Veja como a Ordem de Serviço é crucial para manter os processos empresariais eficazes!

As empresas hoje em dia buscam formalizar seus processos e tomadas de decisão. Dessa maneira, adquirir a prática da criação de ordens de serviços (OS) é fundamental para transformar as atividades prestadas em mais qualificadas.

O conceito de Ordem de Serviço basicamente é a criação de um documento guia capaz de organizar e manter um registro de todos os serviços que são prestados do contratado para o contratante.

Além disso, sua finalidade é manter de forma garantida o alinhamento entre colaboradores e os gestores da empresa, transformando os processos em mais eficientes.

Se deseja entender melhor sobre como essa ordem de serviço funciona e garantir de forma responsável e assertiva, continue lendo este artigo que se dividirá nos seguintes tópicos:

• O que é Ordem de Serviço?
• Para que serve uma Ordem de Serviço?
• Quando usar Ordem de Serviço?
• Qual a importância de uma Ordem de Serviço?
• Como fazer uma Ordem de Serviço?
• Quais os dados necessários em uma Ordem de Serviço?
• Tipos de Ordem de Serviços

Continue conosco e tenha um bom aprendizado!

O que é Ordem de Serviço?

O início de toda prestação de serviços merece atenção dos empreendedores, isso porque, as atividades que serão desenvolvidas devem ser listadas e organizadas, de forma a garantir que a empresa prestadora do serviço e o contratante estejam cientes de todo processo.

Dessa maneira, a Ordem de Serviço (OS) veio como uma forma de padronizar e simplificar esse processo de documentação. Descrevendo e formalizando, de modo a registrar o que será realizado, tanto para serviços completos, como manutenções preventivas e corretivas.

O uso dessa Ordem de Serviço é obrigatória antes que qualquer contrato seja fechado, assegurando a segurança da parte contratada e do contratante, detalhando a aceitação dos termos e as entregas que devem ser realizadas.

Para que serve uma Ordem de Serviço?

A Ordem de Serviço é um documento que formaliza as atividades e serviços que serão prestados, formalizando e garantindo para empresa uma imagem profissional.

É importante que nesse documento estejam contidos todos os dados necessários que descrevem o serviço, como por exemplo:

• Quantos dias são preciso para realização do serviço;
• Quais materiais serão utilizados e qual o valor dos mesmos;
• Qual o preço cobrado por aquela atividade e etc.

Mantendo esse documento de forma explicativa, facilita com que o setor financeiro e de gestão possuam um controle maior sobre os processos desenvolvidos na empresa e os gastos gerados na corporação.

A lei e a Ordem de Serviço

Para garantir que a Ordem de Serviço seja realizada de forma adequada e dentro do que se espera perante a lei. A descrição dos componentes necessários se encontram precisamente no Artigo 157, Capítulo V da Consolidação das Leis do Trabalho (CLT).

Dessa maneira, aplica-se a segurança do trabalho a fim de garantir que todos os envolvidos estejam satisfeitos com os serviços oferecidos e estão cientes das normas e condições trabalhistas que necessitam ser seguidas.

Para garantir que esteja dentro da lei de segurança, é necessário que as Ordem de Serviço possua os seguintes dados:

• O grau do risco em que aquela atividade se enquadra;
• Os equipamentos de proteção que deverão ser utilizados, chamados EPIS;
• Quais as medidas preventivas que devem ser adotadas pela empresa para prestação do serviço, seguindo as leis da segurança do trabalho;
• Quais os treinamentos e as habilidades que são necessárias para realização das atividades;
• Quais as atitudes a serem tomadas em caso de acidente trabalhista.

Um detalhe importante, é que esses dados acima só são necessários para empresas que prestam serviços de alto risco.

Quando usar Ordem de Serviço?

A forma correta de se utilizar a ordem de serviço é anteriormente a execução de algum serviço, de uma maneira mais precisa, durante o momento em que o serviço estiver sendo pago, simbolizando o fim da negociação.

Após a geração dessa ordem de serviços, ela será entregue ao profissional que realizará o serviço, se tornando uma forma de guia para o que deve ser feito. Além disso, nela estará contida todos os dados necessários dos clientes, a exemplo do:

• Nome do cliente;
• Endereço;
• Serviço a ser realizado; 
• Materiais utilizados na prestação do serviço.

Por isso, esse documento  precisa ser gerado antes da inicialização das tarefas.

Qual a importância de uma Ordem de Serviço?

Conforme já dito anteriormente, a Ordem de Serviço é muito relevante na prestação de serviços, como um auxílio para organizar internamente e externamente os processos, para que tudo aconteça da forma esperada.

Veja a importância dela a seguir:

Garantia de entrega no prazo especificado

Como na Ordem de Serviço são detalhados todos os passos de execução das atividades, o tempo em que a tarefa deve ser realizada também vem especificado, tal tempo é definido como um acordo no momento das negociações.

Isso só é possível, graças ao nível de detalhamento existente na Ordem de Serviço e com ela, os profissionais que irão realizar as atividades poderão se organizar de modo a atender o período de entrega.

Cálculo da mão de obra e dos materiais necessários

Como o documento serve de base para entendimento dos serviços que serão prestados, através dele é permitido realizar um cálculo para ter noção do valor gasto pelos materiais e pelo serviço dos profissionais.

Controlar o estoque

Como dito anteriormente, antes mesmo que o serviço seja iniciado é possível obter a precificação dos serviços e insumos que serão utilizados, com isso, a empresa pode obter o valor exato dos materiais utilizados no processo, realizando um gerenciamento de estoque.

Algumas empresas fazem uso de softwares de gestão para controlar o estoque, existe também a possibilidade de realizar a integração entre ordens de serviço e estoque de produtos, gerando relatórios de maneira automática.

Organização das finanças e questões internas importantes 

Da mesma forma como apresentado anteriormente, as Ordens de Serviços podem ser de grande ajuda para o setor responsável pelas finanças das empresas, pois, através delas, as notas fiscais poderão ser geradas.

Além disso, elas funcionam como uma possibilidade de obter controle sobre a entrada e saída de capital da corporação  e controle sobre as atividades prestadas pela empresa.

Dica!

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Como fazer uma Ordem de Serviço?

Existem algumas formas de criar essa Ordem de Serviço, uma delas é usando documentos impressos já existentes e com algumas informações já determinadas, necessitando apenas de preenchimento.

Dessa forma, o empresário só precisará preencher os campos que descrevem o serviço que será prestado.

Outra forma de gerar essas planilhas é por intermédio de planilhas e sistemas de gestão, que concede a inserção de informações no sistema que gerarão o documento. Normalmente, esses sistemas englobam outros sistemas que tornam o processo ainda mais simples.

Para que não ocorram erros, é necessário que o preenchimento dos dados seja realizado com cautela e de maneira assertiva, os dados devem ser concretos e claros para que não restem dúvidas.

É importante também, preencher os dados das particularidades e das exigências da empresa prestadora do serviço.

Quais os dados necessários em uma Ordem de Serviço?

Não há um padrão definido dos dados que são obrigatórios em ordens de serviço, porém, algumas informações são imprescindíveis para o bom funcionamento das prestações de serviços, confira a seguir uma lista desses dados:

• Número de identificação da ordem de serviço;
• Detalhamento do trabalho que será prestado;
• Dados sobre a empresa e os profissionais que irão desenvolver o serviço;
• Identificação da mão de obra e do valor gasto;
• Itens de insumos, ferramentas que serão utilizadas e os recursos necessários para uma boa prestação do serviço;
• Informações sobre os possíveis riscos;
• EPIS (materiais de segurança necessários para serviços que possuem riscos);
• Data em que o documento foi emitido;
• Data de prestação de serviço e prazo de conclusão; 
• Assinatura entre as partes: empresa e cliente.

Tipos de Ordem de Serviços

As Ordens de Serviços podem ser classificadas de acordo com o tipo do serviço prestado e as demandas necessárias em cada um deles, confira:

Ordem de serviço de manutenção

Como o próprio nome já diz, essa documentação é para cobrir as atividades relacionadas à manutenção e podem ser aplicadas em distintos segmentos, como plantas industriais e máquinas.

Além disso, esse tipo de ordem de serviço também se relaciona a diferentes tipos de atividades prestadas, veja:

• inspeções;
• revisões;
• substituições;
• reparos;
• instalações.

Normalmente, o uso desse tipo de documento é para situações não previstas e são aplicadas em emergências. Apesar de serem aplicadas em momentos inesperados, o documento continua sendo muito importante para que os profissionais não se percam durante a manutenção.

Ordem de Inspeção de Segurança

A Inspeção de Segurança é realizada em empresas que necessitam de inspeções regulares para manterem-se dentro da legislação e dos regulamentos.

Dentre dos serviços que esse tipo de OS inclui, estão:

• limpezas de áreas;
• remoção de produtos perigosos;
• melhoria em equipamentos de iluminação;
• manutenção preventiva na sinalização que garante segurança para os trabalhadores.

Ordem de Inspeção de Propriedade

Esse tipo de ordem de serviço é fundamental para realização de manutenção ampla ou reparos em propriedades.

Dessa maneira, essa ordem detalha inspeções que devem ser realizadas como instalações elétricas, paisagismos, manutenção e reparo em encanamentos e outros serviços residenciais.

Ordem de Instalação

Algumas empresas prestam serviços de instalações de eletrodomésticos, como ar-condicionados, ventiladores e sistemas de aquecimento e, para organizar e planejar a execução de serviços, são utilizadas ordens de serviços.

A importância dessa ordem de serviço se dá pelo alto valor dos equipamentos que serão manuseados, bem como a situação dos ambientes em que o trabalho será realizado, por isso, é necessário um registro detalhado dos passos.

Ordem de serviço de evento

Esse modelo de ordem de serviço abrange eventos que serão realizados na empresa, sendo necessário um detalhamento de todos os fornecedores e os equipamentos necessários para garantir que o evento seja um sucesso!

As ordens de serviços de eventos são desenvolvidas em datas comemorativas importantes e nelas, estão contidas tanto as informações padrão das outras notas de serviço, quanto os dados da produtora responsável pelo desenvolvimento do serviço contratado.

Pedido de serviço

Esse modelo de ordem de serviço é criado quando se necessita de uma solução inovadora para resolver algum problema.

Normalmente se encontra vinculada à desenvolvedoras de softwares, que buscam através da criação de novos produtos, solucionar algumas falhas presentes no mercado.

Para que esse serviço se mantenha de forma contínua, é muito comum que esses serviços se mantenham por meio de ordens de serviços, mas não é uma prática muito difundida no mercado.

Ordem de serviço preventiva

Esse modelo é destinado a empresas que possuem em sua cultura a manutenção preventiva de seus equipamentos. E, de maneira a otimizar o processo, o próprio desenvolvedor indica que esse procedimento seja executado.

A manutenção preventiva apresenta uma importância significativa para que ocorra uma redução significativa dos custos gastos, visto que a mesma possui como finalidade a manutenção do maquinário antes que ocorra alguma falta grave.

Essas ordens de serviços comumente são criadas no instante da compra do produto, deixando agendado um período de tempo em que o fornecedor deve voltar à sua empresa e realizar reparos e inspeções nos equipamentos.

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