Seu celular desperta! Mas… você resolve colocar aqueles 10 minutinhos a mais de soneca, não é verdade? Quando você percebe o tempo de soneca virou meia hora e você está atrasado!

Chega no trabalho e sua mesa é a própria definição de bagunça. Não consegue encontrar suas coisas, esquece de algumas prioridades e seu chefe está te cobrando!

Todo esse caos se repete dia após dia, e isto está afetando sua qualidade de vida e produtividade no trabalho.

Se identificou? Calma, nem tudo está perdido. Leia este artigo e descubra como ser mais organizado no ambiente de trabalho através de dicas e ferramentas simples.

Mas antes, que tal aprender sobre Agile Scrum? O Scrum é um metodologia de gestão ágil fundamental se você quer aprender como ser mais organizado no ambiente de trabalho. Não deixe de clicar no botão e aproveite essa oportunidade!

 

Agora vamos às dicas!

 

1. Seja pontual

 

Ser pontual é a primeira dica de como ser mais organizado. Precisamos de tempo para estar alinhados com os compromissos do dia a dia, e por isso a pontualidade é essencial para a organização de ideias e do espaço.

Mas nem sempre é fácil ser pontual. A realidade é que sempre acreditamos que vai dar tempo, não é mesmo? Que vamos conseguir fazer todas as tarefas do dia a dia e ainda chegar a tempo do compromisso marcado.

Mas não acontece.

 

Confira abaixo as primeiras dicas de como ser mais organizado no trabalho através de mudanças de comportamento que irão te tornar uma pessoa pontual:

 

  • Programe-se: tenha as tarefas programadas, saiba quanto tempo você leva para realizar uma ação ou percorrer um caminho; 
  • Imprevistos: gostando ou não eles acontecem, esteja preparado deixando um tempo de folga e tenha sempre rotas auxiliares; 
  • Ferramentas: nunca foi tão fácil ter um despertador, já que ele vem como ferramenta dos celulares, a questão aqui é não se sabotar acreditando que 10 minutinhos a mais não fazem diferença. Com o tempo você cria o hábito.

 

2. Mantenha o ambiente limpo e organizado

 

Não há nada como um ambiente limpo e arrumado, você só irá aprender como ser mais organizado se seu ambiente também for assim. 

Um ambiente agradável contribui para que as ideias também sejam mais claras e objetivas, pois eliminam distrações com bagunças e movimentações. Para isso siga os conselhos:

 

  • Cuide do seu lixo: você cuidar do lixo que produz é fundamental para manter um ambiente limpo, e isto se reflete não só no seu bem-estar como também no das outras pessoas;
  • Organize sua mesa: uma mesa organizada é essencial para diminuir as distrações. Em uma mesa organizada fica fácil encontrar o que você precisa e não polui o ambiente. O mesmo vale para o computador, caso use;
  • Classifique os documentos: não deixe seus documentos espalhados, os organize em pastas ou gavetas identificadas e em espaços apropriados;
  • Pratique o desapego: livre-se de toda inutilidade da sua mesa, o que também pode ser aplicado a pastas e documentos no seu computador. Como já dito, o acúmulo de itens pode causar poluição no ambiente e prejudica a concentração. Mantenha o foco no que você precisa e desapegue das outras coisas.


 

3. Liste e visualize suas tarefas

 

Existem algumas tarefas que sempre são executadas no dia a dia e fazem parte da sua rotina. Geralmente são atividades simples e que exigem pouco tempo, como verificar o email. 

Além disso, temos atividades que têm mais prioridades que outras e isto deve estar claro para não prejudicar o andamento de um projeto, fique atento a isso. 

Então, as listas são a terceira dica de como ser mais organizado no ambiente de trabalho.

Você pode fazer listas de tarefas, elas são boas dicas de como ser mais organizado no ambiente de trabalho:

 

  • Lista das tarefas de rotina: coloque na lista todas as atividades que devem ser feitas ou checadas todos os dias, ou com uma frequência pré-definida;
  • Lista por prioridades: organize as outras tarefas por prioridades, mas organize-se para não deixar de realizar alguma delas.

 

Não basta só listar suas tarefas, outra dica de como ser mais organizado é manter suas atividades sempre à vista. Para isso existem algumas estratégias de gestão:

 

  • Post-its: os post-its são notas adesivas, geralmente de cores variadas, que podem ser usadas para listar atividades. Por serem adesivas podem ter a posição alterada conforme o andamento do projeto;
  • Quadros: podem ser usados como estratégia de gestão à vista, listando compromissos, atividades e completando os checklists quando necessário;
  • Trello: o trello é uma excelente ferramenta de organização de atividades. Nele você pode criar cartões individuais ou para times, descrever atividades diárias e criar tarefas com checklists.

 

 

4. Agende seus compromissos

 

E como não se esquecer dos compromissos e reuniões?

Para isso, as agendas continuam sendo uma ferramenta poderosa de organização, tanto as em forma de caderno quanto os aplicativos, e, essa é a quarta dica de como ser mais organizado.

Um exemplo de aplicativo é a própria agenda do Google, que possui algumas funcionalidades bem interessantes:

 

  • Eventos: o aplicativo deixa visível o dia do compromisso marcado e a hora, sendo assim, sempre que abrir a agenda, você é capaz de ver todas as reuniões do mês
  • Lembrete: você pode estar tão concentrado em uma atividade que se esquece de um compromisso. O aplicativo permite a personalização de um alarme que será acionado antes do compromisso;
  • Convite de reuniões: outra funcionalidade interessante é que você pode convidar outras pessoas para participarem da reunião, o evento é, então, adicionado  à agenda do outro participante, caso confirme;
  • Disponibilidade de horário: é possível colocar sua disponibilidade de horário fixa na agenda, isso facilita quando outras pessoas quiserem marcar um compromisso com você.

 

 

5. Gerencie seu tempo

 

A quinta dica de como ser mais organizado é, com certeza, a mais difícil. O gerenciamento de tempo é uma questão de prática e disciplina. 

Para aprender de vez a lidar com isso siga essas três dicas simples:

 

  • Faça um cronograma: tenha um cronograma estabelecido com suas atividades e metas. Tenha consciência das atividades que devem ser realizadas no dia seguinte;
  • Não procrastine: não deixe para depois e evite distrações, como o uso de redes sociais no ambiente de trabalho. Outra dicas você pode conferir neste artigo sobre como superar a procrastinação;
  • Delegue: entenda os limites do seu tempo, diga “não” quando necessário e delegue funções para não prejudicar seu desempenho.

 

Não se esqueça de atualizar sua lista e acompanhar seu progresso, isso o ajudará no processo de como ser mais organizado com suas atividades e cumprimento de prazos.

 

6. Documente seu progresso

 

Você não irá aprender como ser mais organizado se não documentar seu progresso. Além da documentação ser uma ferramenta de busca e auxílio para novos integrantes de um projeto, este hábito auxilia na identificação de erros.

Então, utilize a sexta dica de como ser mais organizado para realizar um registro de atividades, para isso existem alguns serviços de armazenamento online, os principais serão citados a seguir:

 

  • Google Drive: oferece 15GB de armazenamento gratuito, com planos pagos de 100GB, 1T e 10T;
  • OneDrive: são 5GB na versão gratuita, e os planos variam de 50GB a 5T de espaço;
  • Dropbox: oferece de 2GB a 15GB de armazenamento gratuito, com planos anuais de 1T e 2T.

 

7. Cuide da sua saúde

 

Pode não parecer importante, mas o cuidado com a saúde está diretamente relacionado com a sua busca em como ser mais organizado, isto porque se organizar exige foco e disposição, condições que são afetadas pelo seu bem estar.

Aqui vão umas dicas básicas para você não deixar de se cuidar no ambiente de trabalho:

 

  • Faça pausas: 2 pausas durante o dia, de 10 minutos cada, são importantes para evitar a sobrecarga muscular e psíquica. E, claro, não deixe de tirar o horário de almoço, geralmente adotado entre uma e duas horas de duração;
  • Beba água: ficar muito tempo sem beber água pode afetar sua concentração no dia a dia. Leve uma garrafa de água e faça dela parte da sua mesa. Com o tempo você cria o hábito de beber frequentemente;
  • Alimente-se bem: evite alimentos pesados que podem causar sonolência. Aproveite para comer uma fruta durante suas pausas.

 

Além disso, a última dica de como ser mais organizado leva em consideração o cuidado com a inteligência emocional, nosso corpo e mente não trabalham bem se não estamos em harmonia com nós mesmos.

Cumprindo essas dicas você com certeza terá aprendido como ser mais organizado no ambiente de trabalho e terá resultados a curto e longo prazo em relação à sua disposição e produtividade.

Se você quiser mais dicas sobre produtividade, temos um artigo completo que te mostra 13 dicas de como ser mais produtivo.

 

Preparado para ir além?

 

Agora que você sabe todas as dicas de como ser mais organizado no ambiente de trabalho, está pronto para ir além? Então não deixe para depois! 

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