O que é o Pipefy?
Como funciona o Pipefy?
Como usar o Pipefy?

Aprenda o que é e como usar a incrível ferramenta de gestão Pipefy

Entenda o que é o Pipefy, como essa ferramenta funciona, e como você pode fazer uso dela para aprimorar o gerenciamento de sua empresa!

Thiago Coutinho
Por: Thiago Coutinho
Aprenda o que é e como usar a incrível ferramenta de gestão Pipefy

Por ser fácil de usar, o Pipefy vem auxiliando diversas empresas em seus gerenciamento de fluxos no dia a dia e vem crescendo cada vez mais.

Fundada em 2015 por Alessio Alionço, com sede em Curitiba, no Paraná, a empresa atende clientes em cerca de 150 países e participou de um programa na Califórnia para a aceleração de 500 startups.

Se você deseja aprender mais sobre o que é o Pipefy e como utilizá-lo, fique aqui com nós, separamos alguns tópicos para auxiliar você nesta jornada, sendo eles:

  • O que é o Pipefy?
  • Como funciona o Pipefy?
  • Como usar o Pipefy?

Vamos à leitura?

O que é o Pipefy?

O Pipefy é um software de gestão que ajuda as empresas a organizarem e executarem todos os processos em um lugar unificado. Esta plataforma é muito útil em empresas que desejam otimizar os processos de testes A/B, marketing de conteúdo, funil de vendas etc.

Além de ser muito comum seu uso em startups e pequenas e médias empresas, algumas gigantes também utilizam o Pipefy, como por exemplo: Volvo, IBM, Visa, Kraft Heinz e Santander.

O grande objetivo do Pipefy é fazer com que as companhias sejam mais produtivas e organizadas, através de uma ferramenta muito intuitiva e prática. Através da plataforma, o uso de planilhas, formulários manuais e grande quantidade de e-mails, não serão mais necessários.

O grande atrativo do Pipefy é a sua facilidade de utilização, dentro dele, o gestor pode determinar qual projeto ou processo o time precisa realizar, e depois, é definido todo o fluxo de trabalho e quais pessoas serão responsáveis por executar a atividade, também é possível que você automatize fluxos de trabalho e crie cards personalizados.

Portanto, toda vez que alguém criar uma atividade dentro do Pipefy, a plataforma irá delegar a tarefa automaticamente para a pessoa, definindo também a forma correta para a execução, através de um fluxograma passo a passo.

Os responsáveis pela atividade saberão o que deve ser feito em cada etapa, assegurando desta forma, uma equipe de alta performance com qualidade e com excelência operacional.

Além disso, é possível que você integre o Pipefy a outras ferramentas: Slack, Outlook, SAP, Oracle, Linkedin, Sage, entre outras.

Como funciona o Pipefy?

É possível usar o Pipefy em diversos lugares em sua empresa para gerenciar seu trabalho, vamos conhecer como a plataforma funciona conhecendo alguns termos que são utilizados dentro dela:

Empresa

A empresa dentro da plataforma cria uma representação visual da sua empresa como um todo, abrangendo todos os processos de negócios, membros da equipe e banco de dados.

Processos

Um processo é uma sequência de passos sequenciais realizados por uma equipe ou por uma pessoa, que cresce gradualmente em busca do resultado desejado. Dentro do Pipefy, os processos são representados por um pipe.

Passos

Os passos são as subdivisões dos processos, ou seja, cada processo possui uma sequência de passos a ser realizada.

Dentro do Pipefy, os passos são representados por fases. É possível adicionar inúmeras fases em um processo e dentro das fases, podemos definir regras para garantir padronização na execução.

Atividades

As atividades são representadas por cards. Essas atividades são únicas e possuem informações baseadas nos campos de cada passo.

Sendo assim, todas as atividades ficam visíveis nessa forma de cards, sendo possível movê-las lateralmente por colunas, em um quadro kanban.

Se em alguma fase do processo, o fluxo de trabalho diminuir ou até mesmo parar, os cards serão marcados com uma faixa vermelha, representado a demora e o atraso.

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Você entende qual é a importância da agilidade para a realização de uma gestão efetiva?

O segredo para otimização de projetos está em usar um método ágil! O framework Scrum, por exemplo, é um método usado para o gerenciamento de projetos, baseado no desenvolvimento de software, que beneficia a empresa e os clientes com agilidade e flexibilidade em sua elaboração.

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introdução ao agile scrum

Um grande diferencial da plataforma é que os líderes e gestores podem fazer o controle facilmente sobre o work in progress, basta apenas entrar na plataforma e poderá ser visualizado em qual etapa o projeto se encontra, quais as pessoas estão envolvidas nesta etapa, o que foi feito, quem está atrasado, o tempo médio para concluir a atividade e etc.

Como usar o Pipefy?

Bom, agora que já sabemos o que é o Pipefy e um pouco como sobre como ele funciona, vamos aprender como utilizá-lo na prática?

Pipes

Como vimos anteriormente, os processos são chamados de pipe, sendo assim possui um início e fim.

Os pipes possuem as fases, que estão representadas por colunas, que significa cada passo da execução do trabalho. Abaixo podemos ver uma imagem de um exemplo de um pipe de Marketing de Conteúdo, com as fases:

  • Backlog
  • Pesquisa
  • Criação
  • A publicar
  • Publicado
  • Arquivado

    Cada fase possui suas regras de execução que podem ser condicionais para que haja padronização.
    No exemplo acima, criamos um pipe através de um modelo pronto oferecido pela própria plataforma, ideal para ter agilidade na hora da criação, necessitando muitas vezes de poucas alterações para adequá-lo ao cenário da sua empresa.

    Cards
    Os cards são essenciais e podem representar várias solicitações diferentes, dependendo do seu processo, uma tarefa, demanda, um produto ou um lead.
    Abaixo podemos ver dois cards de tarefas, umas de post no blog e outra para realizar um estudo de consumidor.

    Os cards possuem diversas informações para auxiliar no desenvolvimento do processo, e você pode ir “arrastando” até chegar na etapa final e concluir.

    Formulário de início
    O formulário de início serve para coletar as informações necessárias para dar início a um novo processo dentro do pipe.
    É possível realizar customizações por meio de campos e condicionais visando adaptá-los para a operação de sua empresa.
    O Pipefy permite que depois de realizada a customização, você possa torná-la pública e compartilhá-la com usuário externos à plataforma através de links.

    Todas as informações inseridas no formulário irão formar um card, e será movido para a etapa inicial do processo.

    Relatórios e Painéis
    É possível fazer dois tipos de relatórios dentro do Pipefy, o relatório do pipe ou o relatório da empresa. A ferramenta permite criar e salvar os relatórios a partir da combinação de filtros, sendo possível acessá-lo sempre que precisar realizar alguma consulta específica.
    O Pipefy também possui uma ferramenta de BI, os painéis! Nela, o usuário pode visualizar todos seus dados em gráficos de diferentes tipos (barras, linhas, pizza, etc.).

    Os painéis possibilitam centralizar todas as informações em um só lugar, sendo muito mais fácil visualizar a execução de todas as tarefas.

    Gostou desse conteúdo? Não deixe de continuar nos acompanhando aqui no Blog Voitto para estar sempre por dentro das informações mais relevantes. E não terminamos aqui, confira a dica final que separamos para você no tópico a seguir! 

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Estruturação de um Sistema de Gestão para Resultados

Thiago Coutinho

Thiago Coutinho

Thiago é formado em Engenharia de Produção, pós-graduado em estatística e mestre em administração pela Universidade Federal de Juiz de Fora (UFJF). Black Belt em Lean Six Sigma, trabalhou com metodologias para redução de custos e otimização de processos na Votorantim Metais, ingressando posteriormente na MRS Logística como trainee, onde ocupou posições de gestor e especialista em melhoria contínua. Com certificação Microsoft Office Specialist (MOS®) e Auditor Lead Assessor ISO 9001, atendeu a diversas empresas em projetos de consultoria, além de treinamentos e palestras relacionadas a Lean Seis Sigma, Carreira e Empreendedorismo em congressos de renome nacional como o ENEGEP (Encontro Nacional de Engenharia de Produção) e internacional como Congresso Internacional Six Sigma Brasil. No ambiente acadêmico atua como professor de cursos de Graduação e Especialização nas áreas de Gestão e Empreendedorismo. Empreendedor serial, teve a oportunidade de participar de empreendimentos em diversos segmentos. Fundador do Grupo Voitto, foi selecionado no Programa Promessas Endeavor, tendo a oportunidade de receber valiosas mentorias para aceleração de seus negócios. Atualmente é mentor de empresas e se dedica à frente executiva da Voitto, carregando com seu time a visão de ser a maior e melhor escola on-line de gestão do Brasil.

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