Retrabalho: saiba como essa prática pode afetar a produtividade de sua empresa!

O retrabalho acontece quando há a necessidade de repetir a execução de uma atividade, mesmo que parcialmente, por falhas no procedimento ou mudanças de diretrizes.

As empresas têm como objetivo a maximização dos seus lucros e resultados, e uma forma de caminhar nessa direção é a otimização dos processos para tornar o trabalho mais eficiente e evitar um grande vilão que é o retrabalho.

Mas, para que as tarefas sejam executadas sem a necessidade de retrabalho, o primeiro passo é deixar o ambiente estruturado e organizado, o que pode ser um desafio tanto para os pequenos como para os grandes negócios.

Dessa forma, se você está buscando formas de evitar esse obstáculo para melhorar o rendimento da empresa e diminuir a perda de tempo, acompanhe os tópicos abaixo até o final!

• O que é Retrabalho?
• Consequências do Retrabalho nas empresas;
• 7 dicas para evitar o Retrabalho nas empresas;
• Como o RH pode atuar evitando o Retrabalho?
  

Vamos lá?

O que é Retrabalho?

Como dito anteriormente, o Retrabalho é o que acontece quando uma entrega não atendeu o seu objetivo e, portanto, precisará ser refeita.

Dessa forma, o retrabalho pode apresentar diferenças do trabalho originalmente realizado, sendo feito para corrigir um erro ou para atualizar um processo produtivo. Entretanto, em algumas situações, o trabalho vai precisar ser refeito do zero.

Uma consequência disso é o tempo gasto na execução de uma atividade que foi mal realizada ou mal planejada. Quando o retrabalho se torna comum, esse tempo gera um acumulado causando consequências na produção das empresas.

Principais causas do Retrabalho

Existem diversas causas do retrabalho e entendê-las é fundamental para que você consiga aplicar as soluções necessárias para cada um delas.

Algumas causas são:

• Falta de organização;
• Ausência de capacitações para os funcionários;
• Falta de planejamento ou planejamento inadequado;
• Falta de comunicação ou comunicação ruim entre funcionário e líder;
• Falta de alinhamento com o cliente;
• Bugs no sistema.

Consequências do Retrabalho nas empresas

O tempo gasto com o retrabalho já é uma consequência que impacta negativamente as organizações, mas além disso, o que está por trás dessa ação para as empresas?

Para que você possa entender melhor como a reexecução de uma tarefa causa prejuízos, vou destacar abaixo alguns pontos afetados pelo retrabalho nas empresas:

Aumento do gasto de materiais

Para refazer uma atividade ou consertar falhas, pode ser necessário o gasto com materiais que não haviam sido incluídos no planejamento do projeto, fazendo com que o projeto acabe tendo um custo muito maior do que o planejado inicialmente.

Diminui a produtividade

Os colaboradores constantemente têm a necessidade de executar as mesmas tarefas enquanto deveriam estar atacando outros pontos. Dessa maneira, a consequência é a queda de produtividade. E, com a queda de produtividade, o funcionário pode acabar se sentindo desmotivado.

Diminui a motivação dos colaboradores

Os membros da equipe se sentem mais motivados quando realizam um trabalho que impacta positivamente a empresa.

Se as atividades têm que ser feitas novamente, isso indica falhas que afetam, também, a motivação dos envolvidos no processo e os fazem ter uma sensação de impotência e ineficácia profissional. E isso, pode causar vários problemas tanto para o funcionário quanto para a empresa.

Gera atrasos na produção

Seja o retrabalho por falhas ou mudanças estratégicas, a realização de uma nova atividade causa atrasos na produção e isso gera custos adicionais para o projeto, como o pagamento de horas extras para os funcionários que têm que trabalhar mais tempo para resolver os problemas.

Diminui os lucros

Todas as consequências citadas serão sentidas no lucro das empresas, por gastar mais com materiais, ter horas pagas de retrabalho e também com os atrasos na produção.

Agora que já ficou claro como o retrabalho pode ser prejudicial para o seu negócio ou organização em que trabalha, vamos ver algumas dicas para evitá-lo!

7 dicas para evitar o Retrabalho nas empresas

A partir das dicas abaixo, você vai conseguir organizar processos e melhorar a comunicação entre os colaboradores da equipe para evitar o retrabalho. Vamos conhecer quais são elas?

1. Faça o mapeamento dos processos

A primeira dica para evitar que uma atividade seja refeita está ligada ao mapeamento dos processos envolvidos durante a produção. Processos mal definidos deixam brechas para os procedimentos que deveriam ser feitos, o que pode gerar falhas na execução e consequentemente a necessidade de refazer uma tarefa.

Então, é fundamental que os processos envolvidos sejam documentados. Além disso, o mapeamento permite a identificação de falhas que só seriam percebidas durante a execução, dessa forma você terá a oportunidade de atacar os erros e entender como todo o procedimento para criação de um produto ou oferecimento de um serviço deve ser realizado.

2. Crie procedimentos

Após os processos terem sido mapeados, é importante que existam Procedimentos Operacionais Padrão desenvolvidos e testados. Esses POPs serão seguidos por todos aqueles que forem realizar as atividades.

O POP é um grande aliado contra o retrabalho, pois se uma atividade tem um procedimento bem testado e definido ela provavelmente não precisará ser refeita ou necessitará de materiais extras para sua execução.

O procedimento operacional padrão pode ser feito para cada tarefa simples de escritório como documentação de processos até processos mais complexos como em rotinas de controle de estoques e operação de máquinas.

3. Defina responsáveis

A terceira dica para evitar o retrabalho é definir responsáveis pelas atividades, pois esse colaborador ficará encarregado de acompanhar e verificar o andamento das tarefas.

Assim, ele é capaz de identificar erros no desenvolvimento das tarefas, auxiliar os outros funcionários nas execuções e até identificar não conformidades em funcionalidades de equipamentos, por exemplo.

O responsável será o líder daquele processo. Dessa forma, é importante que ele seja treinado e conheça todas as etapas envolvidas.

Além disso, é necessário que ele mantenha uma boa comunicação com todos os integrantes do projeto, para não ocorrer assimetria de informações.

4. Capacite a equipe

Da mesma forma que o responsável por fiscalizar o andamento das atividades deve ser capacitado para a atividade, os colaboradores envolvidos no desenvolvimento de produtos e serviços precisam ser capacitados para a atividade.

Algumas tarefas, como as exercidas em indústrias, precisam de uma capacitação específica para a manutenção e controle de equipamentos. Os colaboradores devem estar conscientes do POP para a execução e ser treinados para exercer as funções.

Colaboradores capacitados diminuem os índices de retrabalho em processos bem mapeados e se tornam mais produtivos para a organização.

5. Invista na comunicação interna

Falhas de comunicação entre as pessoas da equipe são uma das principais origens de erros em produções. Dessa forma, ter uma comunicação interna eficiente diminui as taxas de retrabalho em qualquer tipo de empresa.

Várias ferramentas podem ser utilizadas para isso, como o Whatsapp Business ou o Slack, ferramenta própria para comunicação em empresas.

Além disso, as reuniões são necessárias para alinhamento da equipe, ensinar procedimentos novos e conferir o andamento das atividades.

6. Utilize ferramentas de gestão

As ferramentas de gestão são importantes para o gerenciamento da rotina e de atividades. Uma dessas ferramentas é o Trello, com a criação de diferentes cartões é muito fácil deixar claro que atividades devem ser realizadas e acompanhar o desenvolvimento de tarefas.

E, para evitar o retrabalho, como já citado, é importante manter a organização na empresa, sendo assim não deixe de utilizar outras ferramentas que auxiliam na visualização e execução de atividades.

7. Automatize processos

Quanto mais automatizados e bem definidos os processos, menor é a chance de ocorrer retrabalho nas atividades. Isso porque a automatização de processos, assim como a utilização de softwares, trabalho com o mínimo de interferência do erro humano.

E, não pense só em grandes indústrias e suas máquinas, mas também pense na automatização de e-mails e na documentação. Muitas vezes atividades que estão suscetíveis a erros humanos pela repetição que podem ser evitados.

Como o RH pode atuar evitando o Retrabalho?

O RH é responsável pela gestão dos funcionários da empresa e por esse motivo é da responsabilidade desse departamento identificar os problemas relacionados a eles, como:

• Funcionários que estão com entregas abaixo do esperado podem estar precisando de capacitação;
• Funcionários que estão desmotivados por conta do retrabalho e isso pode causar aumentar o grau de absenteísmodentro da empresa;
• Funcionários insatisfeitos com a necessidade do retrabalho podem acabar não entregando a demanda em um nível desejado.

Uma forma de evitar esses problemas, seria ter um ou mais membros do RH em acompanhamento constante nos projetos da empresa, dessa forma, eles podem captar esses problemas cedo o bastante para que consigam intervir e fazer com que isso não prejudique o projeto.

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