Quer um controle eficaz de estoques? Domine a ordem de compra!

A ordem de compra é o documento utilizado para oficializar uma aquisição. Por isso, ele contém informações sobre o produto ou serviço, além dos termos e condições acordadas. Como por exemplo: quantidade, tipologia, prazo de entrega, forma de pagamento e valor financeiro total.

Sendo assim, esse registro oficializa a compra e com ele é possível selecionar e evidenciar exatamente todos os detalhes da negociação. O que evita falhas operacionais tanto para os fornecedores quanto para os clientes.

Com isso já dá para perceber o quanto uma ordem de compra é fundamental para uma gestão eficaz, certo? Por isso, não deixe de se aprofundar no tema e aprender a aplicar essa ferramenta na sua organização. Para tanto, confira este conteúdo até o final e descubra:

• O que é Ordem de Compra?;
• Como funciona a Ordem de Compra?;
• Para que serve a Ordem de Compra?;
• Qual a importância da Ordem de Compra?;
• Tipos de Ordem de Compra;
• Como implementar um sistema de Ordem de Compra?

O que é Ordem de Compra?

Ordem de compra é o nome dado para um documento utilizado por empresas para formalizar a intenção de compra de produtos ou serviços de um fornecedor.

Geralmente, essa formalização é gerada após um processo de cotação ou negociação com alguma contraparte. Sendo assim, ela resumirá todos os pontos que foram acertados, incluindo os termos e condições da transação.

Dessa forma, cada ordem de compra deve conter informações descritivas como por exemplo:

• Detalhes dos produtos ou serviços a serem adquiridos;
• Quantidade negociada;
• Preço acordado;
• Prazo de entrega;
• Forma de pagamento.

Com todo o detalhamento, o pedido de compra pode servir como registro da transação, bem como uma forma de garantir que o fornecedor entregue o que foi combinado. Além disso, o documento também pode ajudar a empresa a controlar seus gastos e estoques de forma mais eficiente.

Agora que você já sabe o que é uma ordem de compra, é hora de conhecer mais a fundo sobre o seu funcionamento. Confira detalhes no próximo tópico!

Como funciona a Ordem de Compra?

Como você já sabe, a ordem de compra é emitida pela empresa que deseja adquirir produtos ou serviços de um fornecedor. Sendo assim, esse é o primeiro requisito deste documento.

Mas, para que a ordem de compra seja efetiva, é preciso que todas as informações relevantes para a transação estejam descritas. Após a análise dos dados contidos, a contraparte poderá avaliar e se estiver tudo certo, acatar as condições.

Caso existam divergências, o fornecedor pode entrar em contato com a empresa para negociar as condições antes de aceitar a ordem de compra.

Com o aceite e todas as referências detalhadas, o documento servirá de base para quem irá preparar o pedido. Assim, todas as informações dos insumos estarão resumidas em um só lugar para que não haja falha ou erro.

Por isso, em geral, a requisição de compra informa:

• Dados do comprador e do fornecedor (razão social, CNPJ, endereço completo);
• Data da compra ou venda do produto ou serviço;
• Código da ordem de compra;
• Detalhamento do produto/serviço negociado (por exemplo: quantidade e modelo);
• Valor unitário e total da venda ou venda; 
• Condições de pagamento acordadas; 
• Informações sobre prazos e endereços de entrega. 

Com isso, o fornecedor deverá entregar os produtos ou prestar os serviços de acordo com o que foi acordado. Em contrapartida, a empresa deve efetuar o pagamento conforme as condições estipuladas.

Dado o funcionamento da ordem de compra, é possível perceber que esse é um documento que traz os benefícios para ambas as partes do acordo.

Agora é fácil ter a clareza de quanto a ordem de compra é relevante para as negociações comerciais, certo? Por isso, continue lendo e descubra mais detalhes sobre a utilidade desse documento!

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Para que serve a Ordem de Compra?

De forma resumida, a ordem de compra serve para formalizar a intenção de compra de produtos ou serviços por uma empresa. Sendo assim, sua principal função é garantir que as condições acertadas entre a empresa e o fornecedor sejam cumpridas.

Sendo assim, ela serve como um registro da transação, evitando possíveis conflitos ou desentendimentos futuros.

Outra utilidade muito importante das ordens de compra é o fato de que esse documento ajuda a controlar os gastos e estoques da empresa de forma mais eficiente. Sendo fundamental para que a companhia seja capaz de elaborar melhores planejamentos financeiros e de produção.

Além disso, também é possível ressaltar que a ordem de compra auxilia a gestão de compras. Ao registrar todas as transações de aquisição, a companhia pode monitorar suas movimentações, verificar se os preços estão competitivos e avaliar a qualidade do serviço e dos produtos oferecidos pelos fornecedores.

Mas, a ordem de compra não traz benefícios só para quem a emite. Os fornecedores também utilizam o documento como forma de monitorar os níveis de estoque, controlar o faturamento e construir os fluxos de caixa de acordo com os pagamentos de seus clientes.

Por isso, em resumo, a ordem de compra é fundamental para as transações comerciais. Mas esse não é o único ponto que a faz ser tão importante! Confira mais vantagens desse registro no tópico abaixo.

Qual a importância da Ordem de Compra?

A ordem de compra é um documento muito importante para as empresas no que tange a jornada de compra. Afinal, ela tem diversas funções que contribuem para a gestão eficiente das compras e do estoque, bem como para evitar possíveis conflitos entre a empresa e o fornecedor.

Sendo assim, é possível destacar algumas das principais importâncias da ordem de compra. São elas:

Formalização da transação

A ordem de compra tem como uma das principais funções formalizar a intenção de compra da empresa. Ou seja, ela será o resumo da operação, com detalhes dos produtos ou serviços a serem adquiridos, quantidades, preços e outras informações relevantes.

Garantia das condições acordadas

O documento também estabelece as condições de compra, incluindo preço, prazo de entrega e forma de pagamento. Sendo assim, por ter sido emitido por uma parte e acatado por outra, ele serve como garantia de que essas condições serão cumpridas.

Registro da transação

Além disso, a ordem de compra também é importante como registro da transação comercial. Ou seja, permite que a companhia tenha controle sobre suas compras e estoque, além de facilitar a gestão financeira e contábil.

Prevenção de conflitos

Como a ordem de compra é um documento aprovado por ambas as partes, evita possíveis conflitos. Afinal, todos os termos e condições da transação são acordados previamente e registrados por escrito.

Auxílio na gestão de compras

Outro ponto de destaque é o fato de que a ordem de compra ajuda a companhia a monitorar suas aquisições, fazendo uma gestão de estoque mais assertiva. Além disso, também é uma forma de ter em mãos dados que permitem a análise dos preços e qualidade do produto/serviço.

Esses são alguns dos motivos pelos quais a ordem de compra é tão importante para as organizações. Mas, é sempre importante lembrar que existem diferentes tipos de documentos. Ou seja, cada um deles terá um objetivo e foco distinto.

Por isso, não deixe de conferir todos os detalhes sobre as tipologias, suas características e situações mais utilizadas a seguir!

Tipos de Ordem de Compra

Existem diferentes tipos de ordem de compra e um deles é mais adequado para uma necessidade específica da empresa. Por isso, conhecer as possibilidades faz com que a escolha seja mais eficaz e assertiva.

Sendo assim, separamos a lista com os principais exemplos para que você entenda a fundo sobre cada um deles e quais são os ideais para os diferentes tipos de clientes e fornecedores. Confira a seguir:

Ordem de Compra Padrão

A ordem de compra padrão é a forma utilizada com mais frequência para solicitar a aquisição de produtos ou serviços. Nesse documento, deve constar a descrição dos itens a serem comprados, como: quantidade, preço, prazo de entrega e forma de pagamento.

Ordem de Compra em Consignação

A ordem de compra em consignação é um modelo ideal quando o acordo entre fornecedor e comprador se pauta no fato de que o pagamento é feito apenas quando a empresa vende os produtos. Isso significa que caso não haja a venda, não haverá o pagamento.

Ordem de Compra para Contratação de Serviços

A ordem de compra para contratação de serviços é normalmente utilizada para acordar a prestação de serviços de terceiros. Alguns dos exemplos mais comuns são: manutenção, limpeza e transporte.

Vale ressaltar que para cada um deles é preciso criar ordens de compra separadas.

É comum que esse documento contenha informações sobre a natureza do serviço, prazo de execução e forma de pagamento.

Ordem de Compra de Emergência

Utilizada quando a empresa precisa adquirir produtos ou serviços com urgência, a ordem de compra de emergência é um processo que não passa pelas etapas padrões da aquisição.

Sendo assim, não deve ser utilizada para situações comuns e restrita para situações em que não há outra alternativa para realizar a decisão de compra de maneira mais planejada.

Vale lembrar que por mais que seja uma maneira de agilizar em cenários emergenciais, essa ordem precisa estar de acordo com a política de compras da organização.

Ordem de Compra Aberta

Já a ordem de compra aberta, é utilizada quando a empresa precisa adquirir produtos ou serviços com frequência, por um período determinado, sem a necessidade de emitir um novo documento para cada transação.

Nesse tipo de ordem de compra, a empresa estabelece um limite de gastos e outras condições, permitindo que o fornecedor entregue os produtos ou serviços conforme for demandado pelo cliente.

Vale ressaltar que esse tipo de ordem é uma das maneiras de melhorar a experiência de compra e aumentar as chances de fidelização.

Mas afinal, como implementar um sistema de ordem de compra? Esse é o assunto que trataremos logo abaixo. Continue acompanhando este conteúdo até o final e entenda tudo o que você precisa saber!

Como implementar um sistema de Ordem de Compra?

O processo de implementação de um sistema de ordem de compra é importantíssimo para garantir que os objetivos dessa iniciativa sejam alcançados.

Sendo assim, apenas com uma execução planejada e monitorada será possível atingir metas como a redução de custos, o aumento da eficiência e a melhoria no controle de estoque.

Por isso, separamos um passo a passo detalhado para que você construa um processo assertivo. Confira abaixo!

Definir os objetivos

Como você já sabe, existem diversos tipos de ordens de compra e cada um deles pode ser ideal para um objetivo. Por isso, antes de mais nada é necessário identificar qual é o seu!

Alguns dos exemplos possíveis são: redução de custos, aumento da eficiência e melhoria no controle de estoque.

Escolher o software

No mercado existem diversos softwares para a gestão de compras e estoque. Por isso, escolher a melhor opção é fundamental para que esse processo seja eficaz.

Sendo assim, avaliar as opções, entender os prós e contras, analisar quais possuem mais ferramentas que conseguem suprir as necessidades do seu negócio são passos essenciais.

Dessa forma, será possível escolher a versão mais compatível com as demandas e objetivos da empresa.

Definir as informações necessárias

Após escolher o software que será utilizado, é importante definir quais informações devem constar na ordem de compra para que ele seja utilizado da melhor forma.

Afinal, caso os dados cruciais não sejam inseridos, dificilmente a implementação de processo de ordem de compra será efetiva.

Além disso, esses detalhes também serão uma forma de embasar análises e a tomada de decisão.

Treinar os funcionários

Além de incluir as informações, é preciso que isso seja feito da melhor forma e em linha com o software.

Por isso, os funcionários responsáveis pela gestão das aquisições devem ser treinados para utilizar o sistema de ordem de compra adequadamente.

Monitorar o sistema

Como qualquer processo, monitorar regularmente é uma das chaves para o sucesso. E isso não seria diferente com o processo de compra!

Afinal, avaliar frequentemente o desempenho do sistema de ordem de compra escolhido é uma das maneiras de identificar possíveis falhas e garantir que as informações estejam sendo inseridas corretamente.

Também é importante avaliar regularmente os resultados alcançados com a implementação do sistema e fazer ajustes, se necessário.

Integrar com outras áreas

Por fim, mas não menos importante está a necessidade de conectar a gestão de compras com as outras áreas da empresa e do fornecedor. Como por exemplo o contábil, financeiro e a logística.

Sendo assim, assim que o responsável cria uma ordem de compra de um produto ou serviço a notificação é enviada para todas as pessoas que precisam dela para alguma tarefa ou controle.

Interligar esse departamento de compras com os demais é fundamental para um gerenciamento global mais integrado e eficiente, desde o conteúdo de valor para a jornada de compra até mesmo o suporte após a aquisição.

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