O que é escala de trabalho?
Passo a passo para criar uma escala de trabalho no Excel
1. Cadastro
2. Escala
3. Panorama Semanal
Impulsione sua carreira com conhecimentos de Excel

Aprenda como montar uma planilha de Escala de Trabalho no Excel

Aprenda como montar uma planilha de escala de trabalho e, como consequência, otimizar os resultados de sua equipe.

Thiago Coutinho
Por: Thiago Coutinho
Aprenda como montar uma planilha de Escala de Trabalho no Excel

Criar escalas de trabalho claras e bem organizadas faz com que sua empresa tenha um fluxo de atividades mais produtivo e se torne mais fácil gerenciar uma equipe.

Os horários se adaptam a cada organização, mas uma coisa é certa: o uso contínuo de sistemas de controles internos é um dos meios mais eficientes para assegurar um bom desempenho.

Assim, o planejamento de uma escala de trabalho pode te proporcionar mais segurança e confiança na busca de suas metas e objetivos.

Para ajudar o seu processo de aprendizagem, vamos disponibilizar uma planilha gratuita para você editar sua própria escala de trabalho. Com essa planilha, você vai conseguir ter um controle detalhado do quadro de equipe de funcionários da e suas escalas de trabalho, além de viabilizar diversas análises através de indicadores.

O que é escala de trabalho?

Uma escala de trabalho é um documento que reúne informações sobre os colaboradores da organização, em que mostra quais estão ou não trabalhando durante os dias da semana.

As escalas de trabalho costumam variar de acordo com diferentes ocupações dos trabalhadores e precisam levar em consideração as exigências da CLT para a concessão de dias de folga, sendo assim necessário um alto controle para que o gerenciamento dos mesmos seja eficaz.

Então por essa razão, oferecemos para você neste artigo uma planilha para realizar o gerenciamento de escalas de trabalhoda sua empresa.

Passo a passo para criar uma escala de trabalho no Excel

A página inicial possui a estrutura mostrada abaixo. Utilize os botões para navegar entre as abas. Basta clicar no botão e você será direcionado para a aba respectiva.

botões da planilha escala de trabalho

1. Cadastro

A primeira aba de cadastro servirá apenas para cadastrar as informações quanto aos funcionários e exceções de turno de trabalho.

O primeiro passo será preencher o lado direito da planilha com os cargos existentes na empresa.

planilha de escala de trabalho


Posteriormente, os demais cargos deverão ser preenchidos com o nome do funcionário, selecione o cargo do mesmo, sexo, idade e, por fim, indique caso haja um turno em que o funcionário não pode ser escalado.

planilha de escala de trabalho

2. Escala

A aba de Escala é considerada de suma importância, pois nela serão registradas todas as escalas realizadas por cada funcionário nos três turnos de uma semana.

A princípio, torna-se necessário entender a legenda dos status com os quais serão preenchidos os campos dessa aba.

planilha de escala de trabalho


Esse campo serve como fonte para a lista que preencherá o restante da tabela. Caso deseje, aqui você pode mudar os tipos de STATUS, que de forma automática a lista para se escolher será mudada também.

O mesmo ocorre com os cargos na aba Cargos. Para aumentar o intervalo, basta seguir os procedimentos normais de validação de lista de dados.

O preenchimento dos demais campos referentes aos turnos deverá ser feito conforme o exemplo abaixo, indicando o status de cada funcionário para cada turno em cada dia da semana.

planilha de escala de trabalho


Com o preenchimento das informações dos turnos, será gerado um informativo em forma de planilha ao lado, indicando a quantidade realizada por cada funcionário em cada status.

No exemplo abaixo, a quantificação semanal indica que João Antônio esteve presente em 5 turnos, Felipe Souza esteve presente em 4 turnos, ausente em 1 turno e de férias em 3 turnos.

planilha de escala de trabalho

3. Panorama Semanal

A aba denominada Panorama, como o próprio nome diz, objetiva apresentar um geral das escalas de trabalho da empresa, estratificando a mesma por funcionários, turnos e status.

O primeiro gráfico é uma quantificação geral de turnos, indicando a quantidade de funcionários por status durante toda a semana.

planilha de escala de trabalho


O segundo gráfico apresenta as mesmas informações do gráfico anterior, porém estratificadas nos dias semanais.

planilha de escala de trabalho


Com a planilha pronta, tem-se a estratificação da quantificação semanal para cada turno, possibilitando análises mais completas e específicas.

planilha de escala de trabalho

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Thiago Coutinho

Thiago Coutinho

Thiago é formado em Engenharia de Produção, pós-graduado em estatística e mestre em administração pela Universidade Federal de Juiz de Fora (UFJF). Black Belt em Lean Six Sigma, trabalhou com metodologias para redução de custos e otimização de processos na Votorantim Metais, ingressando posteriormente na MRS Logística como trainee, onde ocupou posições de gestor e especialista em melhoria contínua. Com certificação Microsoft Office Specialist (MOS®) e Auditor Lead Assessor ISO 9001, atendeu a diversas empresas em projetos de consultoria, além de treinamentos e palestras relacionadas a Lean Seis Sigma, Carreira e Empreendedorismo em congressos de renome nacional como o ENEGEP (Encontro Nacional de Engenharia de Produção) e internacional como Congresso Internacional Six Sigma Brasil. No ambiente acadêmico atua como professor de cursos de Graduação e Especialização nas áreas de Gestão e Empreendedorismo. Empreendedor serial, teve a oportunidade de participar de empreendimentos em diversos segmentos. Fundador do Grupo Voitto, foi selecionado no Programa Promessas Endeavor, tendo a oportunidade de receber valiosas mentorias para aceleração de seus negócios. Atualmente é mentor de empresas e se dedica à frente executiva da Voitto, carregando com seu time a visão de ser a maior e melhor escola on-line de gestão do Brasil.

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