As empresas tem como objetivo a maximização dos seus lucros e resultados, e uma forma de caminhar nessa direção é a otimização do tempo gasto nas suas atividades para tornar o trabalho mais eficiente e evitar um grande vilão: o retrabalho.
Mas, para que as tarefas sejam executados sem a necessidade de retrabalho, o primeiro passo é deixar o ambiente estruturado e organizado, o que pode ser um desafio tanto para os pequenos como para os grandes negócios.
Dessa forma, se você está buscando formas de evitar o retrabalho para melhorar o rendimento da empresa e diminuir a perda de tempo, neste artigo nós vamos mostrar 7 dicas. E, para começar, é importante entender melhor o que é o retrabalho e seu impacto na organização.
Vamos lá?
O que é retrabalho?
O retrabalho acontece quando há a necessidade de repetir a execução de uma atividade, mesmo que parcialmente, por falhas no procedimento ou mudanças de diretrizes.
Dessa forma, o retrabalho pode apresentar diferenças do trabalho originalmente realizado, sendo feito para corrigir um erro ou para atualizar um processo produtivo.
Uma consequência disso é o tempo gasto na execução de uma atividade que foi mal realizada ou mal planejada. Quando o retrabalho se torna comum, esse tempo gera um acumulado causando consequências na produção das empresas.
Consequências do retrabalho nas empresas
O tempo gasto com o retrabalho já é uma consequência que impacta negativamente as organizações, mas além disso, o que está por trás dessa ação para as empresas?
Para que você possa entender melhor como a reexecução de uma tarefa causa prejuízos, vou destacar abaixo alguns pontos afetados pelo retrabalho nas empresas:
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Aumento do gasto de materiais: para refazer uma atividade ou consertar falhas pode ser necessário o gasto com materiais que não haviam sido incluídos no planejamento do projeto;
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Diminui a produtividade: se os colaboradores constantemente tem a necessidade de estar executando as mesma tarefas enquanto deveriam estar atacando outros pontos sua produtividade consequentemente cai;
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Diminui a motivação dos colaboradores: os membros da equipe se sentem mais motivados quando realizam um trabalho que impacta positivamente a empresa, se as atividades tem que ser feitas novamente isso indica falhas que afetam também a motivação dos envolvidos no processo;
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Gera atrasos na produção: seja o retrabalho por falhas ou mudanças estratégicas, a realização de uma nova atividade causa atrasos na produção;
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Diminui os lucros: todas as consequências citadas serão sentidas no lucro das empresas, por gastar mais com materiais, ter horas pagas de retrabalho e também com os atrasos na produção.
Agora que já ficou claro como o retrabalho pode ser prejudicial para o seu negócio ou organização em que trabalha, vamos ver algumas dicas para evitá-lo!
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7 dicas para evitar o retrabalho nas empresas
A partir das dicas abaixo você vai conseguir organizar processos e melhorar a comunicação entre os colaboradores da equipe para evitar o retrabalho. Vamos conhecer quais são elas?
1. Faça o mapeamento dos processos
A primeira dica para evitar que uma atividade seja refeita está ligada ao mapeamento dos processos envolvidos durante a produção. Pois, processos mal definidos deixam brechas para os procedimentos que deveriam ser feitos, o que pode gerar falhas na execução e consequentemente a necessidade de refazer uma tarefa.
Então, é fundamental que os processos envolvidos sejam documentados. Além disso, o mapeamento permite a identificação de falhas que só seriam percebidas durante a execução, dessa forma você terá a oportunidade de atacar os erros e entender como todo o procedimento para criação de um produto ou oferecimento de um serviço deve ser realizado.
2. Crie procedimentos
Após os processos terem sido mapeados, é importante que existam procedimentos operacionais padrão desenvolvidos e testados. Esses POPs serão seguidos por todos aqueles que forem realizar as atividades.
O POP é um grande aliado contra o retrabalho, pois se uma atividade tem um procedimento bem testado e definido ela provavelmente não precisará ser refeita ou necessitará de materiais extras para sua execução.
O procedimento operacional padrão pode ser feito para cada tarefa simples de escritório como documentação de processos até processos mais complexos como em rotinas de controle de estoques e operação de máquinas.
3. Defina responsáveis
A terceira dica para evitar o retrabalho é definir responsáveis pelas atividades, esse colaborador ficará encarregado de acompanhar e verificar o andamento das tarefas.
Assim, ele é capaz de identificar erros no desenvolvimento das tarefas, auxiliar os outros funcionários nas execuções e até identificar não conformidades em funcionalidades de equipamentos, por exemplo.
O responsável será o líder daquele processo, dessa forma é importante que ele seja treinado e conheça todas as etapas envolvidas, além disso, é necessário que ele mantenha uma boa comunicação com todos os integrantes do projeto, para não ocorrer assimetria de informações.
4. Capacite a equipe
Da mesma forma que o responsável por fiscalizar o andamento das atividades deve ser capacitado para a atividade, os colaboradores envolvidos no desenvolvimento de produtos e serviços precisam ser capacitados para a atividade.
Algumas tarefas, como as exercidas em indústrias precisam de uma capacitação específica para a manutenção e controle de equipamentos. Os colaboradores devem estar conscientes do POP para a execução e ser treinados para exercer as funções.
Colaboradores capacitados diminuem os índices de retrabalho em processos bem mapeados e se tornam mais produtivos para a organização.
5. Invista em comunicação interna
Falhas de comunicação entre pessoas da equipe são uma das principais origens de erros em produções. Dessa forma, ter uma comunicação interna eficiente diminui as taxas de retrabalho em qualquer tipo de empresa.
Várias ferramentas podem ser utilizadas para isso, como o Whatsapp Business ou o Slack, ferramenta própria para comunicação em empresas.
Além disso, as reuniões são necessárias para alinhamento da equipe, ensinar procedimentos novos e conferir o andamento das atividades.
6. Utilize ferramentas de gestão
As ferramentas de gestão são importantes para o gerenciamento da rotina e de atividades. Uma dessas ferramentas é o Trello, com a criação de diferentes cartões é muito fácil deixar claro que atividades devem ser realizadas e acompanhar o desenvolvimento de tarefas.
E, para evitar o retrabalho, como já citado, é importante manter a organização na empresa, sendo assim não deixe de utilizar outras ferramentas que auxiliam na visualização e execução de atividades.
7. Automatize processos
Quanto mais automatizados e bem definidos os processos menor é a chance de ocorrer retrabalho nas atividades. Isso porque a automatização de processos, assim como a utilização de softwares, trabalho com o mínimo de interferência do erro humano.
E, não pense só em grandes indústrias e suas máquinas, mas também pense da automatização de emails e na documentação. Muitas vezes atividades que estão suscetíveis a erros humanos pela repetição que podem ser evitados.
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Agora que você já entendeu como é importante mapear os processos, documentar atividades, manter a boa comunicação, entre outras dicas, nada melhor que começar a entender na prática como reduzir falhas na empresa.
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