Com certeza você já ouviu falar do MS Excel, não é mesmo? Ele é uma ferramenta fundamental no mercado de trabalho e saber utilizar esse software de maneira adequada pode fazer com que você alcance novos rumos na sua vida profissional.
O que a maioria das pessoas não sabe é que o Excel não é nenhum bicho de sete cabeças e que ele pode ser aprendido facilmente, através de uma boa metodologia de ensino.
Para ajudar você na sua jornada de aprendizado, trouxemos aqui 21 dicas de Excel, que eu tenho certeza que irão fazer de você um mestre das planilhas.
Preparado? Pegue um cafezinho, se alongue e vamos ao que interessa de fato.
Dica 1: Um clique para selecionar tudo
Essa é uma dica de Excel muito simples, porém, é capaz de otimizar muito o seu tempo. Você pode fazer a seleção de todos os dados de sua planilha apenas clicando no botão do canto, como demonstrado abaixo. Outra maneira de efetuar a seleção é através do atalho Ctrl + T. Simples e útil, não é?
Dica 2: A criação de um novo menu de atalho
Originalmente, o Microsoft Excel vem configurado com 3 atalhos no menu superior. No entanto, é possível a criação de mais atalhos, como, por exemplo, “Copiar” e “Recortar”. Basta seguir as instruções abaixo:
Arquivo >> Opções >> Barra de ferramentas de acesso rápido, adicione “Copiar” e “Recortar” e, logo em seguida, você verá mais duas opções de atalhos no menu superior.
Dica 3: Abrir vários arquivos do Excel de uma única vez
Imagine que você tenha de abrir vários arquivos de uma única vez. Abrir esses documentos um a um pode ser uma tarefa demorada. Essa dica de Excel veio para que você não tenha que passar por esse tipo de problema.
Para abrir vários documentos ao mesmo tempo é simples. Aperte Ctrl, dê um clique simples nos arquivos que você deseja abrir e aperte Enter. Pronto, todos arquivos serão abertos simultaneamente.
Dica 4: Selecionar uma linha inteira ou uma coluna inteira
Imagine que você trabalhe com uma planilha muita extensa e que a todo momento linhas e colunas desse documento precisem ser selecionadas. Fazer a seleção dessas linhas ou colunas através do mouse pode ser uma tarefa pouco eficiente.
Através do comando Ctrl + Shift + seta direcional (baixo / cima - coluna e esquerda / direita - linha) essa tarefa pode ser efetuada de forma imediata.
Dica 5: Alternar diferentes arquivos do Excel de forma rápida
Em muitas tarefas do dia a dia é necessário fazer alternância entre várias planilhas do Excel. Fazer essa alternância através do mouse demanda mais tempo, além de que em muitos casos pode causar confusão. Para resolver esse problema, basta utilizar o atalho Ctrl + Tab. Esse atalho também pode ser usado para alternar abas de navegadores.
Dica 6: Clique duplo para selecionar
Diferente do que muitos pensam, não é preciso arrastar a seleção para baixo para copiar uma fórmula, muito menos copiar a fórmula de célula em célula. Para que todas as células da coluna repitam a fórmula, basta dar um duplo clique no canto inferior direito da célula a ser duplicada.
Dica 7: Curso de Introdução ao MS Excel
Para te ajudar com seus primeiros passos nessa ferramenta de gestão de dados, trazemos aqui o nosso curso gratuito de Introdução ao MS Excel.
Através dele você vai dar os primeiros passos para se tornar um expert dessa ferramenta de gestão de dados.
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Dica 8: Fixar células
Em muitos casos, onde é necessário copiar o argumento entre células, é necessário fixar tal argumento. Para fixar uma célula, basta inserir o símbolo $ antes da letra da coluna e do número da linha. No entanto, existe um jeito mais fácil: basta selecionar a célula e pressionar a tecla F4.
Dica 9: Deletar rapidamente células em branco
É muito comum, nas planilhas, células em branco, seja por erro do usuário ou por um banco de dados que contenha esse tipo de característica. Se você precisa deletar essas células em branco, para manter a confiabilidade da planilha, principalmente quando a sua validação de dados necessitar de dados da média de algum parâmetro, a maneira mais rápida é filtrando todas as células em branco e deletando todas com um único clique.
Selecione a coluna que você deseja filtrar e, então, escolha a última opção, “Vazias”, ou “Blanks”, em inglês. Todas células vazias serão mostradas; após isso é só excluir todas a linhas.
Dica 10: Copiar e mover de forma rápida dados em células
Se você tem a necessidade de mover uma coluna de dados em uma planilha, o jeito mais rápido é colocar o ponteiro do mouse na fronteira de seleção. Após fazer isso, um ícone com uma cruz, formada por 4 setas, aparecerá. Com isso, será possível mover a coluna para o destino que você desejar. Se você deseja copiar e não mover, basta arrastar a coluna com o botão Ctrl apertado.
Dica 11: Adicionar uma linha diagonal em uma célula
Em muitos casos pode ser interessante a criação de uma linha diagonal em uma célula. Por exemplo, na criação de uma planilha com endereço de clientes. A pergunta que fica é: como fazer isso? É simples, veja como:
Botão direito na célula >> Formatar >> Abrir guia Borda >> Inserir linha na diagonal
Dica 12: Gerar valores únicos em uma coluna
A maioria das pessoas não sabe usar o filtro avançado do Excel, o que é uma ótima dica para quem precisa filtrar valores únicos de uma determinada base de dados. Iremos filtrar agora todos os nomes únicos de uma coluna de uma só vez.
Clique em Dados >> Avançado >> Uma janela de opções para filtro avançado aparecerá >> Escolha a opção Copiar para outro local >> Clique no campo Intervalo da lista e selecione todo o intervalo que será filtrado >> Clique no campo Copiar para e selecione em qual lugar os dados serão filtrados >> Ative a opção Somente registros exclusivos >> Clique em Ok.
Dica 13: Gerar datas de forma simples e rápida
Essa é uma dica de Excel muito útil para você que todos os dias precisa preencher células com a data atual. Basta utilizar o atalho Ctrl + : para adicionar a data e Ctrl + ; para adicionar as horas.
Dica 14: Criar gráficos de forma rápida
Essa dica de Excel pode aumentar muito a sua produtividade. Para criar um gráfico no Excel quase que de forma instantânea, basta selecionar sua base de dados e logo em seguida apertar a tecla F11. Muito prático, não é mesmo?
Dica 15: Criar uma planilha de trabalho como modelo
Para fazer uma planilha de trabalho como modelo basta clicar em Arquivo >> Salvar como >> Na lista Salvar no modelo, selecione Modelo. Para utilizar o modelo criado clique em Arquivo >> Novo >> Selecione o modelo e clique em Ok.
Dica 16: Navegação rápida utilizando Ctrl + seta direcional
Quando você utiliza o atalho Ctrl + seta direcional, você consegue pular para as bordas da planilha em qualquer direção. Por exemplo, se você quer ir para a última coluna da planilha, você deve apertar Ctrl + seta direita.
Dica 17: Ter acesso rápido a qualquer função
Ao personalizar a barra de ferramentas de acesso rápido, você pode criar atalhos simples para a grande maioria dos comandos. Se tais comandos não estivessem na barra de acesso rápido, seria necessário encontrá-los em outras guias, o que deixaria a tarefa mais difícil.
O que quase todo mundo não sabe é que, através do atalho ALT + o número do comando que você deseja selecionar, seu trabalho pode ser ainda mais eficiente.
Por exemplo, se você personalizou sua barra de ferramentas de acesso rápido para conter Salvar, Copiar e Recortar. Para salvar basta apertar ALT + 1, para copiar ALT + 2 e para recortar ALT + 3.
Dica 18: Passar o texto de minúsculo para maiúsculo de forma automática
Caso você precise passar todos os dados de sua planilha para minúsculo, maiúsculo ou somente a primeira letra para maiúsculo, essa dica de Excel vai solucionar seus problemas.
Você só precisa utilizar as funções Maiúscula, Minúscula ou pri.Maiúscula. Para utilizar essas funções, basta você digitar, por exemplo, Maiúscula e selecionar a célula que será convertida.
Dica 19: Usar a formatação condicional
Essa é uma dica de Excel muito útil, que pode ser utilizada para diversas finalidades, como, por exemplo, formatar a cor ou o formato de células, linhas ou colunas, dependendo do valor de determinadas células.
Dica 20: Restringir a entrada através da Validação de Dados
Para manter o controle de uma planilha, muitas vezes é necessário a restrição da entrada de determinadas células.
Para que você consiga fazer esse tipo de restrição, você deve utilizar a função “Validação de Dados”. É simples utilizar esse recurso, basta clicar em Dados >> Validação de Dados >> Configuração e preencher quais são as restrições de suas células.
Dica 21: Faça nosso curso Master em Excel
Essa dica com certeza é a mais útil que eu poderia te oferecer. Conheça a nossa formação Master em Excel.
Nesse curso, você terá um contato com a versão mais atual desse software, irá aprender desde o básico até o avançado da ferramenta MS Excel para assim alavancar de forma considerável suas planilhas.
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E aí, gostou das dicas trazidas aqui?
Gostou das nossas dicas sobre Excel? Como você pôde ver, é mais fácil do que você pensava se tornar um perito nessa ferramenta. Basta uma metodologia de ensino adequada e um relativo esforço.
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