Saiba como ser mais organizado no ambiente de trabalho

A desorganização no ambiente de trabalho está atrapalhando a sua produtividade? Ser mais organizado depende de um conjunto de pequenos hábitos, como manter o ambiente limpo e anotar compromissos e tarefas na agenda ou em alguma plataforma na internet.

Sabia que ser mais organizado auxilia no alívio do estresse e da ansiedade? Através de uma rotina organizada, você consegue entender o que e quando algo precisa ser feito e não se sente mal por não conseguir se lembrar de algum compromisso.

Além disso, um ambiente organizado proporciona uma sensação de controle e tranquilidade, o que evita sentimentos de sobrecarga e desordem e promove um ambiente mais harmonioso e saudável.

Deseja aprender mais sobre organização? Então leia este artigo e descubra como ser mais organizado no ambiente de trabalho por meio de ferramentas simples e inserindo novos hábitos na sua rotina. Nossos tópicos serão os seguintes:

Qual a importância de se manter a organização no trabalho?
Como manter a organização no ambiente de trabalho?

Vamos lá?

Qual a importância de se manter a organização no trabalho?

A organização no trabalho é de extrema importância. Afinal, manter um ambiente de trabalho organizado contribui para a eficiência e produtividade, facilita a tomada de decisões, melhora a qualidade do trabalho e ajuda a reduzir o estresse.

Quando se mantém a organização no trabalho, é possível encontrar facilmente os recursos, informações e ferramentas necessárias para realizar as tarefas.

Isso evita desperdício de tempo procurando itens perdidos e permite que se concentre nas atividades mais importantes. Além disso, a organização adequada também é essencial para a tomada de decisões.

Ao ter os arquivos, documentos e dados devidamente organizados, é possível ter acesso rápido às informações relevantes. Isso facilita a análise e avaliação das opções disponíveis, permitindo tomar decisões informadas com mais facilidade e rapidez.

Como manter a organização no ambiente de trabalho?

Para manter a organização no ambiente de trabalho, existem várias estratégias e práticas que podem ser adotadas. Aqui estão os 8 principais hábitos:

1. Seja pontual

Ser pontual é a primeira dica de como ser mais organizado. Precisamos de tempo para estar alinhados com os compromissos do dia a dia e, por isso, a pontualidade é essencial para a organização de ideias e do espaço.

Mas nem sempre é fácil ser pontual. A realidade é que sempre acreditamos que vai dar tempo, não é mesmo? Ou que vamos conseguir fazer todas as tarefas do dia a dia e ainda chegar a tempo do compromisso marcado.

Mas não se desespere, leia com atenção as dicas que separamos e saiba que, ao aplicá-las na sua rotina, atrasos passarão a ser coisa do passado:

Programe-se: tenha as tarefas programadas, saiba quanto tempo você leva para realizar uma ação ou percorrer um caminho;
Prepare-se para imprevistos: gostando ou não, imprevistos acontecem. Esteja preparado deixando um tempo de folga e tenha sempre rotas auxiliares;
Use as ferramentas disponíveis: o despertador é algo que todos possuem no celular. Por isso, deixe um alarme programado para te lembrar alguns minutos antes dos compromissos.

2. Mantenha o ambiente limpo e organizado

Não há nada como um ambiente limpo e organizado, esse é um dos passos fundamentais para ser uma pessoa produtiva!

Um ambiente agradável contribui para que as ideias também sejam mais claras e objetivas, pois eliminam distrações como bagunças e movimentações. Siga os conselhos a seguir e mantenha o ambiente limpo e organizado:

Cuide do seu lixo: cuidar do lixo que produz é fundamental para manter um ambiente limpo e isto reflete no seu próprio bem-estar e das outras pessoas;
Organize sua mesa: uma mesa organizada é essencial para diminuir as distrações. Em uma mesa organizada fica fácil encontrar o que você precisa e o mesmo vale para o computador;
Classifique os documentos: a organização de documentos é essencial! Não deixe seus documentos espalhados, organize-os em pastas ou gavetas identificadas e em espaços apropriados, faça o mesmo no computador, guarde os arquivos em pastas identificadas;
Pratique o desapego: deixe na sua mesa apenas o necessário, isso também pode ser aplicado às pastas e documentos no seu computador. O acúmulo de itens desnecessários pode causar poluição no ambiente e prejudica a concentração. Mantenha o foco no que você precisa e desapegue das outras coisas;
Reúna todas as informações em um só lugar: evite deixar papéis e lembretes espalhados, procure anotar o que for importante em um planner, agenda ou caderno;
Limpe o seu espaço diariamente: tenha como hábito higienizar o seu workspace todos os dias antes de iniciar o seu expediente, isso trará mais disposição para os desafios do dia.

3. Liste e visualize suas tarefas

Existem algumas tarefas que sempre são executadas no dia a dia e fazem parte da sua rotina. Geralmente são atividades simples e que exigem pouco tempo, como verificar o e-mail.

Então, as listas são a terceira dica de como ser mais organizado no ambiente de trabalho. Uma “To do list” pode facilitar e muito a sua organização:

Lista das tarefas de rotina: faça uma lista com todas as atividades que devem ser feitas ou checadas todos os dias;
Lista por prioridades: organize as outras tarefas por prioridades, liste todas para não deixar de realizar alguma delas.

Não basta só listar suas tarefas, outra dica de como ser mais organizado é manter suas atividades sempre à vista. Para isso existem algumas estratégias de gestão:

Post-its: os post-its são notas adesivas, geralmente de cores variadas, que podem ser usadas para listar atividades. Por serem adesivas podem ter a posição alterada conforme o andamento do projeto, mas não exagere na quantidade ou você pode se perder;
Quadros: podem ser usados como estratégia de gestão à vista, listando compromissos, atividades e completando os checklists quando necessário;
Trello: é uma excelente ferramenta de organização de atividades. Nele você pode criar cartões individuais ou para times, descrever atividades diárias e criar tarefas com checklists.

4. Agende seus compromissos

Para não se esquecer dos compromissos e reuniões, as agendas continuam sendo uma ferramenta poderosa de organização, tanto as de papel quanto os aplicativos.

Um exemplo de aplicativo é o próprio Google Agenda, que possui algumas funcionalidades bem interessantes:

Eventos: o aplicativo deixa visível o dia do compromisso marcado e a hora. Sendo assim, sempre que abrir a agenda, você é capaz de ver todas as reuniões do mês;
Lembrete: você pode estar tão concentrado em uma atividade que se esquece de um compromisso. O aplicativo permite a personalização de um alarme que será acionado antes da reunião, por exemplo;
Convite de reuniões: outra funcionalidade interessante é que você pode convidar outras pessoas para participarem da reunião. O evento é adicionado na agenda do outro participante assim que ele confirmar;
Disponibilidade de horário: é possível colocar a sua disponibilidade de horário fixa na agenda, isso facilita quando outras pessoas quiserem marcar um compromisso com você.

5. Gerencie seu tempo

A quinta dica de como ser mais organizado é, com certeza, a que parece ser mais difícil.. O gerenciamento de tempo é uma questão de prática e disciplina.

Para aprender de vez a lidar com isso, siga essas três dicas simples:

Cronograma: faça uso de um cronograma estabelecido com suas atividades e metas. Tenha consciência das atividades que devem ser realizadas no dia seguinte;
Não procrastine: não deixe nada para depois e evite distrações;
Delegue: entenda os limites do seu tempo, diga "não" quando necessário e delegue funções para não prejudicar seu desempenho.

Não se esqueça de atualizar sua lista e acompanhar seu progresso, isso o ajudará no processo de como ser mais organizado com suas atividades e cumprimento de prazos.

6. Documente seu progresso

Você não irá aprender como ser mais organizado se não documentar seu progresso. Além da documentação ser uma ferramenta de busca e auxílio para novos integrantes de um projeto, este hábito auxilia na identificação de erros.

Então, utilize a sexta dica de como ser mais organizado para realizar um registro de atividades, para isso existem alguns serviços de armazenamento online, os principais serão citados a seguir:

Google Drive: oferece 15GB de armazenamento gratuito, com planos pagos de 100GB, 1T e 10T;
OneDrive: são 5GB na versão gratuita e os planos variam de 50GB a 5T de espaço;
Dropbox: oferece de 2GB a 15GB de armazenamento gratuito, com planos anuais de 1T e 2T.

7. Cuide da sua saúde

Pode não parecer importante, mas o cuidado com a saúde está diretamente relacionado com a sua busca de como ser mais organizado, isto porque se organizar exige foco e disposição, condições que são afetadas pelo seu bem estar.

Aqui vão umas dicas básicas para você não deixar de se cuidar no ambiente de trabalho:

Faça pausas: 2 pausas durante o dia, de 10 minutos cada, são importantes para evitar a sobrecarga muscular e psíquica. E, claro, não deixe de tirar o horário de almoço;
Beba água: ficar muito tempo sem beber água pode afetar sua concentração no dia a dia. Leve uma garrafa de água e faça dela parte da sua mesa. Com o tempo você criará o hábito de se hidratar frequentemente;
Alimente-se bem: evite alimentos pesados que podem causar sonolência. Aproveite para comer uma fruta durante suas pausas.

Além disso, leve em consideração o cuidado com a inteligência emocional, nosso corpo e mente não trabalham bem se não estamos em harmonia com nós mesmos.

8. Gerencie seu e-mail de forma eficiente

Gerenciar o e-mail de forma eficiente é fundamental para manter a organização no ambiente de trabalho, uma vez que ele é uma das principais ferramentas de comunicação e troca de informações:

Crie pastas e categorias: utilize pastas ou categorias no seu e-mail para organizar as mensagens recebidas. Crie categorias que façam sentido para o seu trabalho, como "Prioridade Alta", "Aguardando Resposta" ou "Arquivo", e mova as mensagens relevantes para essas pastas;
Arquive ou exclua e-mails antigos: regularmente, arquive ou exclua e-mails que já não sejam relevantes. Isso evita que a caixa de entrada fique lotada e ajuda a manter um ambiente mais limpo e organizado;
Responda prontamente aos e-mails importantes: mantenha-se atualizado com as mensagens importantes e responda a elas o mais rápido possível. Isso evitará que a caixa de entrada se torne uma lista interminável de tarefas pendentes e ajudará a manter a comunicação fluindo de forma eficiente.

Adotando esses hábitos, você com certeza terá aprendido a ser mais organizado no ambiente de trabalho e manter seu ambiente limpo e organizado. Com isso, conseguirá ótimos resultados a curto e longo prazo em relação à sua disposição e produtividade.

Se você quiser mais dicas sobre produtividade, temos um artigo completo que te mostra 13 dicas de como ser mais produtivo.

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