Já sentiu falta de um documento numa hora importante? Precisou de um comprovante de pagamento e não sabia onde tinha colocado? A sensação é péssima, certo? Gera dor de cabeça, e muita das vezes pode trazer transtornos maiores, dependendo da importância do documento em questão! E é exatamente por isso que vou te ensinar como gerenciar documentos no excel!

Um dos meios mais eficientes para garantir que sua empresa tenha um desempenho satisfatório é o uso contínuo dos sistemas de controles internos. Estes proporcionam segurança para a administração na busca que seus objetivos e metas estabelecido sejam atingidos. Logo, seja qual for o processo, é importante que a empresa tenho meios de controlá-los, que variam de acordo com a complexidade dos mesmos.

O principal objetivo da planilha que será mostrada é possibilitar um controle dos documentos da empresa, de acordo com a sua utilização e departamentos responsáveis. Porém, como ela é 100% editável, você pode adaptá-la para seu uso pessoal ou familiar da maneira que achar melhor.

Então, continue lendo para entender o funcionamento da planilha e adquirir ainda mais conhecimento através de estudos de casos que separei para você! Vamos lá?

 

Faça junto com a gente!

 

Para você poder acompanhar este artigo de forma dinâmica, não deixe de baixar a planilha. Basta clicar no botão abaixo:

 

 

Veja na vídeo-aula abaixo o funcionamento da planilha

 

 

Entenda a Ferramenta

 

A página inicial possui a estrutura mostrada abaixo. Utilize os botões para navegar entre as abas. Basta clicar no botão e você será direcionado para a aba respectiva.

 

    

 

Introdução

 

A primeira aba de cadastro servirá apenas para cadastrar as informações principais quanto aos departamentos e funcionários da empresa. O que facilitará o preenchimento da próxima aba.

 

 

Controle

 

A aba de controle pode ser considerada a aba mais importante da planilha, pois na mesma serão registradas todas as informações relevantes sobre cada documento da empresa, bem como se dará um acompanhamento sobre os mesmos.

 

  • Título do documento: preencher com o nome do documento;

  • Código do documento: indicar o código, caso os documentos da empresa tenham código específico;

  • Síntese: descrição sucinta do objetivo do documento;

  • Departamento responsável: qual o departamento responsável pela elaboração e revisão do documento;

  • Responsável: indicar a pessoa responsável pela elaboração e revisão;

  • Versão: qual a versão mais recente do mesmo;

  • Data da revisão: data da criação ou última revisão;

  • Periodicidade: periodicidade com o que o documento deverá ser revisto;

  • Local de armazenamento: indicar o local físico de armazenamento;

  • Link: indicar o local virtual do armazenamento do documento via link.

 

 

Panorama

 

Por fim, a aba Paranorama, como o próprio nome diz, objetiva apresentar um panorama geral das revisões realizadas nos documentos da empresa. Sendo assim, possibilitará uma análise superficial da quantidade de documentos revisados e dos departamentos responsáveis.

O primeiro gráfico apresenta em valor absoluto a quantidade de documentos revisados em determinado.

 

 

Já o segundo gráfio estratifica os documentos revisados por departamento responsável.

 

 

 

Já conhece as principais funções do Excel?

 

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