido pela loja pelo valor médio de R$ 29,77, que é o valor registrando os descontos associados e as taxas de formas de pagamento.

 

 

 

Que tal aprender mais?

 

Agora que você já aprendeu como criar e usar um controle financeiro de vendas no Excel, separei uns estudos de caso para você aprimorar seu conhecimento sobre o assunto. Não deixe de conferir!

 

AF de Sousa, RJ de Almeida - … ; Universidade de São Paulo, 2003 - rausp.usp.br
 

MES Echeveste - 2003 - lume.ufrgs.br
 

AO Santos, FB Silva, S Souza… - Revista Contabilidade & …, 2001 - SciELO Brasil
 

PM ROSA, AT SILVA - Revista Brasileira de Contabilidade, …, 2002 - franciscopaulo.com.br