[ebook] como se adaptar ao Home Office de maneira agil e produtiva

Thiago é formado em Engenharia de Produção, pós-graduado em estatística e mestre em administração pela Universidade Federal de Juiz de Fora (UFJF). Black Belt em Lean Six Sigma, trabalhou com metodologias para redução de custos e otimização de processos na Votorantim Metais, ingressando posteriormente na MRS Logística como trainee, onde ocupou posições de gestor e especialista em melhoria contínua. Com certificação Microsoft Office Specialist (MOS®) e Auditor Lead Assessor ISO 9001, atendeu a diversas empresas em projetos de consultoria, além de treinamentos e palestras relacionadas a Lean Seis Sigma, Carreira e Empreendedorismo em congressos de renome nacional como o ENEGEP (Encontro Nacional de Engenharia de Produção) e internacional como Congresso Internacional Six Sigma Brasil. No ambiente acadêmico atua como professor de cursos de Graduação e Especialização nas áreas de Gestão e Empreendedorismo. Empreendedor serial, teve a oportunidade de participar de empreendimentos em diversos segmentos. Fundador do Grupo Voitto, foi selecionado no Programa Promessas Endeavor, tendo a oportunidade de receber valiosas mentorias para aceleração de seus negócios. Atualmente é mentor de empresas e se dedica à frente executiva da Voitto, carregando com seu time a visão de ser a maior e melhor escola on-line de gestão do Brasil.

Descubra como uma boa gestão do conhecimento pode ajudar as empresas e confira ferramentas para ajudar o seu negócio nesse processo.

5 ferramentas de gestão do conhecimento para empresas

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<p>Constantemente o mercado exige que os empreendedores saibam gerenciar de maneira eficiente o conhecimento nas organizações. Para isso, nos anos 90, surgiu o conceito de gestão de conhecimento.</p><p>O termo foi criado pelo estudioso de administração Peter Drucker e, nos dias de hoje, esse conceito é fundamental para o bom gerenciamento da <a target="_blank" rel="noopener"  href="https://www.voitto.com.br/blog/artigo/cultura-organizacional">cultura organizacional</a> nas empresas. Para saber mais acerca desse assunto e conhecer as principais ferramentas de gestão do conhecimento esse artigo vai abordar tópicos importantes como:</p><ul><li>O que é gestão de conhecimento?</li><li>Características da gestão do conhecimento;</li><li>Importância da gestão de conhecimento nas empresas;</li><li>Como a gestão do conhecimento pode ajudar as empresas?</li><li>Desafios de implementação da gestão do conhecimento;</li><li>5 Ferramentas de gestão do conhecimento;</li><li>Como a gestão ágil auxilia a gestão do conhecimento?</li></ul><h2><strong>O que é Gestão do Conhecimento?</strong></h2><p>A <a target="_blank" rel="noopener"  href="https://www.voitto.com.br/blog/artigo/gestao-do-conhecimento">gestão do conhecimento</a> é a administração dos ativos de conhecimento gerado em uma organização. É um processo sistemático de identificação, criação, renovação e aplicação do conhecimento dentro de uma empresa.</p><p>O conceito envolve uma série de metodologias e <a target="_blank" rel="noopener"  href="https://www.voitto.com.br/blog/artigo/iot-na-medicina">inovações tecnológicas</a> que abrangem noções sobre <a target="_blank" rel="noopener"  href="https://www.voitto.com.br/blog/artigo/o-que-e-erp">sistemas de gestão</a>, <a target="_blank" rel="noopener"  href="https://www.voitto.com.br/blog/artigo/seguranca-de-dados-nas-empresas">administração de dados e informações</a>.</p><p>Além disso, Drucker ainda completa que a gestão do conhecimento em uma empresa é a coordenação dos recursos do conhecimento organizacional. Essa coordenação tem o objetivo de estabelecer uma maior vantagem competitiva.</p><p>E, para realizar essa coordenação dos recursos, é essencial realizar análises do seu negócio. Mas, você sabe quais análises devem ser feitas? Alguns exemplos são: o business model canvas, a análise swot e o planejamento de metas.</p><p>Para te ajudar a realizar estas e outras análises, você pode baixar nosso <a target="_blank" rel="noopener"  href="https://conteudo.voitto.com.br/kit-ferramentas-de-gestao">Kit Gratuito de Ferramentas de Gestão</a>! O Kit conta conta com 3 ebooks, 4 planilhas, 1 vídeo, 1 workshop e uma websérie para te ajudar a salvar o seu negócio! 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Cada um deles consiste em alguns pontos essenciais, os quais veremos a seguir.</p><h3><strong>Dados</strong></h3><p>Os <a target="_blank" rel="noopener"  href="https://www.voitto.com.br/blog/artigo/big-data-analytics">dados</a> são os registros de atividades, de estruturas e operações internas e externas da empresa. Eles consistem em novas informações que devem ser analisadas.</p><p>Os bancos de dados podem ser avaliados e mensurados levando em conta os seus custos, a sua quantidade e também velocidade. Por isso, nem sempre acumular dados em uma empresa é sinônimo de ter informação qualificada.</p><h3><strong>Informações </strong></h3><p>São mensagens que possuem o objetivo de alterar a maneira como o receptor dela vê algo. Em outras palavras, as informações são os dados interpretados, relevantes e capazes de gerar conhecimento.</p><h3><strong>Conhecimento</strong></h3><p>É um processo não linear. Ele pode ser modificado a partir do instante que interage com o meio ambiente. Desse modo, o conhecimento está em permanente transformação e, por essa razão, demanda sistemas para controlá-lo.</p><h2><strong>Importância da Gestão de Conhecimento nas empresas</strong></h2><p class=" block-img">       <Image  quality="95"  width="800" height="582" src="https://images.prismic.io/voitto-blog/MThjZmFiZTItMmM0YS00ZGM2LTkxNjQtMjM4OWU0MmI0NmIy_dibrhdgslgzpwe28b_rdx0lfi2mw_0aae23c8g_eflprmdi9k9xdgpl4frn_l1ypz6xsdz_hn6xvvlsh2j0wbf8hts-dnxuki6gxndhg60zjlm0m9nrwoh3d7ngcwq1emoa-z5f6" alt="Gestão do Conhecimento" title="Gestão do Conhecimento" /></p><br/><p>A gestão do conhecimento é importante para as empresas porque enriquece o <a target="_blank" rel="noopener"  href="https://www.voitto.com.br/blog/artigo/qualificacao-dos-colaboradores">intelecto dos colaboradores</a>, valorizando ao máximo o capital humano. Além disso, proporciona as melhores práticas, facilita as tomadas de decisões e propicia iniciativas <a target="_blank" rel="noopener"  href="https://www.voitto.com.br/blog/artigo/tipos-de-inovacao">inovadoras na organização</a>.</p><p>Quanto mais a empresa levar em conta a realização de uma eficiente gestão de conhecimento, mais competitiva ela vai ser, bem como vai atender melhor os seus clientes.</p><p>Além disso, a gestão do conhecimento também é importante porque controla o conhecimento acumulado na mente dos colaboradores, nos departamentos e processos executados, estruturando as atividades organizacionais no ambiente interno e externo, como um gerenciamento corporativo.</p><h2><strong>Como a Gestão do Conhecimento pode ajudar as empresas?</strong></h2><p>Pensando em objetivos práticos, podemos notar algumas vantagens que a gestão de conhecimento gera no dia a dia de uma empresa. Vamos ver quais são elas?</p><ul><li><strong>Melhor aproveitamento dos dados:</strong> possibilita um melhor uso dos dados para produzir informações úteis para a empresa, facilitando a realização de <a target="_blank" rel="noopener"  href="https://www.voitto.com.br/blog/artigo/planejamento-de-metas">planejamentos</a>, otimizando as atividades cotidianas e evitando o <a target="_blank" rel="noopener"  href="https://www.voitto.com.br/blog/artigo/retrabalho-na-empresa">retrabalho</a>.</li><li><strong>Beneficia o ambiente de trabalho:</strong> empresas que investem em gestão de conhecimento aproveitam esses recursos para a troca de experiências, aprimorando as capacidades intelectuais dos colaboradores e os incentivando a compartilhar aquilo que eles sabem.</li><li><strong>Acelera os processos internos:</strong> os processos internos da empresa se tornam mais <a target="_blank" rel="noopener"  href="https://www.voitto.com.br/blog/artigo/mindset-agil">ágeis</a>, facilitando o planejamento e a elaboração de estratégias, pois os dados gerenciados são precisos e devidamente analisados.</li></ul><h2><strong>Quais os desafios da gestão de conhecimento nas empresas</strong></h2><p>A gestão de conhecimento é um processo muito importante para as empresas, porém alguns desafios podem ser encontrados na sua implementação, como:</p><h3><strong>Ausência de incentivo</strong></h3><p>A empresa necessita estimular e divulgar esse tipo de gestão. Para superar essa falta de estímulo é necessário criar práticas que valorizam o conhecimento e <a target="_blank" rel="noopener"  href="https://www.voitto.com.br/blog/artigo/endomarketing">administrar eventos internos</a> que colocam o funcionário em uma situação confortável para expressar dados relevantes.</p><h3><strong>Diálogo insuficiente</strong></h3><p>Os colaboradores apenas vão identificar o conhecimento de cada um durante conversas e momentos de interação.</p><p>Para obter isso é importante acrescentar <a target="_blank" rel="noopener"  href="https://www.voitto.com.br/blog/artigo/daily-scrum">reuniões mais frequentes no dia a dia</a> e mais vivência para transferência de conhecimento. A partir do momento em que o colaborador se expressar ele mostrará o que sabe e com isso poderá compartilhar os seus conhecimentos com os demais.</p><h3><strong>Pouca prática</strong></h3><p>O ato da escrita é essencial para a estruturação e organização do conhecimento, porém essa habilidade nem sempre é desenvolvida internamente nas empresas.</p><p>Como fazer para que cada um expresse sua sabedoria por meio da escrita? Painéis e ferramentas de gestão do conhecimento têm de ser disponibilizados para romper essa barreira da escrita e estimular o registro do conhecimento acumulado pelos colaboradores.</p><h3><strong>Falta de retenção</strong></h3><p>Um dos grandes desafios de uma empresa é segurar os talentos do seu time. Pelo fato de que a gestão de conhecimento está relacionada com o gerenciamento de pessoas, então a falta de retenção é um desafio.</p><p>Para facilitar a retenção é necessário pensar em medidas que visam melhorar o ambiente de trabalho, pensando nas características e no perfil de cada colaborador.</p><p>Com isso, é possível aproveitar o potencial dos colaboradores, retirando deles o que oferecem de melhor na hora de realizarem as suas atividades.</p><h2><strong>5 Ferramentas de Gestão do Conhecimento</strong></h2><p>Diante da importância da gestão do conhecimento, se torna fundamental encontrar maneiras que permitem melhorá-la. Para isso, é pertinente pensar em ferramentas de gestão do conhecimento e formas que auxiliam esse processo. Vamos ver alguns exemplos?</p><h3><strong>1. Google Drive</strong></h3><p>O Google Drive é uma excelente ferramenta de gestão do conhecimento nas empresas. Ele possui versões pagas e gratuitas de acordo com a capacidade de armazenamento.</p><p>Com a <a target="_blank" rel="noopener"  href="https://www.voitto.com.br/blog/artigo/transformacao-digital-nas-empresas">transformação digital</a>, ele é uma excelente ferramenta na qual você pode salvar documentos em diversos formatos, como <a target="_blank" rel="noopener"  href="https://www.voitto.com.br/blog/artigo/funcoes-do-excel">planilhas do excel</a>, e permitir acesso a pastas para pessoas específicas online.</p><h3><strong>2. Trello</strong></h3><p>O Trello é uma ferramenta de gestão do conhecimento gratuita muito utilizada para o gerenciamento de equipes e projetos. Por isso, pode ser uma grande aliada na organização da gestão do conhecimento das empresas.</p><p>O Trello é dividido entre quadros e cartões, nos quais é possível realizar comentários e anexar documentos.</p><h3><strong>3. Confluence </strong></h3><p>Essa é uma excelente ferramenta de gestão do conhecimento que permite criar e personalizar qualquer coisa, desde simples anotações até políticas de <a target="_blank" rel="noopener"  href="https://www.voitto.com.br/blog/artigo/indicadores-de-rh-em-excel">RH</a> de uma empresa.</p><p>Um dos grandes benefícios dessa ferramenta de gestão do conhecimento é poder integrá-la a outras soluções como o Trello, Google Docs, etc. Além disso, a ferramenta possui sistema de criptografia, o que permite mais segurança de dados e informações.</p><h3><strong>4. HEFLO</strong></h3><p>Essa é uma ferramenta de gestão do conhecimento voltada para <a target="_blank" rel="noopener"  href="https://www.voitto.com.br/blog/artigo/o-que-e-bpm">BPM</a> (Business Process Management) e com ela é possível criar, editar e modelar processos de negócios.</p><p>Com essa solução, todas as informações são processadas e armazenadas em nuvem e podem ser acessadas por todos os membros da equipe. A ferramenta possui uma modalidade de conta grátis e outra com recursos mais robustos para empresas e grandes equipes.</p><h3><strong>5. Bitrix24</strong></h3><p>O Bitrix é uma suíte completa de soluções tecnológicas que vão desde simples calendários a intranets e redes sociais privadas que permitem a colaboração de projetos dos mais variados tipos.</p><p>Além dessas ferramentas de gestão de conhecimento e projetos, o Bitrix também oferece CRM e outras ferramentas completas de colaboração e automação.</p><h2><strong>Como a gestão ágil auxilia a gestão do conhecimento?</strong></h2><p>O segredo para otimização de projetos está em usar um método ágil! O framework Scrum, por exemplo, é um método usado para o gerenciamento de projetos, baseado no desenvolvimento de software, que beneficia a empresa e os clientes com agilidade e flexibilidade em sua elaboração.</p><p>Quer saber como funciona a metodologia Scrum e entender como sua flexibilidade para se adaptar a diferentes exigências se dá por meio de entregas rápidas e com foco total nas exigências dos clientes?</p><p>Preparamos para você o curso de Introdução ao Agile Scrum para que você se desenvolva profissionalmente e ainda possa conhecer a nossa plataforma :) É só usar o cupom BLOG100 e começar a se capacitar gratuitamente!</p><p>Esperamos você para estudar com a gente e depois publicar o certificado no LinkedIn, hein?</p><p><a target="_blank" rel="noopener" href="https://www.voitto.com.br/digital/introducao-agile-scrum?utm_source=blog&utm_medium=botoes-banner-acao&utm_campaign=introducao-agile-scrum">          <Image  quality="95"  src="https://images.prismic.io/voitto-blog/MGRkOTFkZDctYjI3NS00ZTBkLTg0OTctM2U2NmVjOWE3NGVi_1608744852004botao-introducao-ao-agile-scrum.png"          width="900"          height="180" alt="Introdução ao Agile Scrum! Venha ser ágil! Clique e se inscreva!" title="Introdução ao Agile Scrum! Venha ser ágil! Clique e se inscreva!"/></a></p>

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