Toda empresa tem a obrigação legal de realizar a folha de pagamento de seus funcionários. Nela é possível controlar a ficha salarial de seus funcionários, realizando as ponderações de imposto de renda, INSS e participação nos resultados de maneira a mensurar o real salário do funcionário e os custos envolvidos para a empresa. 

Folha de Pagamento é uma forma que as empresas possuem de controlar a ficha salarial de seus funcionários, realizando as ponderações de imposto de renda, INSS, participação nos resultados (lucros), por exemplo, a fim de mensurar o real salário do funcionário e os custos para a empresa.

O objetivo desta planilha é facilitar o preenchimento e atualização de dados referentes aos pagamentos de salários, automatizando grande parte do trabalho do usuário, sendo que este registra apenas os salários brutos e participação dos resultados e atualiza as alíquotas de impostos existentes.

 

Veja na vídeo-aula abaixo o funcionamento da planilha

 

 

Entenda a Ferramenta abaixo:

 

A página inicial possui a estrutura mostrada abaixo. Utilize os botões para navegar entre as abas, bastando apenas clicar nos botões que lhe direcionam para a respectiva aba. Ao clicar nas setas localizadas no canto superior esquerdo de cada aba retorna-se à página inicial.

 

       

Tabulação de Dados

 

Esta aba da planilha deve ser a primeira a ser atualizada, pois contém o registro dos funcionários e os impostos aplicados pela legislação. Ao abrir esta aba o usuário encontra três diferentes tabelas, conforme explicado a seguir.

Tabela 1: Esta tabela serve para calcular o total de dias úteis para cada mês. Nesta tabela o usuário registra as datas de feriado e recesso para cada mês. Vale ressaltar que as datas de feriado ou recesso devem ser preenchidas somente se a empresa não trabalhar neste(s) dia(s). Ao se passar um ano o usuário deve atualizar as colunas B e C, trocando somente o número do ano.

 

 

Tabela 2: Neste conjunto de tabelas o usuário deve atualizar as alíquotas do imposto de renda da receita federal (Tabela IR), do INSS (Tabela INSS) e de outros impostos que não são descontados do salário do funcionário (Encargos). Cabe ressaltar que a tabela de encargos pode variar para cada empresa. É importante sempre manter estas tabelas com os dados atualizados do governo.

 

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Tabela 3: Nesta tabela são registrados os funcionários da empresa, conforme abaixo. Também se registra o auxílio transporte, inserindo o valor da passagem de ônibus e a quantidade de viagens que cada funcionário faz por dia. Caso o auxilio seja pago de outra forma, registre o valor direto na coluna “Auxilio Transporte/dia”. Esta planilha suporta até 30 funcionários registrados.

 

       

Folha de Pagamento Salarial

 

Esta é uma parte da tabela que corresponde à folha de pagamento de salários.

Os campos que devem ser preenchidos pelo usuário são “Salário Base” e “Participação nos Resultados/Adicionais”, sendo os demais calculados automaticamente. A tabela possui uma coluna para cada mês e mais duas colunas que compreendem o 13º salário e o resultado total do ano. O cálculo do 13º salário é uma média dos salários já cadastrados para cada mês, uma vez que as datas para pagamento variam para cada empresa. Para visualizar cada item, basta clicar no símbolo “+” destacado na figura acima (seta laranja). Um exemplo é mostrado abaixo:

 

 

Observe o destaque na figura que, ao clicar no “+” correspondente ao salário bruto, a tabela se expande e fica com sinal de “-“. Clicando neste sinal a planilha retrai e volta ao tamanho original, com o sinal “+” novamente. Observe que as colunas dos meses estão coloridas com uma cor laranja claro, indicando que há fórmulas nestas células e que não devem ser modificadas. Os itens a serem modificados citados no início deste tópico aparecem com estas colunas em branco, indicando que devem ser atualizados.

 

OBS: Os dados expostos são fictícios e foram inseridos apenas para fins de explicação do funcionamento desta planilha.

 

Entendendo cada item da folha de pagamento:

  1. Salário Bruto: É a soma do Salário Base com a participação nos resultados/adicionais.

  2. Salário Base: É o salário normal de cada funcionário, sem acréscimos ou decréscimos de valor. Geralmente é o valor registrado em carteira.

  3. Participação nos Resultados/Adicionais: São quaisquer valores que aumentem o salário do funcionário (exceto transportes) como horas-extras, bonificações, adicional de férias, por exemplo. São valores que ainda serão deduzidos os impostos.

  4. Transporte: Valor que o funcionário deve receber de auxílio transporte a cada mês, podendo ser vale-transporte de transporte coletivo, abastecimento veicular, dentre outros.

  5. Salário Líquido: É o salário bruto descontado do INSS e do Imposto de Renda. Salário que é de fato, repassado ao funcionário.

  6. Imposto de Renda (IR): Valor a ser descontado do funcionário para a Receita Federal.

  7. FGTS: Indica o valor pago pela empresa, por cada funcionário, para o FGTS. Este valor não é descontado do salário do funcionário.

  8. Seguro de Acidente de Trabalho (SAT): Indica o valor pago pela empresa, por cada funcionário, para o SAT. Este valor não é descontado do salário do funcionário.

  9. INSS: Parcela do salário do funcionário que será descontada para contribuição ao INSS.

  10. INSS EMPRESA: Valor pago pela empresa para contribuir com INSS do funcionário. Este valor não é descontado do salário do funcionário.

 

Resumo dos Pagamentos da Empresa: Reúne o total de pagamentos feitos pela empresa. Esta tabela realiza a soma das despesas descritas nos itens acima.

 

Gráficos

 

A aba de gráficos resume os dados da etapa anterior em formato visual. O primeiro gráfico corresponde aos dados da tabela de resumo dos pagamentos da empresa (em valores percentuais). O segundo gráfico mostra, em valores monetários, a tabela de participação nos resultados/adicionais por cada funcionário e em cada mês. Abaixo uma visão desta aba. Os campos para selecionar o mês facilitam a visualização, uma vez que basta somente o usuário escolher o mês que quer analisar e os gráficos modificam automaticamente.

 

 

    

 

 

Separei alguns estudos de caso com referências sobre o assunto para que você de continuidade na sua capacitação!  

 

MRL de Oliveira - S. Paulo: Atlas, 1992 - prolabs.uncnet.br

S Kassai - Caderno de Estudos, 1997 - SciELO Brasil

T Takeda, FLC Bader - Relatório de Economia Bancária e Crédito, 2005 - bacen.gov.br

F Ferrer, C LIMA - Editora Campus. 1ª Edição, 2007 - global.sap.com