Constantemente o mercado exige que os empreendedores saibam gerenciar de maneira eficiente o conhecimento nas organizações. Para isso, nos anos 90, surgiu o conceito de gestão de conhecimento.
O termo foi criado pelo estudioso de administração Peter Drucker e, nos dias de hoje, esse conceito é fundamental para o bom gerenciamento da cultura organizacional nas empresas. Para saber mais acerca desse assunto e conhecer as principais ferramentas de gestão do conhecimento esse artigo vai abordar tópicos importantes como:
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O que é gestão de conhecimento?
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Características da gestão do conhecimento;
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Importância da gestão de conhecimento nas empresas;
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Como a gestão do conhecimento pode ajudar as empresas?
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Desafios de implementação da gestão do conhecimento;
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5 Ferramentas de gestão do conhecimento;
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Como a gestão ágil auxilia a gestão do conhecimento?
O que é Gestão do Conhecimento?
A gestão do conhecimento é a administração dos ativos de conhecimento gerado em uma organização. É um processo sistemático de identificação, criação, renovação e aplicação do conhecimento dentro de uma empresa.
O conceito envolve uma série de metodologias e inovações tecnológicas que abrangem noções sobre sistemas de gestão, administração de dados e informações.
Além disso, Drucker ainda completa que a gestão do conhecimento em uma empresa é a coordenação dos recursos do conhecimento organizacional. Essa coordenação tem o objetivo de estabelecer uma maior vantagem competitiva.
E, para realizar essa coordenação dos recursos, é essencial realizar análises do seu negócio. Mas, você sabe quais análises devem ser feitas? Alguns exemplos são: o business model canvas, a análise swot e o planejamento de metas.
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Características da Gestão do Conhecimento
As características de uma eficiente gestão do conhecimento envolvem três conceitos importantes, que são os dados, as informações e o conhecimento. Cada um deles consiste em alguns pontos essenciais, os quais veremos a seguir.
Dados
Os dados são os registros de atividades, de estruturas e operações internas e externas da empresa. Eles consistem em novas informações que devem ser analisadas.
Os bancos de dados podem ser avaliados e mensurados levando em conta os seus custos, a sua quantidade e também velocidade. Por isso, nem sempre acumular dados em uma empresa é sinônimo de ter informação qualificada.
Informações
São mensagens que possuem o objetivo de alterar a maneira como o receptor dela vê algo. Em outras palavras, as informações são os dados interpretados, relevantes e capazes de gerar conhecimento.
Conhecimento
É um processo não linear. Ele pode ser modificado a partir do instante que interage com o meio ambiente. Desse modo, o conhecimento está em permanente transformação e, por essa razão, demanda sistemas para controlá-lo.
Importância da Gestão de Conhecimento nas empresas
A gestão do conhecimento é importante para as empresas porque enriquece o intelecto dos colaboradores, valorizando ao máximo o capital humano. Além disso, proporciona as melhores práticas, facilita as tomadas de decisões e propicia iniciativas inovadoras na organização.
Quanto mais a empresa levar em conta a realização de uma eficiente gestão de conhecimento, mais competitiva ela vai ser, bem como vai atender melhor os seus clientes.
Além disso, a gestão do conhecimento também é importante porque controla o conhecimento acumulado na mente dos colaboradores, nos departamentos e processos executados, estruturando as atividades organizacionais no ambiente interno e externo, como um gerenciamento corporativo.
Como a Gestão do Conhecimento pode ajudar as empresas?
Pensando em objetivos práticos, podemos notar algumas vantagens que a gestão de conhecimento gera no dia a dia de uma empresa. Vamos ver quais são elas?
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Melhor aproveitamento dos dados: possibilita um melhor uso dos dados para produzir informações úteis para a empresa, facilitando a realização de planejamentos, otimizando as atividades cotidianas e evitando o retrabalho.
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Beneficia o ambiente de trabalho: empresas que investem em gestão de conhecimento aproveitam esses recursos para a troca de experiências, aprimorando as capacidades intelectuais dos colaboradores e os incentivando a compartilhar aquilo que eles sabem.
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Acelera os processos internos: os processos internos da empresa se tornam mais ágeis, facilitando o planejamento e a elaboração de estratégias, pois os dados gerenciados são precisos e devidamente analisados.
Quais os desafios da gestão de conhecimento nas empresas
A gestão de conhecimento é um processo muito importante para as empresas, porém alguns desafios podem ser encontrados na sua implementação, como:
Ausência de incentivo
A empresa necessita estimular e divulgar esse tipo de gestão. Para superar essa falta de estímulo é necessário criar práticas que valorizam o conhecimento e administrar eventos internos que colocam o funcionário em uma situação confortável para expressar dados relevantes.
Diálogo insuficiente
Os colaboradores apenas vão identificar o conhecimento de cada um durante conversas e momentos de interação.
Para obter isso é importante acrescentar reuniões mais frequentes no dia a dia e mais vivência para transferência de conhecimento. A partir do momento em que o colaborador se expressar ele mostrará o que sabe e com isso poderá compartilhar os seus conhecimentos com os demais.
Pouca prática
O ato da escrita é essencial para a estruturação e organização do conhecimento, porém essa habilidade nem sempre é desenvolvida internamente nas empresas.
Como fazer para que cada um expresse sua sabedoria por meio da escrita? Painéis e ferramentas de gestão do conhecimento têm de ser disponibilizados para romper essa barreira da escrita e estimular o registro do conhecimento acumulado pelos colaboradores.
Falta de retenção
Um dos grandes desafios de uma empresa é segurar os talentos do seu time. Pelo fato de que a gestão de conhecimento está relacionada com o gerenciamento de pessoas, então a falta de retenção é um desafio.
Para facilitar a retenção é necessário pensar em medidas que visam melhorar o ambiente de trabalho, pensando nas características e no perfil de cada colaborador.
Com isso, é possível aproveitar o potencial dos colaboradores, retirando deles o que oferecem de melhor na hora de realizarem as suas atividades.
5 Ferramentas de Gestão do Conhecimento
Diante da importância da gestão do conhecimento, se torna fundamental encontrar maneiras que permitem melhorá-la. Para isso, é pertinente pensar em ferramentas de gestão do conhecimento e formas que auxiliam esse processo. Vamos ver alguns exemplos?
1. Google Drive
O Google Drive é uma excelente ferramenta de gestão do conhecimento nas empresas. Ele possui versões pagas e gratuitas de acordo com a capacidade de armazenamento.
Com a transformação digital, ele é uma excelente ferramenta na qual você pode salvar documentos em diversos formatos, como planilhas do excel, e permitir acesso a pastas para pessoas específicas online.
2. Trello
O Trello é uma ferramenta de gestão do conhecimento gratuita muito utilizada para o gerenciamento de equipes e projetos. Por isso, pode ser uma grande aliada na organização da gestão do conhecimento das empresas.
O Trello é dividido entre quadros e cartões, nos quais é possível realizar comentários e anexar documentos.
3. Confluence
Essa é uma excelente ferramenta de gestão do conhecimento que permite criar e personalizar qualquer coisa, desde simples anotações até políticas de RH de uma empresa.
Um dos grandes benefícios dessa ferramenta de gestão do conhecimento é poder integrá-la a outras soluções como o Trello, Google Docs, etc. Além disso, a ferramenta possui sistema de criptografia, o que permite mais segurança de dados e informações.
4. HEFLO
Essa é uma ferramenta de gestão do conhecimento voltada para BPM (Business Process Management) e com ela é possível criar, editar e modelar processos de negócios.
Com essa solução, todas as informações são processadas e armazenadas em nuvem e podem ser acessadas por todos os membros da equipe. A ferramenta possui uma modalidade de conta grátis e outra com recursos mais robustos para empresas e grandes equipes.
5. Bitrix24
O Bitrix é uma suíte completa de soluções tecnológicas que vão desde simples calendários a intranets e redes sociais privadas que permitem a colaboração de projetos dos mais variados tipos.
Além dessas ferramentas de gestão de conhecimento e projetos, o Bitrix também oferece CRM e outras ferramentas completas de colaboração e automação.
Como a gestão ágil auxilia a gestão do conhecimento?
A utilização de uma metodologia ágil, como o Scrum, ajuda na gestão do conhecimento das empresas por dividir os projetos e incentivar as reuniões diárias de compartilhamento de informações.
Além disso, o Scrum trabalha com foco em equipes auto-organizadas e com um planejamento bem feito. Por meio do Scrum é possível melhorar a gestão do conhecimento nas empresas e a execução dos projetos.
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